Bedrijvensportdag organiseren: checklist en planning

Een bedrijvensportdag vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst deelnemers, onderdelen en locatie vastleggen, daarna teams, schema en materiaal uitwerken. Verzamel dieetwensen vroeg en stuur route, parkeertips en deelnemersinformatie ruim voor de sportdag. Controleer vlak ervoor het materiaal, de weersverwachting en de catering. Op de dag zelf helpen een geprinte teamindeling, scoreformulieren, duidelijke vrijwilligersrollen en een geopend terrein op tijd om vertraging te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Deelnemersregistratie bijhouden
Teams samenstellen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sportonderdelen vastleggen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Locatie reserveren
Catering bestellen
Materiaal controleren
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Route en parkeertips versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen en medailles ophalen
Scoreformulieren printen
Teamindeling printen
Muziekselectie voorbereiden
Locatie openen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Sportmateriaal klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Teambegeleiders instrueren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Sportonderdeel begeleiden
4 personen
Scores registreren
2 personen
Sportmateriaal verplaatsen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Wedstrijdschema omroepen
Eerste hulp verlenen
Finales begeleiden
3 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Servies inzamelen
2 personen
Muziek en spel begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Etensresten verpakken
2 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Scorelijsten archiveren
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Handballenaantal 4
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Tennisballenaantal 24
Badmintonracketsaantal 12
Badmintonshuttlesaantal 24
Pionnenaantal 40
Hoepelsaantal 12
Estafettestokkenaantal 8
Springtouwenaantal 10
Ladder voor conditietrainingaantal 2
Veldmarkeerlijnenaantal 4
Scorebordenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Meetlintenaantal 3
Startnummersaantal 70
Medaillesaantal 24
Bekersaantal 3

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Teamnaambordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
EHBO-kit

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier minstens 4 weken vooraf en houd de deelnemersregistratie dagelijks bij. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Leg de sportonderdelen en spelregels uiterlijk 3 weken vooraf vast. Maak daarna het wedstrijdschema en deel teams pas definitief in zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn.
Controleer sportmateriaal, scoreborden, stopwatches en veldmarkeringen minimaal 7 dagen vooraf. Test ook de geluidsinstallatie, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen; een ontbrekende aansluiting valt vaak pas op bij de opbouw.
Plan vrijwilligers per onderdeel en leg één EHBO-contact vast. Geef elke vrijwilliger vooraf een taak, starttijd en plek, zodat registratie, tijdwaarneming en scores niet bij één persoon terechtkomen.
Stuur deelnemersinformatie, route en parkeertips uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en leg vast wanneer je partytenten, koelboxen en andere voorzieningen inzet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijvensportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het aanmeldformulier. Reserveer de laatste 2 weken voor teams, wedstrijdschema, materiaalcontrole en deelnemersinformatie.
Wanneer maak je de teamindeling voor een bedrijvensportdag?: Maak een voorlopige indeling zodra ongeveer 80 procent van de deelnemers is aangemeld. Print de definitieve teamindeling 1 dag vooraf en houd op de locatie ruimte voor late wijzigingen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bedrijvensportdag?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, het plaatsen van tafels en tenten, het markeren van velden en het testen van geluid. Bij meerdere sportonderdelen is 3 uur veiliger.
Wanneer bestel je catering voor een bedrijvensportdag?: Bestel catering uiterlijk 2 weken vooraf en geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen 3 tot 5 dagen voor de sportdag door. Controleer op de dag zelf of drank voldoende gekoeld klaarstaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.