LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een bedrijfsfietstocht organiseren

Een bedrijfsfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt start- en eindlocatie, deelnemers, begeleiding, veiligheid, catering en een plan voor slecht weer. Begin ongeveer acht weken vooraf met datum, route en locaties; werk daarna toe naar inschrijvingen, teamindeling en materiaal. Deze checklist helpt je om onderweg niets te missen, van het proefrijden van de route tot de laatste informatie aan deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Start- en eindlocatie reserveren

  • Fietsroute bepalen

    2 personen

  • Fietsroute proefrijden

    2 personen

  • Rustpunten op de route kiezen

    2 personen

  • Routebestanden controleren

  • Deelnemerslimiet vaststellen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldformulier openen

  • Verkeersinformatie verzamelen

  • Weerscenario bepalen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Teamindeling voorbereiden

    2 personen

  • Begeleiders aanwijzen

    2 personen

  • Catering bestellen

  • Fietsmateriaal controleren

    2 personen

  • EHBO-materiaal controleren

  • Routekaarten afdrukken

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Nummers en polsbandjes klaarmaken

    2 personen

  • Routeborden voorbereiden

    2 personen

  • Cateringhoeveelheden bevestigen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemers laatste informatie sturen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Routeborden klaarzetten

    2 personen

  • Fietsen en materiaal laden

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Partytenten opzetten

    4 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • Fietsenstalling afzetten

    2 personen

  • Routeborden plaatsen

    3 personen

  • Rustpunt inrichten

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

Event

  • Veiligheidsbriefing geven

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    3 personen

  • Startpakket uitdelen

    2 personen

  • Fietsen en helmen controleren

    2 personen

  • Groepsfoto maken

    2 personen

  • Eerste fietsgroep begeleiden

    2 personen

  • Tweede fietsgroep begeleiden

    2 personen

  • Route achteraan begeleiden

    2 personen

  • Rustpunt bemannen

    2 personen

  • Water en fruit uitdelen

    2 personen

  • Pechgevallen ondersteunen

    2 personen

  • Routeborden controleren

    2 personen

  • Binnenkomende deelnemers registreren

    2 personen

  • Aankomstdranken serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Buffet serveren

    4 personen

  • Dieetmaaltijden apart uitserveren

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

  • Bedankwoord uitspreken

  • Laatste vertrek controleren

    2 personen

Nazorg

  • Routeborden ophalen

    3 personen

  • Fietsmateriaal verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Materiaal droog opbergen

    2 personen

  • Geleend materiaal retourneren

    2 personen

  • Deelnemers bedankbericht sturen

  • Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 60
  • Biertafelsaantal 4
  • Fietsenrekkenaantal 6
  • Kledingrekkenaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Bordenaantal 70
  • Besteksetsaantal 70
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Mobiele telefoonladersaantal 2

Sportmateriaal

  • Fietsreparatiestandaardsaantal 2
  • Fietspompenaantal 4
  • Reserve binnenbandenaantal 12
  • Bandenlichtersaantal 6
  • Multitoolsaantal 4
  • Fietskettingenolieaantal 2
  • Reserve fietslampjesaantal 12
  • Veiligheidshesjesaantal 12
  • Bidonsaantal 60
  • Helmenaantal 6
  • Routekaartenaantal 70
  • Startnummersaantal 70
  • Pionnenaantal 20
  • Afzetlintaantal 4
  • Routebordenaantal 35
  • Bordhoudersaantal 35
  • Kabelbindersaantal 100
  • Regenponcho'saantal 20
  • Dekensaantal 4

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks messenaantal 4
  • Broodmessenaantal 3
  • Tangenaantal 6
  • Maatbekersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelplatenaantal 8
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

  • Bedrijfsvlaggenaantal 4
  • Startfinishbanner
  • Tafelkledenaantal 8
  • Pijlbannersaantal 6

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 4
  • Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Afwasteilenaantal 3
  • Afwasborstelsaantal 4
  • Sponzenaantal 12
  • Microvezeldoekenaantal 12
  • Bezemaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweilaantal 2
  • Emmersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Rond de route uiterlijk vier weken vooraf af en rijd hem zelf volledig proef. Controleer routebestanden, verkeerssituaties, rustpunten en plekken waar groepen veilig kunnen wachten.
  • Stel een deelnemerslimiet vast voordat de uitnodiging uitgaat. Zo kun je het aantal begeleiders, fietsenrekken, routekaarten, helmen, bidons en catering vooraf berekenen.
  • Plan een apart weerscenario en communiceer dat uiterlijk één week vooraf. Noteer wie beslist over inkorten, verplaatsen of afgelasten en hoe deelnemers dat bericht ontvangen.
  • Verzamel dieetwensen direct via het aanmeldformulier en bevestig de cateringhoeveelheden enkele dagen voor vertrek. Houd ook rekening met water tijdens de rit en koffie of eten bij start- en eindlocatie.
  • Maak per team een begeleider verantwoordelijk en geef die routekaarten, een telefoonnummerlijst en informatie over EHBO en fietsreparaties. Controleer de fietspompen, reserve binnenbanden, bandenlichters, multitools en reserve fietslampjes vóór de start.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken vooraf moet ik een bedrijfsfietstocht organiseren?
Begin ongeveer acht weken vooraf met de datum, locaties en route. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je vier weken voor vertrek het aantal deelnemers en de teamindeling kunt inschatten.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een bedrijfsfietstocht?
Wijs per fietsteam minimaal één begeleider aan. Bepaal het aantal teams op basis van je deelnemerslimiet en kies daarnaast minstens één persoon voor EHBO of technische hulp die niet alleen voor een groep hoeft te fietsen.
Wanneer moet ik de fietsroute proefrijden?
Rijd de volledige route uiterlijk vier weken voor de tocht proef en controleer haar nogmaals kort voor vertrek. Kijk dan ook naar wegwerkzaamheden, verkeersinformatie, rustpunten en de bereikbaarheid van de start- en eindlocatie.
Wat moet ik een week voor de bedrijfsfietstocht controleren?
Controleer de weersverwachting, aanmeldingen, dieetwensen, teamindeling, catering en de beschikbaarheid van al het fietsmateriaal. Stuur deelnemers uiterlijk één week vooraf de route, starttijd, locatie, kledingadviezen en het weerscenario.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!