Checklist pour organiser une course sur piste

Une course sur piste demande de coordonner le circuit, les autorisations, les inscriptions et le chronométrage bien avant le jour J. Commencez par fixer la date et le terrain, puis verrouillez le règlement, les catégories et les officiels. Les dernières semaines servent surtout à contrôler les licences, répartir les bénévoles et confirmer le matériel. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’à l’accueil des coureurs et la remise des médailles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le circuit de la compétition
2 personnes
Demander une autorisation de compétition
Vérifier l’assurance
Établir le règlement du concours
3 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Recenser les officiels et les jurés
Prévoir des chronométreurs
Assurer la présence des secours
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les licences et les catégories
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier la liste de départ
Réserver les espaces et le terrain
Réserver la salle du jury
Commander le catering
Commander la livraison de boissons
Réserver le matériel de location
Préparer le texte d’annonce
2 personnes
Créer un plan pour les participants
Envoyer les infos de parking
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Créer les dossards et les numéros de départ
2 personnes
Imprimer les formulaires de compétition
Vérifier les prix et les médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Copier la liste de départ et le programme
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Inspecter le parcours et la zone du public
3 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Installer des flèches et des panneaux d'information
3 personnes
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les officiels
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Remettre les transpondeurs
2 personnes
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
Accueillir le public
Annoncer les épreuves du concours
Effectuer l'enregistrement au départ et à l'arrivée
3 personnes
Noter les manches et les horaires
3 personnes
Surveiller la sécurité le long du parcours
4 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer les déchets et les tables
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Récupérer les transpondeurs
2 personnes
Annoncer les derniers avis

Suivi

Archiver les formulaires de compétition
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer les résultats aux participants
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Ranger les restes du catering
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le terrain et la zone du public
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
Retirer les panneaux et les marquages
3 personnes
Démonter la technique et les câbles
3 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 60
Tentes de réceptionqté 3
Tables de logeqté 4
Table du jury
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 24
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 150
Dossardsqté 150
Transpondeursqté 100
Vélos de réserveqté 2
Supports à vélosqté 20
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 6
Pistolet de départ
Cartouches de rechangeqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Parapluiesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Imprimante de secours
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pilesqté 40
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 6
Calculatricesqté 4
Clés USBqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Filtres à caféqté 200
Mugs isothermesqté 40
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Panneaux de départ et d'arrivéeqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du programmeqté 20
Bannières sponsorsqté 8
Drapeauxqté 12
Autocollants de solqté 40
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Marqueurs permanentsqté 12
Papier d’impressionqté 5
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Pompes de désinfectionqté 6
Pinces à déchetsqté 6
Conteneurs à déchetsqté 8
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le circuit avant de lancer les inscriptions : l’autorisation de compétition, l’assurance et la réservation du terrain dépendent de ces deux éléments.
Publiez le règlement avec les catégories, les conditions de participation et les horaires dès l’ouverture des inscriptions. Prévoyez ensuite une vérification des licences et des catégories pour chaque participant.
Ne laissez pas la sécurité au dernier moment : confirmez la présence des secours et installez les barrières, cônes et rubalise avant l’arrivée des coureurs.
Préparez un vrai plan de fonctionnement pour le chronométrage : chronomètres, transpondeurs, ordinateur, imprimante et imprimante de secours doivent être testés avant le jour de la course.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant l’épreuve : parking, plan pour les participants, horaires, retrait des dossards et besoins alimentaires. Faites aussi un briefing des bénévoles avant leur prise de poste.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course sur piste ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, vérifier l’assurance, réserver le circuit et le matériel, ouvrir les inscriptions, puis confirmer les officiels et les secours.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course sur piste ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant la compétition. Fermez-les quelques jours avant l’épreuve afin de traiter les licences, les catégories, les besoins alimentaires et la liste de départ.
Que faut-il prévoir pour le chronométrage ?: Préparez au minimum des chronomètres, des transpondeurs, un ordinateur portable et une imprimante. Ajoutez une imprimante de secours et testez tout le matériel au plus tard la veille.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le plan, les indications de parking et les horaires au moins 7 jours avant la course. Renvoyez un rappel 24 à 48 heures avant avec les éventuelles dernières consignes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.