Checklist voor een bedrijfsroeiregatta organiseren
Een bedrijfsroeiregatta vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en teams regelen. Je moet de wedstrijddag tegelijk organiseren als sportevenement, bedrijfsbijeenkomst en veiligheidsoperatie. Begin met datum, locatie en wedstrijdformat, leg daarna boten, reddingsboten, vergunningen en verzekering vast. In de laatste weken verschuift de aandacht naar deelnemers, startindeling, vrijwilligers, catering en duidelijke informatie. Deze checklist helpt je de 76 taken en 59 benodigde spullen stap voor stap af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdformat bepalen
3 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Roeivereniging bevestigen
2 personen
Boten reserveren
2 personen
Reddingsboten reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Prijzen bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
3 personen
Startindeling maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Juryleden bevestigen
EHBO-team bevestigen
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Startnummers afdrukken
Wedstrijdschema afdrukken
Prijzen en medailles sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Boten en riemen controleren
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Start- en finishgebied markeren
4 personen
Boeienlijn uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
Veiligheidsmiddelen controleren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Boten verdelen
4 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Eerste heat starten
5 personen
Tweede heat starten
5 personen
Derde heat starten
5 personen
Tussenstanden bijwerken
2 personen
Finishresultaten registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde serveren
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Boeienlijn binnenhalen
4 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Catering afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Boten schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Registratietafel
- Jurytafel
- Buffettafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
Sportmateriaal
- Roeibotenaantal 8
- Riemenaantal 32
- Reservepeddelsaantal 4
- Startnummersaantal 40
- Boeienaantal 30
- Boeienlijnaantal 400
- Startvlaggenaantal 2
- Finishvlaggenaantal 2
- Stopwatchaantal 4
- Reddingsbotenaantal 2
- Reddingsvestenaantal 12
- Wedstrijdhesjesaantal 40
- Yoga- en sportmattenaantal 12
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Handmegafoon
- Portofoonsaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiebekersaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffielepelsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 12
- Schenkkanaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Serveertangenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
Decoratie
- Bannersaantal 6
- Bedrijfslogo-bordenaantal 12
- Ballonnenbundelsaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Prijzentafelbord
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 6
- Led-lantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 2
- Bezem en stofferaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg boten en reddingsboten vroeg vast. Controleer ook hoeveel reddingsvesten, reservepeddels en wedstrijdhesjes beschikbaar zijn voor alle deelnemers en begeleiders.
- Maak uiterlijk één week voor de regatta de definitieve deelnemerslijst en startindeling. Zo kun je startnummers, wedstrijdschema’s en deelnemersinformatie op tijd afdrukken en versturen.
- Plan naast juryleden ook vrijwilligers voor registratie, materiaal, catering en de start- en finishzone. Reken per taakgebied minstens één verantwoordelijke aan, zodat vragen niet allemaal bij de organisator terechtkomen.
- Neem het veiligheidsplan door met de roeivereniging, reddingsbootbemanning en het EHBO-team. Spreek vooraf af wie bij slecht weer beslist over uitstel, aanpassing of afgelasting.
- Controleer op de wedstrijddag niet alleen roeimateriaal, maar ook stroom en communicatie. Test speakers, microfoon, handmegafoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste teams arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsroeiregatta organiseren?
- Begin idealiter 12 tot 16 weken vooraf. In die periode kun je locatie, roeivereniging, boten, reddingsboten, vergunningen, verzekering en catering vastleggen voordat je uitnodigingen verstuurt.
- Wanneer moeten teams zich aanmelden voor een bedrijfsroeiregatta?
- Open het aanmeldformulier ongeveer 8 weken voor de wedstrijddag en sluit de inschrijving 2 tot 3 weken vooraf. Gebruik daarna de resterende tijd voor dieetwensen, teamindeling en de startindeling.
- Wat moet er in het veiligheidsplan van een bedrijfsroeiregatta staan?
- Neem minimaal de vaarroute, wedstrijdzones, reddingsboten, reddingsvesten, EHBO, communicatie en de procedure bij slecht weer op. Bespreek het plan uiterlijk 1 week vooraf met de betrokken teams.
- Wanneer druk ik startnummers en het wedstrijdschema af?
- Druk beide documenten pas af nadat de definitieve deelnemerslijst en startindeling klaar zijn. Plan dat bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de regatta, zodat je nog correcties kunt verwerken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!