Checklist pour organiser une journée sportive d’entreprise

Une journée sportive d’entreprise demande de coordonner les inscriptions, les équipes, les épreuves et la logistique du lieu. Commencez par fixer le format et le nombre de participants, puis verrouillez les réservations et le règlement. La dernière semaine sert surtout à confirmer les informations, préparer les documents et contrôler le matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture du site et au lancement des matchs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Suivre les inscriptions des participants
Former les équipes
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Consigner les épreuves sportives
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Réserver le lieu
Commander le catering
Vérifier le matériel
2 personnes
Commander les prix et médailles
Répartir les bénévoles
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Envoyer le parcours et les conseils de stationnement
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Imprimer les feuilles de score
Imprimer la répartition des équipes
Préparer la sélection musicale
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le matériel de sport
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Briefer les encadrants d’équipe
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Accompagner l’épreuve sportive
4 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Déplacer le matériel sportif
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Annoncer le programme de la compétition
Fournir les premiers secours
Encadrer les finales
3 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Animer la musique et les jeux
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer les restes alimentaires
2 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Retourner les matériels de location
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Archiver les feuilles de score
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de handballqté 4
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Balles de tennisqté 24
Raquettes de badmintonqté 12
Volants de badmintonqté 24
Cônesqté 40
Cerceauxqté 12
Témoins de relaisqté 8
Cordes à sauterqté 10
Échelle d’entraînement physiqueqté 2
Lignes de marquage du terrainqté 4
Panneaux de scoreqté 6
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Mètres rubansqté 3
Numéros de départqté 70
Médaillesqté 24
Gobeletsqté 3

Équipement

Système de sonorisation portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Panneaux avec le nom de l'équipeqté 12
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 4 semaines avant la journée et demandez dès le formulaire les allergies, régimes alimentaires et éventuels besoins particuliers.
Formez les équipes après la clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement, puis envoyez à chaque participant son équipe, ses horaires et les règles.
Établissez le planning des matchs avec des créneaux de 15 à 30 minutes entre les épreuves pour absorber les retards, déplacer le matériel et permettre aux participants de souffler.
Contrôlez le matériel 2 à 3 jours avant : ballons, cônes, chronomètres, sifflets, feuilles de score, numéros de départ et médailles doivent être comptés et regroupés par épreuve.
Envoyez les dernières informations 48 heures avant, notamment le parcours, le stationnement, la météo, les horaires et le contact de premiers secours. Refroidissez les boissons la veille et préparez les documents imprimés dans une pochette étanche.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée sportive d’entreprise ?: Commencez 6 à 8 semaines avant pour réserver le lieu, définir les épreuves et lancer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les équipes, le planning final, le matériel et les informations pratiques.
Quand fermer les inscriptions pour une journée sportive d’entreprise ?: Fermez-les environ 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de former les équipes, recueillir les besoins alimentaires et établir le planning des matchs.
Quel matériel prévoir pour une journée sportive d’entreprise ?: Prévoyez le matériel correspondant à chaque épreuve, mais aussi les éléments souvent oubliés : chronomètres, sifflets, cônes, panneaux de score, feuilles imprimées, rallonges, multiprises et glacières. Faites un comptage complet 2 à 3 jours avant.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations générales dès leur inscription, puis un récapitulatif définitif 48 heures avant. Ajoutez les horaires, la composition des équipes, le parcours, le stationnement, la tenue conseillée et le contact d’urgence.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.