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Firmen-Ruderregatta organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Firmen-Ruderregatta braucht mehr als reservierte Boote und motivierte Teams. Kläre zuerst Ort, Spielmodus, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Verein, Rettungsboote und Catering fest buchst. Danach folgen Anmeldungen, Teamaufteilung, Startaufstellung und die Helferplanung. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Sicherheit, Start- und Zielbereich sowie Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Diese Checkliste führt dich durch die 76 Aufgaben und 59 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Spielmodus festlegen

    3 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Ruderverein bestätigen

    2 Personen

  • Boote reservieren

    2 Personen

  • Rettungsboote reservieren

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Preise bestellen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teams einteilen

    3 Personen

  • Startaufstellung erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Jurymitglieder bestätigen

  • Erste-Hilfe-Team bestätigen

  • Sicherheitsplan ausarbeiten

    3 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Startnummern drucken

  • Spielplan ausdrucken

  • Preise und Medaillen sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Boote und Ruder kontrollieren

    3 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Start- und Zielbereich markieren

    4 Personen

  • Bojenleine ausbringen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Wettkampfmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Sicherheitsausrüstung prüfen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Sicherheitsbriefing geben

    3 Personen

  • Boote verteilen

    4 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Ersten Heat starten

    5 Personen

  • Zweiten Heat starten

    5 Personen

  • Dritten Lauf starten

    5 Personen

  • Zwischenstände aktualisieren

    2 Personen

  • Zielergebnisse erfassen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Preisträger bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Letzte Runde servieren

    3 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Festmacherleine einholen

    4 Personen

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Catering abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Boote reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • Registrierungstisch
  • Jurytisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10

Sportmaterial

  • RuderbooteAnz. 8
  • GürtelAnz. 32
  • ErsatzpaddelAnz. 4
  • StartnummernAnz. 40
  • SchwimmbojenAnz. 30
  • FestmacherleineAnz. 400
  • StartflaggenAnz. 2
  • ZielflaggenAnz. 2
  • StoppuhrAnz. 4
  • RettungsbooteAnz. 2
  • SchwimmwestenAnz. 12
  • SpielerwestenAnz. 40
  • Yoga- und SportmattenAnz. 12

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • Handmegafon
  • FunkgeräteAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeebecherAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaraffeAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Dekoration

  • BannerAnz. 6
  • FirmenschildtafelnAnz. 12
  • BallonbündelAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • Preistischschild

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfallgreiferAnz. 2
  • Besen und HandfegerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • PapierhandtuchhalterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Ruderboote und Rettungsboote frühzeitig beim Ruderverein. Für jede teilnehmende Mannschaft brauchst du ein Boot; plane zusätzlich mindestens ein Rettungsboot für die Sicherheitsbetreuung ein.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst kurz vor dem Rennen. Setze eine Frist von etwa 14 Tagen, damit du Ernährungswünsche, Teams, Startnummern und die Startaufstellung rechtzeitig vorbereiten kannst.
  • Lege die Sicherheitsabläufe vor der Einladung fest: Zuständigkeiten für Erste Hilfe, Rettungsboote, Schwimmwesten, Bojen und einen wetterbedingten Abbruch müssen schriftlich geklärt sein.
  • Plane für Registrierung, Jury und Buffet getrennte Tische ein. So bleiben Startnummern und Teilnehmerinformationen am Registrierungstisch, während Jury und Catering den Rennablauf nicht behindern.
  • Prüfe am Vortag die Technik und Ausdrucke. Ein kabelloses Mikrofon, Lautsprecher, Handmegafon, Stoppuhr, Start- und Zielflaggen sowie Spielplan und Startnummern müssen einsatzbereit und trocken gelagert sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Firmen-Ruderregatta organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Spielmodus, Genehmigungen, Versicherung und der Reservierung von Booten. Catering, Sponsoren und Einladungen sollten etwa 6 Wochen vorher feststehen.
Wie viele Rettungsboote braucht eine Firmen-Ruderregatta?
Plane mindestens ein Rettungsboot für die Regattastrecke ein; bei mehreren parallelen Rennen oder einer langen Strecke können zwei oder mehr erforderlich sein. Die endgültige Zahl sollte der Ruderverein anhand von Strecke, Teilnehmerzahl und Sicherheitskonzept bestätigen.
Wann müssen die Teams für die Ruderregatta eingeteilt werden?
Teile die Teams spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin ein. So bleiben genug Tage für Rückfragen, Ersatzpersonen, Startnummern und eine verständliche Startaufstellung.
Was muss am Tag vor der Firmen-Ruderregatta kontrolliert werden?
Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Teilnehmerliste, Boote, Schwimmwesten, Ersatzpaddel und Rettungsboote. Außerdem sollten Startnummern, Spielplan, Technik, Tische, Zelte und die Verpflegung vollständig vor Ort oder verbindlich bestätigt sein.

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