Checklist para organizar una jornada deportiva de empresa
Una jornada deportiva de empresa necesita más que reservar un campo y preparar varios partidos. Hay que cerrar las inscripciones, formar equipos equilibrados, coordinar pruebas, material, catering y voluntarios, y dejar claras las reglas antes del día del evento. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde el formulario de inscripción hasta la apertura de la ubicación. También contempla detalles que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, los contactos de primeros auxilios y las indicaciones de aparcamiento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Llevar el registro de participantes
Formar equipos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Contratar las pruebas deportivas
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Reservar el lugar
Pedir el catering
Comprobar el material
2 personas
Encargar premios y medallas
Asignar voluntarios
2 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Enviar indicaciones de ruta y aparcamiento
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger los premios y medallas
Imprimir formularios de puntuación
Imprimir la distribución del equipo
Preparar la selección musical
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el material deportivo
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Repartir dorsales
2 personas
Instruir a los coordinadores de equipo
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Guiar la prueba deportiva
4 personas
Registrar las puntuaciones
2 personas
Trasladar el material deportivo
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Anunciar el calendario de la competición
Prestar primeros auxilios
Acompañar las finales
3 personas
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Abrir el buffet
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la cena
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Acompañar la música y el juego
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
Reunir material deportivo
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Archivar hojas de puntuación
Enviar agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 6
- Balones de balonmanocant. 4
- Balones de baloncestocant. 4
- Voleibolcant. 3
- Pelotas de teniscant. 24
- Raquetas de bádmintoncant. 12
- Volantes de bádmintoncant. 24
- Conoscant. 40
- Aroscant. 12
- Testigos de relevocant. 8
- Cuerdas para saltarcant. 10
- Escalera para entrenamiento de condición físicacant. 2
- Líneas de marcaje del campocant. 4
- Marcadorescant. 6
- Cronómetroscant. 6
- Silbatoscant. 8
- Cintas métricascant. 3
- Dorsalescant. 70
- Medallascant. 24
- Vasoscant. 3
Equipo
- Sistema de sonido portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Placas con nombres del equipocant. 12
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para poder formar los equipos y recoger las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Cierra el registro cuando todavía queden varios días para resolver cambios y ausencias.
- Prepara un horario con bloques concretos para cada prueba y añade margen entre actividades. Necesitarás tiempo para reunir a los equipos, cambiar de campo y actualizar los marcadores sin retrasar toda la jornada.
- Comprueba el material deportivo antes de transportarlo: balones, conos, aros, cronómetros, silbatos, cintas métricas y dorsales deben estar disponibles y repartidos por zonas. Lleva también cables alargadores, regletas y baterías o conexiones adecuadas para el sistema de sonido.
- Envía las reglas, la distribución de equipos y las indicaciones de ruta y aparcamiento antes del evento. El mismo día, imprime formularios de puntuación y una copia de la distribución para evitar depender de un único teléfono.
- No dejes para la última hora los premios, las medallas, las bebidas y el plan de seguridad. Recoge los premios con antelación, enfría las bebidas, confirma el contacto de primeros auxilios y revisa el pronóstico del tiempo antes de decidir cómo usar las carpas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar una jornada deportiva de empresa?
- Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva pronto el lugar y las pruebas deportivas, y deja los últimos 7 días para confirmar participantes, equipos, catering, material y previsión meteorológica.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una jornada deportiva de empresa?
- Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para formar los equipos, revisar las preferencias dietéticas, imprimir dorsales y comunicar la distribución definitiva.
- ¿Cuánto material deportivo necesito para las pruebas?
- Depende del número de equipos y de las estaciones, pero calcula al menos un cronómetro y un silbato por zona de competición, además de conos y balones suficientes para que los grupos no tengan que esperar. Haz una comprobación física del material 2 o 3 días antes.
- ¿Qué debo enviar a los participantes antes de la jornada deportiva?
- Envía la información final entre 3 y 5 días antes: horario, equipo asignado, reglas, ruta, aparcamiento, hora de llegada y recomendaciones prácticas. Si hay cambios por lluvia o disponibilidad, manda una actualización el día anterior.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!