Checklist pour organiser une sortie vélo d’entreprise

Une sortie vélo d’entreprise se prépare bien avant le jour du départ. Il faut verrouiller le parcours, le nombre de participants, les points de repos et la solution prévue en cas de pluie, puis coordonner les équipes, l’encadrement et le repas. Les détails logistiques comptent aussi : signalétique, listes imprimées, bracelets, réparation et ravitaillement. Cette checklist rassemble 73 tâches et 62 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Définir l’itinéraire à vélo
2 personnes
Essayer l’itinéraire à vélo
2 personnes
Choisir des points de repos sur le parcours
2 personnes
Vérifier les fichiers du parcours
Définir la limite de participants
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recueillir les informations sur la circulation
Définir le scénario météo
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Désigner les accompagnateurs
2 personnes
Commander le catering
Vérifier le matériel cycliste
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer la liste des participants
Préparer les numéros et les bracelets
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Charger les vélos et le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Aménager un espace de repos
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer le kit de démarrage
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Encadrer le premier groupe de cyclistes
2 personnes
Encadrer le deuxième groupe cycliste
2 personnes
Accompagner le parcours à l’arrière
2 personnes
Tenir le point de repos
2 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
Servir les boissons à l’arrivée
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Prononcer le discours de remerciement
Vérifier le dernier départ
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
3 personnes
Rassembler le matériel de vélo
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 60
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphone portableqté 2

Matériel de sport

Supports de réparation de véloqté 2
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 6
Outils multifonctionsqté 4
Huile pour chaîne de véloqté 2
Lampes de vélo de rechangeqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Bidonsqté 60
Casquesqté 6
Cartes d'itinéraireqté 70
Numéros de départqté 70
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Panneaux de directionqté 35
Porte-affichesqté 35
Serre-câblesqté 100
Ponchos de pluieqté 20
Couverturesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 4
Bannière départ-arrivée
Nappesqté 8
Bannières fléchéesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Brosses à vaisselleqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 12
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire à vélo au moins 2 à 3 semaines avant la sortie : vérifiez la durée réelle, les passages difficiles, les points de repos et les endroits où le groupe risque de se séparer.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les équipes, désigner les accompagnateurs et confirmer les quantités du traiteur.
Ne communiquez pas seulement l’heure de départ : envoyez aussi le point d’arrivée, la distance, le niveau attendu, le contenu du sac conseillé et la procédure météo dans les dernières informations aux participants.
Préparez un poste technique au départ ou à l’arrivée avec pompes, chambres à air, démonte-pneus, outils multifonctions et supports de réparation. Une crevaison ne devrait pas immobiliser tout le groupe.
Imprimez les cartes d’itinéraire, la liste des participants, les numéros de départ et les panneaux de direction avant la veille. Prévoyez également des chargeurs, des rallonges et des multiprises si l’accueil utilise du matériel électrique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie vélo d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver les lieux de départ et d’arrivée, tester l’itinéraire, ouvrir les inscriptions, organiser l’encadrement et commander le catering.
Quand envoyer les invitations pour une sortie vélo d’entreprise ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec un formulaire d’inscription. Fermez les inscriptions environ 10 à 14 jours avant la sortie pour finaliser les équipes, les besoins alimentaires et le nombre de repas.
Que prévoir en cas de pluie pour une sortie vélo d’entreprise ?: Définissez un scénario météo au moins 7 jours avant, puis vérifiez les prévisions à J-3 et la veille. Précisez à l’avance si le parcours est maintenu, adapté, reporté ou remplacé par une activité à l’abri.
Quel matériel de sécurité faut-il prévoir pour une sortie vélo d’entreprise ?: Prévoyez au minimum des gilets de sécurité, des casques, des lampes de rechange, des cartes d’itinéraire et un kit de réparation. Adaptez les quantités au nombre de participants et gardez le matériel de premiers secours accessible pendant tout le parcours.

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