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Firmen-Fahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Firmen-Fahrradtour braucht mehr Vorbereitung als nur eine passende Strecke. Start und Ziel, Pausen, Teilnehmerzahl, Verpflegung und Sicherheitsmaterial müssen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Programmplanung bis zu den letzten Informationen an die Teilnehmenden. Besonders leicht gehen dabei Anmeldedaten, Ernährungswünsche, Routendateien und Ersatzmaterial für Fahrräder unter.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Fahrradroute festlegen

    2 Personen

  • Fahrradroute probe fahren

    2 Personen

  • Ruhepunkte auf der Strecke auswählen

    2 Personen

  • Routendateien prüfen

  • Teilnehmerlimit festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Verkehrsinformationen sammeln

  • Wetterszenario festlegen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teameinteilung vorbereiten

    2 Personen

  • Betreuer zuweisen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Fahrradmaterial überprüfen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Routenpläne drucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Nummern und Armbänder vorbereiten

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Cateringmengen bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmenden die letzten Informationen senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Fahrräder und Material laden

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Fahrradabstellplatz absperren

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Ruhebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Sicherheitsbriefing geben

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Starterpaket austeilen

    2 Personen

  • Fahrräder und Helme kontrollieren

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Erste Fahrradgruppe begleiten

    2 Personen

  • Zweite Fahrradgruppe begleiten

    2 Personen

  • Route am Ende begleiten

    2 Personen

  • Ruhebereich betreuen

    2 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    2 Personen

  • Pannenfälle unterstützen

    2 Personen

  • Wegweiser prüfen

    2 Personen

  • Eintreffende Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten separat servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Dankesrede halten

  • Letzte Abfahrt kontrollieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser abholen

    3 Personen

  • Fahrradmateriaal sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Material trocken lagern

    2 Personen

  • Geliehenes Material zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BiertischeAnz. 4
  • FahrradständerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HandyladegeräteAnz. 2

Sportmaterial

  • FahrradreparaturständerAnz. 2
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • ReifenheberAnz. 6
  • MultitoolsAnz. 4
  • FahrradkettenölAnz. 2
  • Ersatz-FahrradlampenAnz. 12
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • TrinkflaschenAnz. 60
  • HelmeAnz. 6
  • RoutenpläneAnz. 70
  • StartnummernAnz. 70
  • KegelAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 4
  • WegweiserAnz. 35
  • SchildhalterAnz. 35
  • KabelbinderAnz. 100
  • RegenponchosAnz. 20
  • DeckenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlplattenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Dekoration

  • FirmenflaggenAnz. 4
  • Start-Ziel-Banner
  • TischdeckenAnz. 8
  • PfeilbannerAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • SpülwannenAnz. 3
  • SpülbürstenAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Route nicht nur auf der Karte fest: Fahre sie vorher ab und plane mehrere Ruhepunkte ein. Prüfe außerdem die Routendateien, Verkehrsinformationen und erreichbare Alternativen für den Veranstaltungstag.
  • Schließe die Anmeldung früh genug, damit du Teams, Betreuer und Cateringmengen zuverlässig einteilen kannst. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und setze ein klares Teilnehmerlimit.
  • Plane neben Pumpen und Multitools auch Ersatzschläuche, Reifenheber, Fahrradkettenöl und Ersatz-Fahrradlampen ein. Dieses Material wird oft erst vermisst, wenn unterwegs eine kleine Reparatur nötig ist.
  • Stimme die Verpflegung auf die Strecke und die Pausen ab: Kühlboxen, Trinkflaschen, wiederverwendbare Becher sowie Geschirr müssen am Start, am Ziel oder an den vorgesehenen Ruhepunkten verfügbar sein.
  • Lege ein Wetterszenario fest und verschicke die letzten Informationen kurz vor der Tour. Teilnehmerliste, Routenpläne, Startnummern, Armbänder und Routenschilder sollten zusätzlich ausgedruckt und griffbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Firmen-Fahrradtour planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Start- und Zielort sowie der Route. So bleibt genug Zeit für Reservierungen, Anmeldung, Catering und einen Probelauf der Strecke.
Wie viele Teilnehmer sollte eine Firmen-Fahrradtour maximal haben?
Das hängt von Route, Betreuern und Pausenplätzen ab, aber lege das Teilnehmerlimit vor dem Versand der Einladungen fest. Plane pro Team eine verantwortliche Betreuungsperson und passe die Gruppengröße an schwierige oder verkehrsreiche Abschnitte an.
Wann sollte man das Catering für eine Firmen-Fahrradtour bestellen?
Bestelle das Catering, sobald die Anmeldung geschlossen und die Ernährungswünsche ausgewertet sind, idealerweise 7 bis 10 Tage vor der Tour. Bestätige die endgültigen Mengen nochmals 2 bis 3 Tage vorher.
Was braucht man für Fahrradpannen unterwegs?
Nimm pro Gruppe mindestens eine Fahrradpumpe, einen Reparaturständer, Reifenheber, Multitools und mehrere Ersatzschläuche mit. Ersatzlampen, Kettenöl und Sicherheitswesten gehören ebenfalls ins Begleitfahrzeug oder in die dafür vorgesehene Ausrüstung.

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