Baanwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een baanwedstrijd organiseren vraagt meer dan een datum en een startlijst. Je regelt vooraf de baan, vergunning, verzekering, categorieën, officials en tijdwaarneming. Daarna volgen inschrijvingen, licentiecontroles, catering, parkeerinformatie en de indeling van vrijwilligers. Plan het drukwerk, de communicatie en reserveapparatuur niet op het laatste moment: zonder startnummers, portofoons, stopwatches of een werkende printer loopt de wedstrijddag snel vertraging op. Deze checklist bundelt 77 taken en 92 spullen in de volgorde waarin je ze nodig hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum en baan vastleggen
2 personen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement vaststellen
3 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Officials en juryleden vastleggen
Tijdwaarnemers vastleggen
EHBO-bezetting vastleggen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Licenties en categorieën controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst publiceren
Reserveringen voor baan en ruimtes maken
Juryruimte reserveren
Catering bestellen
Dranklevering bestellen
Huurmaterialen reserveren
Omroeptekst voorbereiden
2 personen
Plattegrond voor deelnemers maken
Parkeerinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
Startnummers en rugnummers maken
2 personen
Wedstrijdformulieren afdrukken
Prijzen en medailles controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal bij elkaar zetten
3 personen
Startlijst en schema kopiëren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Baan en publieksruimte inspecteren
3 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Afzethekken plaatsen
4 personen
Pijlen en informatieborden plaatsen
3 personen
Verlichting en kabels controleren
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Officials ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Transponders uitgeven
2 personen
Rennersbriefing geven
2 personen
Publiek welkom heten
Wedstrijdonderdelen omroepen
Start- en finishregistratie uitvoeren
3 personen
Rondes en tijden noteren
3 personen
Veiligheid langs de baan bewaken
4 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en tafels bijhouden
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Transponders innemen
2 personen
Laatste mededelingen omroepen

Nazorg

Wedstrijdformulieren archiveren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers uitslagen mailen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Cateringresten opruimen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Baan en publieksruimte schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Afzethekken verwijderen
4 personen
Borden en markeringen verwijderen
3 personen
Techniek en kabels afbouwen
3 personen
Materialen tellen en opslaan
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Partytentenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 4
Jurytafel
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 8

Sportmateriaal

Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 24
Markeerlintaantal 6
Startnummersaantal 150
Rugnummersaantal 150
Transpondersaantal 100
Reservefietsenaantal 2
Fietsstandaardsaantal 20
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 6
Startpistool
Reservepatronenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Paraplu'saantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Reserveprinter
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafoon
Omroepinstallatie
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijenaantal 40
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 6
Rekenmachinesaantal 4
USB-sticksaantal 4
Labelprintersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koffiefiltersaantal 200
Thermosbekersaantal 40
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Start- en finishbordenaantal 2
Richtingsbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Sponsorbannersaantal 8
Vlaggenaantal 12
Vloerstickersaantal 40
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Permanentmarkersaantal 12
Printpapieraantal 5
Plakbandaantal 8
Ducttapeaantal 6
Touwaantal 4
Schaaraantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 6
Afvalknijpersaantal 6
Vuilniscontainersaantal 8
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijddatum en baan eerst vast en controleer daarna direct de vergunning en verzekering. Reserveer tegelijk de juryruimte, kleedkamers en andere ruimtes, zodat je later niet met een passend schema zonder beschikbare locatie zit.
Werk met vaste deadlines voor inschrijvingen en publiceer de startlijst pas nadat licenties, categorieën en dieetwensen zijn gecontroleerd. Plan minimaal één controle vóór de wedstrijddag om ontbrekende gegevens te vinden.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat officials, juryleden, tijdwaarnemers en EHBO-bezetting zijn vastgelegd. Geef elke vrijwilliger daarna een taak, tijdstip en korte briefing; alleen een algemene oproep levert op de wedstrijddag gaten op.
Test de tijdwaarneming, laptop, tablets, printer, stopwatches, portofoons en omroepinstallatie vooraf. Leg een reserveprinter, verlengkabels en extra startpistoolpatronen klaar, want een kleine technische storing kan een hele startgroep ophouden.
Stuur parkeerinformatie, de plattegrond en praktische deelnemersinformatie vóór de wedstrijddag mee. Controleer op locatie ook de route met afzethekken, verkeerskegels en markeerlint, plus de opstelling van tafels, podiumblokken en fietsstandaards.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een baanwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de wedstrijddatum, baanreservering, vergunning en verzekering. Plan de inschrijving en uitnodigingen daarna ruim vóór de laatste 2 tot 4 weken, zodat je tijd houdt voor controles en het wedstrijdschema.
Wanneer moet de startlijst van een baanwedstrijd klaar zijn?: Publiceer de startlijst nadat de inschrijving is gesloten en licenties en categorieën zijn gecontroleerd. Houd meestal 3 tot 7 dagen vóór de wedstrijd aan, zodat deelnemers fouten nog kunnen melden en je wijzigingen kunt verwerken.
Hoeveel tijdwaarnemers en officials heb ik nodig voor een baanwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal onderdelen en banen, maar leg voor elk onderdeel vooraf een verantwoordelijke official en voldoende tijdwaarnemers vast. Maak de definitieve bezetting uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd en bespreek de taken tijdens een briefing.
Wanneer bestel ik catering en drank voor een baanwedstrijd?: Bestel catering en drank zodra het deelnemersaantal redelijk vaststaat, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verzamel dieetwensen vóór de bestelling en controleer de levering, koeling en uitgifte opnieuw op de dag vóór de wedstrijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.