Checklist pour organiser une régate d’aviron d’entreprise

Une régate d’aviron d’entreprise demande plus qu’une réservation de bateaux. Il faut coordonner le lieu, le format des courses, les inscriptions, les équipages, la sécurité sur l’eau et l’accueil à terre. Cette checklist regroupe 76 tâches et 59 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Elle vous aide notamment à ne pas attendre la dernière semaine pour confirmer les canots de sauvetage, les jurés, les premiers secours ou les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le format du concours
3 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Confirmer l’association d’aviron
2 personnes
Réserver les bateaux
2 personnes
Réserver les canots de sauvetage
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les prix
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes
3 personnes
Établir le tableau de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Confirmer l’équipe de premiers secours
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Imprimer les dossards
Imprimer le planning du match
Trier les prix et les médailles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Vérifier les bateaux et les rames
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Balisage de la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer la ligne de bouées
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Répartir les bateaux
4 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Lancer la première manche
5 personnes
Lancer la deuxième manche
5 personnes
Lancer la troisième manche
5 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Enregistrer les résultats finaux
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Fournir la musique
Servir le dernier tour
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rentrer la ligne de mouillage
4 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le catering
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les bateaux
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Table du jury
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 10

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 32
Pagaies de rechangeqté 4
Numéros de départqté 40
Bouéesqté 30
Ligne de bouéesqté 400
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Chronomètreqté 4
Canots de sauvetageqté 2
Gilets de sauvetageqté 12
Maillots de compétitionqté 40
Tapis de yoga et de sportqté 12

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Mégaphone à main
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 12
Carafeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Bannièresqté 6
Panneaux avec logo d’entrepriseqté 12
Bouquets de ballonsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau de table des prix

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu plusieurs mois à l’avance, puis vérifiez immédiatement les autorisations, l’assurance et les conditions d’accès au plan d’eau. Ces points peuvent empêcher l’événement même si les bateaux sont déjà réservés.
Fixez le format des courses avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de bateaux, d’équipages, de manches et de créneaux détermine ensuite le tableau de départ et le temps nécessaire sur l’eau.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant la régate afin de répartir les équipes, recueillir les besoins alimentaires et préparer les numéros de départ. Envoyez ensuite les horaires et consignes aux participants sans attendre le jour J.
Prévoyez une personne responsable de chaque zone : inscription, jury, départ, arrivée, sécurité et buffet. Pour une régate d’entreprise, recrutez les bénévoles et confirmez les jurés plusieurs jours avant, plutôt que le matin même.
Consultez les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant le départ. Gardez un plan de sécurité actualisé, des gilets pour les participants et des canots de sauvetage confirmés par écrit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une régate d’aviron d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le plan d’eau, l’association d’aviron, les bateaux, les autorisations, le catering et les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une régate d’entreprise ?: Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant la date prévue et fixez une clôture 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les équipages et d’imprimer les dossards.
Combien de bateaux faut-il prévoir pour une régate d’aviron d’entreprise ?: Le nombre dépend du format et de la taille des équipes. Comptez au minimum un bateau par équipage engagé dans une manche, avec des bateaux supplémentaires si plusieurs courses se déroulent en parallèle ou si un remplacement est nécessaire.
Quand vérifier la sécurité et la météo ?: Établissez le plan de sécurité plusieurs jours avant, puis vérifiez la météo à 72 heures et à 24 heures. Confirmez également l’équipe de premiers secours et les canots de sauvetage avant l’accueil des participants.

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