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Wallfahrt organisieren: Was du wann erledigen solltest

Eine Wallfahrt braucht mehr Vorbereitung als nur eine schöne Strecke. Du musst Start und Ziel bestätigen, Rastpunkte sichern, Genehmigungen klären und eine Ausweichroute bereithalten. Auch Teilnehmerdaten, Gepäcktransport und Verpflegung sollten früh feststehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zum Aufbau am Start und hilft dir, typische Engpässe kurz vor dem Aufbruch zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Strecke und Rastpunkte festlegen

    2 Personen

  • Start- und Endlocation bestätigen

  • Route auf Eignung prüfen

    2 Personen

  • Alternative Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen für Veranstaltungsorte regeln

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Routenkarte und Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Ruhepunkte reservieren

  • Transport für Gepäck organisieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerzahl bestätigen

  • Routendaten ausdrucken

    2 Personen

  • Armbänder und Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Obst und Brot vorbereiten

    3 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Reflexionskarten bereitlegen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Funkgeräte aufladen

  • Materialien zum Start bringen

    3 Personen

  • Ruhetischtische aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Starttisch einrichten

    2 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Kerzen und Beleuchtung aufstellen

    3 Personen

  • Ruhe- und Gebetsbereich einrichten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmerregistrierung öffnen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk ausgeben

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Eröffnungsgebet begleiten

    2 Personen

  • Vordergruppe begleiten

    2 Personen

  • Hintere Gruppe betreuen

    2 Personen

  • Wegweiser unterwegs kontrollieren

    2 Personen

  • Erste Rast begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Obst und Brot servieren

    3 Personen

  • Zweite Rast begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmende an den Rastpunkten zählen

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • Ankunft am Endstandort begleiten

    3 Personen

  • Warme Mahlzeit ausgeben

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten separat servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Meditationstexte verteilen

    2 Personen

  • Kerzenmoment begleiten

    3 Personen

  • Abschlussgebet leiten

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 24
  • PicknickbänkeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 8
  • FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HandyladegeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 10
  • LichterkettenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Routenmaterial

  • WegweiserAnz. 50
  • HolzpfostenAnz. 50
  • KabelbinderAnz. 150
  • AbsperrbandAnz. 4
  • Gedruckte WegkartenAnz. 80
  • Wasserdichte RoutenhüllenAnz. 20
  • Einweg-PonchosAnz. 20

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 80
  • ArmbänderAnz. 80
  • KugelschreiberAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • RegistrierungsformulareAnz. 80
  • AblagemappenAnz. 8

Dekoration

  • Kreuz
  • TischkreuzeAnz. 4
  • KerzengläserAnz. 80
  • GebetskartenAnz. 80
  • ReflexionskartenAnz. 80
  • BlumenarrangementsAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 12
  • NotfalldeckenAnz. 10
  • HanddesinfektionsständerAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Wiederverwendbare PutztücherAnz. 20
  • SpülbürstenAnz. 6
  • EimerAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Strecke spätestens vier bis sechs Wochen vorher fest und prüfe sie vor Ort auf Steigungen, Engstellen und sichere Rastmöglichkeiten. Plane zusätzlich eine alternative Route ein, falls Wetter oder Wegsperrungen die Hauptstrecke unbrauchbar machen.
  • Bestätige Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens sieben Tage vor der Wallfahrt. Die endgültige Liste brauchst du für Namensschilder, Armbänder, Verpflegung und die Einteilung des Gepäcktransports.
  • Reserviere Ruhepunkte nicht nur für die Gruppe, sondern auch für Tische, Bänke und gegebenenfalls Partyzelte. Rechne pro Rastpunkt mit mindestens 15 Minuten Aufbauzeit und prüfe, ob Strom oder Beleuchtung benötigt werden.
  • Bereite Wasser, Obst und Brot am Vortag vor und kühle die Getränke mindestens vier Stunden vor dem Start. Plane pro Person für die erste Wegstrecke mindestens eine Trinkflasche sowie zusätzliche Reserven für warmes Wetter ein.
  • Drucke Routenkarten, Teilnehmerlisten und Wegweiser spätestens am Vorabend aus und verpacke sie wasserdicht. Lade Funkgeräte, Powerbanks und Handys vollständig auf; Taschenlampen, LED-Lampen und Ersatzbatterien gehören ebenfalls in die Startausrüstung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Wallfahrt organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Route, Start- und Endlocation sowie Genehmigungen. Teilnehmeranmeldung und Ernährungswünsche sollten spätestens sieben Tage vor dem Termin abgeschlossen sein.
Wie viele Rastpunkte braucht eine Wallfahrt?
Plane je nach Strecke mindestens einen Rastpunkt pro zwei bis drei Stunden Gehzeit ein. Reserviere zusätzlich einen wettergeschützten Ruhepunkt, falls die Gruppe länger pausieren muss.
Was muss man bei einer Wallfahrt für schlechtes Wetter einplanen?
Lege eine alternative Route fest und prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden sowie erneut am Vorabend. Einweg-Ponchos, wasserdichte Routenhüllen und zusätzliche Beleuchtung sollten bereits am Start bereitliegen.
Wie viel Verpflegung braucht man für eine Wallfahrt?
Rechne pro Person und Rastpunkt mit Wasser, einer Portion Obst und einer Brotportion; bei warmem Wetter zusätzlich mit mindestens 0,5 Litern Getränkereserve pro Person. Kaufe die frischen Lebensmittel am Vortag und kühle die Getränke mindestens vier Stunden vor Beginn.

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