Barbecuefestival organiseren: checklist en planning
Een barbecuefestival vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en kolen regelen. Je moet bezoekers, dieetwensen, tafels, barbecues, koeling en brandveiligheid op elkaar afstemmen. Begin enkele weken vooraf met de gastenlijst en reserveringen, rond het menu tijdig af en controleer op de dag zelf vooral koeling, brandstof en weersomstandigheden. Met deze checklist werk je van uitnodiging tot afbouw in een vaste volgorde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tafels en stoelen reserveren
Barbecueapparatuur reserveren
Menu en allergenen bepalen
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Bezoekerslijst bijwerken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Marinades voorbereiden
2 personen
Desserts portioneren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Barbecuebrandstof controleren
2 personen
Locatie nalopen
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Barbecues veilig plaatsen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Salades en sauzen klaarzetten
3 personen
Vegetarische gerechten apart zetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Barbecues aansteken
3 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Dranken uitserveren
2 personen
Vlees en groenten grillen
4 personen
Gerechten uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Barbecues veilig uitdoven
3 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Nazorg
Servies en bestek verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Biertafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 2
- Stoelenaantal 60
- Biertafelbankenaantal 4
- Kapstok
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 70
- Kommetjesaantal 60
- Besteksetsaantal 70
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 10
- Opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Barbecuesaantal 3
- Gasflessenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Kernthermometersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Heetwaterketelsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Brandblussersaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Keukenmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 10
- Ovenschalenaantal 6
- Vleestangenaantal 6
Decoratie
- Slingersaantal 8
- Menubordenaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handwasstationsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en leg allergenen per gerecht vast. Zo voorkom je dat vegetarische of allergievrije opties pas tijdens het grillen worden bedacht.
- Reserveer tafels, stoelen, partytenten en barbecues zodra het aantal aanmeldingen bekend is. Controleer daarnaast minimaal 3 dagen vooraf of alle leveringen nog op tijd komen.
- Koel vlees, dranken en andere bederfelijke producten direct na ontvangst. Zet het vlees apart van salades en desserts en gebruik een kernthermometer om de garing te controleren.
- Maak het drankpunt en buffet vóór de eerste gasten arriveren. Zet serveertangen, opscheplepels, borden en bekers klaar per onderdeel, zodat gasten niet met hetzelfde hulpmiddel verschillende gerechten aanraken.
- Controleer op de ochtend zelf de plaatsing van barbecues, gasflessen, verlengkabels en brandblussers. Houd looproutes vrij en zet afvalbakken op minstens 2 zichtbare plekken bij het buffet en drankpunt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een barbecuefestival organiseren?
- Begin ongeveer 4 weken vooraf met uitnodigingen, reserveringen en het verzamelen van aanmeldingen. Rond menu, dieetwensen en leveringen uiterlijk 7 dagen voor het festival af.
- Hoeveel barbecuevlees heb ik nodig per persoon?
- Reken voor volwassenen op ongeveer 300 tot 400 gram rauw vlees per persoon als er ook brood, groenten, salades en desserts zijn. Voor kinderen is 150 tot 250 gram meestal voldoende.
- Hoeveel drank moet ik voorzien voor een barbecuefestival?
- Reken tijdens het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd voldoende water, zeker bij warm weer of een lange middag buiten.
- Wanneer moet ik de barbecue en het buffet opbouwen?
- Start 2 tot 3 uur voor aankomst van de gasten met tenten, tafels, stoelen en het buffet. Begin pas met het aansteken van de barbecues wanneer de opstelling, brandblussers en veilige looproutes gecontroleerd zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!