Zo organiseer je een beachvolleybaltoernooi

Begin met de datum, locatie en het toernooiformat voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna leg je de inschrijving vast, maak je teams en werk je het wedstrijdschema uit. Regel tegelijk scheidsrechters, vrijwilligers, prijzen en alle veldmaterialen. Controleer in de laatste week zowel de leveringen als de weersverwachting en bevestig een alternatief plan voor regen of harde wind.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2
Speellocatie reserveren
3
Toernooiformat bepalen
2 personen
4
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Teams definitief indelen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Scheidsrechters aanwijzen
13
Prijzen bestellen
14
Wedstrijdregels verspreiden
15
Weersverwachting controleren
16
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
17
Leveringen bevestigen
18
Toernooimaterialen controleren
2 personen
19
Boodschappenlijst afronden
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Prijzen ophalen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Deelnemers herinneren
25
Weersverwachting hercontroleren
26
Materialen naar locatie brengen
4 personen
27
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
28
Velden uitzetten
4 personen
29
Netten opbouwen
4 personen
30
Wedstrijdlijnen controleren
2 personen
31
Registratietafel opstellen
2 personen
32
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
33
Zitplaatsen opstellen
3 personen
34
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Muziek en microfoon testen
2 personen
36
Scheidsrechters instrueren
2 personen

Event

37
Deelnemers registreren
3 personen
38
Teamindeling bevestigen
2 personen
39
Openingsbriefing geven
40
Warming-up begeleiden
2 personen
41
Voorronde begeleiden
6 personen
42
Tussenstanden bijwerken
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Kwartfinales begeleiden
6 personen
47
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
48
Halve finales begeleiden
6 personen
49
Finalisten bekendmaken
50
Finale begeleiden
4 personen
51
Publieksactiviteiten begeleiden
2 personen
52
Winnaars huldigen
3 personen
53
Laatste drankronde serveren
2 personen
54
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

55
Catering afbouwen
3 personen
56
Afval verzamelen
4 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Netten en lijnen afbreken
4 personen
60
Terrein schoonmaken
4 personen
61
Materialen terugbrengen
4 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Koelboxen reinigen
2 personen
64
Wedstrijdresultaten archiveren
65
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkleedjesaantal 8

Sportmateriaal

Beachvolleybalnettenaantal 4
Beachvolleyballenaantal 8
Veldlijnenaantal 4
Lijnankersaantal 16
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechtersstoelenaantal 4
Teamhesjesaantal 32
Trainingshoepelsaantal 8
Pionnenaantal 24
Handdoekenaantal 20
Reserveballenpompaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Toernooibannersaantal 4
Pijlbordenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de speellocatie zodra de datum vaststaat en bepaal hoeveel velden beschikbaar zijn. Stem het aantal teams en de wedstrijdduur daarop af voordat je het schema publiceert.
Open de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het toernooi. Vraag direct naar dieetwensen en werk de deelnemerslijst dagelijks bij.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijving sluit. Plan per veld een scheidsrechter, scorebord en scheidsrechtersstoel en houd minimaal één reservebal en een reservefluitje achter de hand.
Wijs vrijwilligers vooraf een concrete taak en tijd toe: ontvangst, veldcontrole, catering, scoreverwerking of opruimen. Laat teams uiterlijk 24 uur vooraf hun speeltijden, regels en teamindeling ontvangen.
Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en bevestig dan het weerplan. Koelboxen, waterkannen, herbruikbare bekers, partytenten en afvalbakken worden vaak vergeten omdat ze niet bij het wedstrijdmateriaal liggen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een beachvolleybaltoernooi te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een kleinschalig toernooi. Reserveer in de eerste week de locatie en leg het format vast; sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de speeldatum.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een beachvolleybaltoernooi?: Maak het definitieve schema nadat de inschrijving is gesloten, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Zo weet je hoeveel teams en velden je werkelijk moet inplannen.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een beachvolleybaltoernooi?: Plan per gelijktijdig gebruikt veld één scheidsrechter. Bij 4 velden heb je dus minimaal 4 scheidsrechters per speelronde nodig; wijs daarnaast minstens één reserve aan.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een beachvolleybaltoernooi?: Controleer de voorspelling 48 uur en nogmaals 24 uur vooraf. Leg vóór de deelnemers vertrekken vast of je uitwijkt, uitstelt of afgelast en communiceer die beslissing uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.