Checklist bedrijfsuitje met buitenactiviteit en barbecue

Een bedrijfsuitje met buitenactiviteit en barbecue vraagt vooral om een strakke volgorde. Verzamel eerst aanmeldingen, dieetwensen en vervoerswensen, en leg daarna de activiteit, barbecueplek en het vervoer vast. Werk het programma en de groepsindeling uit voordat je de route verstuurt. In de laatste week controleer je de weersverwachting, geef je de definitieve aantallen door en regel je eten, koeling, servies en een alternatief programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Vervoerswensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Activiteiten reserveren
Barbecueplek reserveren
Vervoer vastleggen
Programma opstellen
Groepsindeling maken
Spelregels uitwerken
2 personen
Routebeschrijving versturen
Definitieve aantallen doorgeven
Weersverwachting controleren
Alternatief programma klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Vlees gekoeld opslaan
Vegetarische producten scheiden
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten snijden
2 personen
Marinades maken
2 personen
Vlees marineren
2 personen
Desserts koelen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Materialen labelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Transport laden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
Ontvangst voorbereiden
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Programma toelichten
Teams indelen
2 personen
Eerste activiteit begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede activiteit begeleiden
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Salades opmaken
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Barbecueën
3 personen
Barbecuebuffet serveren
3 personen
Vegetarisch buffet serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inladen
3 personen
Gevonden spullen controleren
Materialen uitladen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Spelmateriaal reinigen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Gevonden spullen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 32
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 35
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminium schalenaantal 8
Tangenaantal 6
Barbecuesaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4
Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 12

Sportmateriaal

Teamhesjesaantal 6
Zachte ballenaantal 4
Frisbeesaantal 4
Touwtrektouwenaantal 2
Pionnenaantal 20
Stopwatchesaantal 3
Scorebordenaantal 3
Pennen en scorekaarten

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 3
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 4 weken vooraf en registreer per deelnemer de aanmelding, dieetwensen en vervoerswensen. Zo kun je de groepsindeling en het vervoer baseren op actuele gegevens.
Reserveer de activiteit, barbecueplek en het vervoer voordat je het programma definitief maakt. Stuur de routebeschrijving en praktische tijden uiterlijk 1 week vooraf naar alle deelnemers.
Maak per activiteit duidelijke groepen en spelregels en wijs per groep een aanspreekpunt aan. Plan ook tijd voor verplaatsing, omkleden en het klaarzetten van de barbecue, niet alleen voor de activiteit zelf.
Controleer 3 tot 5 dagen vooraf de weersverwachting en zet een alternatief programma klaar. Controleer tegelijk de boodschappenlijst, partytenten, tafels, stoelen, koelboxen en barbecuegereedschap.
Bereid houdbare boodschappen eerder voor, maar koop verse producten pas kort voor het uitje. Houd vlees gekoeld, scheid vegetarische producten en koel desserts; gebruik aparte snijplanken en tangen om verwisseling te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsuitje organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de uitnodigingen en het verzamelen van aanmeldingen. Reserveer de activiteit, barbecueplek en het vervoer bij voorkeur uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je nog kunt bijsturen op aantallen.
Wanneer geef ik het definitieve aantal deelnemers door?: Geef het definitieve aantal 7 tot 10 dagen vooraf door aan de activiteit, barbecueplek en vervoerder. Controleer daarna alleen nog wijzigingen die invloed hebben op dieetwensen, vervoer of groepsindeling.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een buitenactiviteit met barbecue?: Plan naast de activiteit minimaal 30 minuten voor aankomst en uitleg, 30 minuten voor opruimen en voldoende tijd voor de verplaatsing naar de barbecueplek. Zet de starttijd van het eten pas vast nadat je de duur van de activiteit en het vervoer hebt gecontroleerd.
Wat regel ik bij slecht weer voor een bedrijfsuitje buiten?: Neem uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en communiceer dat uiterlijk 24 uur vooraf. Zorg voor een alternatief programma en controleer of partytenten, overdekte tafels of een andere locatie beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.