Barbecuepicknick organiseren: checklist en planning

Een barbecuepicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en houtskool meenemen. Je moet de picknickplek, gasten, dieetwensen, koeling en opbouw op elkaar afstemmen. Begin vier weken vooraf met reserveren en uitnodigen; controleer in de laatste week de aantallen en boodschappen. Op de dag zelf voorkom je stress door salades, marinades en porties vooraf klaar te maken en materiaal per onderdeel in te pakken. Met deze checklist zie je wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknickplek reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vegetarische opties bevestigen
Aantal gasten bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Geleende spullen ophalen
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Vlees en groenten portioneren
2 personen
Marinades bereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Voorraad en materialen inpakken
2 personen
Batterijen en speakers opladen
Etiketten voor gerechten maken

Event

Materialen naar locatie brengen
3 personen
Picknickplek controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Picknickdekens uitspreiden
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Dranken met ijs klaarzetten
2 personen
Barbecues veilig opstellen
3 personen
Barbecues aansteken
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Barbecueveiligheid uitleggen
Hapjes en salades serveren
3 personen
Vlees en groenten grillen
4 personen
Vegetarische gerechten grillen
2 personen
Gerechten en buffet bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
Barbecues laten afkoelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Servies en keukenspullen verzamelen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Picknickplek schoon achterlaten
3 personen
Spullen thuis schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 6
Inklapstoelenaantal 45
Picknickdekensaantal 8
Tafelkleedsetsaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplattersaantal 8
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4

Apparatuur

Houtskoolbarbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speaker
Vleesthermometersaantal 2
Tafellantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
BBQ-tangenaantal 6
BBQ-spatelsaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Catering

Drankdispensersaantal 2
Koelbare voedselbakkenaantal 12
Etikethoudersaantal 12
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Herbruikbare dienbladenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakdoekenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Handsprayflaconsaantal 3

Tips

Reserveer de picknickplek uiterlijk 4 weken vooraf en controleer meteen of partytenten, barbecues en tafels daar zijn toegestaan. Noteer ook waar je materiaal kunt lossen en hoe ver dat van de plek af ligt.
Vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf uit en bevestig het aantal gasten 5 tot 7 dagen voor de barbecuepicknick. Houd vegetarische opties apart en maak gerechten herkenbaar met etiketten.
Maak salades, marinades en porties bij voorkeur de dag ervoor klaar. Zet dranken minimaal 6 uur vooraf koud en gebruik koelelementen in meerdere koelboxen, zodat eten en drinken niet allemaal in één box hoeft.
Pak per zone in: barbecue, buffet, bar, zitplaatsen en schoonmaak. Laad batterijen en de speaker de avond ervoor op en controleer of geleende spullen uiterlijk 1 dag vooraf binnen zijn.
Plan voor de opbouw minstens 90 minuten. Zet eerst partytenten en tafels neer, daarna dekens, buffet, bar en servies; controleer vervolgens de picknickplek en wijs één persoon aan voor afval en schoonmaak.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een barbecuepicknick organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met het reserveren van de plek en het versturen van uitnodigingen. Verzamel dieetwensen binnen 2 weken en bevestig het definitieve aantal gasten 5 tot 7 dagen voor de datum.
Hoeveel drank moet ik meenemen voor een barbecuepicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor 20 gasten betekent dat bij 4 uur minimaal 100 drankjes, verdeeld over water, frisdrank en alcoholische opties.
Wanneer moet ik vlees en salades voorbereiden voor een barbecuepicknick?: Bereid salades, marinades en geportioneerd vlees de dag ervoor. Bewaar alles gekoeld en zet dranken minimaal 6 uur voor vertrek koud, zodat je op locatie alleen nog hoeft op te bouwen en te grillen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een barbecuepicknick op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw van partytenten, tafels, stoelen, dekens, buffet en bar. Kom bij voorkeur 2 uur vooraf als de locatie groot is of als je materiaal vanaf de parkeerplaats moet vervoeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.