Zo organiseer je een barbecuelunch zonder stress

Begin met het aantal gasten en werk daarna terug vanaf het moment waarop je wilt eten. Verzamel dieetwensen voordat je het menu en de hoeveelheden vastlegt, en regel barbecues, tafels, stoelen en beschutting vroeg genoeg. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke volgorde: eerst koelen en voorbereiden, daarna opbouwen, veilig aansteken en het buffet aanvullen. Zo voorkom je dat gasten wachten terwijl groenten nog gewassen worden of het vlees nog gemarineerd moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Aantal gasten bevestigen
5
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
6
Barbecues reserveren
7
Extra tafels en stoelen regelen
8
Weersverwachting controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Materialen controleren
2 personen
11
Dranken koud zetten
2 personen
12
Groenten en fruit wassen
2 personen
13
Vlees en vegetarisch eten marineren
2 personen
14
Salades voorbereiden
2 personen
15
Dessert portioneren
16
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
17
Partytenten opbouwen
3 personen
18
Barbecues veilig plaatsen
2 personen
19
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
20
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
21
Decoratie ophangen
2 personen
22
Ingrediënten uit koeling halen
2 personen
23
Barbecues aansteken
2 personen
24
Buffet aanvullen voor opening
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Vlees en groenten grillen
3 personen
27
Gerechten en salades serveren
2 personen
28
Dieetgerechten apart serveren
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
31
Dessert en fruit serveren
2 personen
32
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
33
Laatste ronde drankjes verzorgen
34
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Etensresten veilig verpakken
2 personen
36
Barbecues laten afkoelen
2 personen
37
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Servies en bestek afwassen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Decoratie verwijderen
2 personen
42
Materialen terugbrengen
2 personen
43
Koelboxen leegmaken en drogen
44
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 2
Tafelkleedklemmenaantal 24

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminium schalenaantal 8
Vleesthermometersaantal 2

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 8
Feestslingersaantal 6
Menukaartenaantal 6
Afvalbordjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik dat aantal ook voor het menu, de drankvoorraad en het aantal zitplaatsen; houd voor onverwachte eters ongeveer 5% extra porties aan.
Plan de koude voorbereiding de avond ervoor: was groenten en fruit, maak salades en marineer vlees en vegetarische ingrediënten. Portioneer het dessert dan meteen, zodat je op de dag zelf minder snij- en afwaswerk hebt.
Zet drank minstens 3 uur voor aankomst in koelboxen en richt een apart drankpunt in. Zo blijft het buffet overzichtelijk en hoef je niet tijdens het grillen glazen en flessen te zoeken.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Bouw partytenten vroeg op, gebruik tafelkleedklemmen bij wind en plaats barbecues op een stabiele plek, niet onder een tent of vlak naast gasten.
Werk op de dag zelf terug vanaf de opening: zet tafels, stoelen en buffet klaar, leg servies en bestek neer, haal gekoelde ingrediënten pas vlak voor het grillen uit de koeling en steek de barbecues op tijd aan. Reken minimaal 45 minuten voor opbouw en voorverwarmen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet ik een barbecuelunch organiseren?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf, zodat je dieetwensen en aanmeldingen kunt verzamelen. Bevestig het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen voor de lunch en controleer het weer 48 uur vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een barbecuelunch klaar te zetten?: Plan minstens 2 uur voor de volledige opbouw en voorbereiding op de dag zelf. Begin ongeveer 45 minuten voor aankomst met tafels, buffet en servies, zodat de barbecues nog kunnen voorverwarmen voordat gasten arriveren.
Wanneer moet ik het vlees en vegetarische eten marineren?: Marineer het vlees en de vegetarische ingrediënten bij voorkeur de avond ervoor, zodat ze 8 tot 12 uur smaak kunnen opnemen. Bewaar alles gekoeld en haal het pas kort voor het grillen uit de koeling.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een barbecuelunch?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet minstens 3 uur vooraf voldoende gekoelde drank klaar en voorzie daarnaast altijd water en warme dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.