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Betriebsausflug mit Outdoor-Aktivität und Barbecue organisieren

Ein Betriebsausflug mit Outdoor-Aktivität und anschließendem Barbecue braucht mehr Vorlauf als ein gemeinsamer Restaurantbesuch. Zuerst stehen Teilnehmer, Ernährungswünsche, Transport und Reservierungen fest; danach folgen Gruppen, Programm und Verpflegung. Besonders leicht werden Kühlung, Geschirr und ein Plan für schlechtes Wetter übersehen. Diese Checkliste führt dich von der Einladung bis zum gekühlten Dessert und zeigt, was du wann prüfen solltest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportwünsche sammeln

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Aktivitäten reservieren

  • Grillplatz reservieren

  • Transport festlegen

  • Programm erstellen

  • Gruppen einteilen

  • Spielregeln ausarbeiten

    2 Personen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternatives Programm vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Fleisch gekühlt lagern

  • Vegetarische Produkte trennen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Gemüse schneiden

    2 Personen

  • Marinaden zubereiten

    2 Personen

  • Fleisch marinieren

    2 Personen

  • Desserts kühlen

  • Spielmaterial sammeln

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Materialien beschriften

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Transport beladen

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Spielmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Empfang vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Teams einteilen

    2 Personen

  • Erste Aktivität begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Zweite Aktivität begleiten

    3 Personen

  • Grill anzünden

    2 Personen

  • Salate anrichten

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Grillen

    3 Personen

  • Barbecue-Buffet servieren

    3 Personen

  • Vegetarisches Buffet servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Grill sicher löschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien einladen

    3 Personen

  • Gefundene Gegenstände prüfen

  • Materialien ausladen

    3 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Spielmaterial reinigen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

  • Gefundene Gegenstände zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 32
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 40
  • DesserttellerAnz. 40
  • GläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 35
  • MesserAnz. 40
  • GabelnAnz. 40
  • LöffelAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • AluminiumschalenAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • GrillsAnz. 2
  • GrillzubehörAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • WimpelkettenAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 35
  • StifteAnz. 12

Sportmaterial

  • TeamwestenAnz. 6
  • SoftbälleAnz. 4
  • FrisbeesAnz. 4
  • TauziehseileAnz. 2
  • KegelAnz. 20
  • StoppuhrenAnz. 3
  • AnzeigetafelnAnz. 3
  • Stifte und Scorekarten

Reinigung

  • SpülwanneAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 8
  • SpülbürstenAnz. 3
  • GeschirrtücherAnz. 12
  • HandtücherAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Hole Anmeldungen, Ernährungswünsche und Transportbedarf frühzeitig ein und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend. Die endgültige Personenzahl solltest du dem Grillplatz und weiteren Anbietern spätestens einige Tage vorher mitteilen.
  • Reserviere Aktivität und Grillplatz getrennt und bestätige beide Termine nochmals kurz vor dem Ausflug. Plane für die Anreise genug Zeit ein, damit Gruppenbildung und Spielregeln nicht erst vor Ort geklärt werden müssen.
  • Bereite haltbare Lebensmittel zuerst vor, erledige frische Einkäufe kurz vor dem Termin und lagere Fleisch durchgehend gekühlt. Vegetarische Produkte sollten getrennt von Fleisch vorbereitet und aufbewahrt werden.
  • Rechne bei der Ausstattung nicht nur mit Grill und Grillzubehör: Für ein Buffet brauchst du auch Tische, Servierschalen, Zangen, Teller, Besteck, Kühlboxen und Kühlelemente. Prüfe außerdem, ob Kaffeemaschine, Wasserkocher und ausreichend Tassen verfügbar sind.
  • Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und lege ein alternatives Programm fest. Bei unsicherem Wetter solltest du Partyzelte, zusätzliche Sitzgelegenheiten und eine klare Nachricht mit Wegbeschreibung und Treffpunkt bereithalten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Betriebsausflug mit Outdoor-Aktivität planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn Aktivität, Grillplatz und Transport reserviert werden müssen. Einladungen und Anmeldungen sollten früh rausgehen, damit du mindestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin belastbare Zahlen hast.
Wann muss die endgültige Teilnehmerzahl feststehen?
Lege die interne Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Ausflug fest. Die verbindliche Zahl gibst du dem Grillplatz, der Aktivität und dem Transport einige Tage vor dem Termin weiter.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung des Barbecues?
Plane für Gemüse, Marinaden und Snacks mindestens 2 bis 3 Stunden am Vortag ein. Frische Einkäufe, Fleisch und Desserts sollten möglichst am selben oder am vorherigen Tag vorbereitet und gekühlt werden.
Was braucht ein Betriebsausflug bei schlechtem Wetter?
Bereite mindestens 1 alternatives Programm vor und entscheide anhand der Wettervorhersage spätestens am Vortag. Für den Außenbereich helfen Partyzelte sowie trockene Sitz- und Buffetflächen; die Entscheidung und Änderungen sollten alle Teilnehmenden rechtzeitig erhalten.

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