Bahnwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bahnwettbewerb braucht mehr als eine reservierte Bahn und eine Startliste. Du musst Genehmigung, Reglement, Kategorien, Jury, Zeitnahme und Erste Hilfe frühzeitig festlegen und anschließend Anmeldung, Lizenzen und Ablauf koordinieren. Kurz vor dem Termin entscheiden klare Lagepläne, Funkgeräte, Startnummern und ein Helferbriefing darüber, ob der Wettkampftag ruhig läuft. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampftermin und Bahn festlegen
2 Personen
Wettkampfgenehmigung beantragen
Versicherung prüfen
Wettkampfreglement festlegen
3 Personen
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
Offizielle und Jury-Mitglieder festlegen
Zeitnehmer festlegen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Lizenzen und Kategorien prüfen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startliste veröffentlichen
Reservierungen für Bahn und Räume vornehmen
Juroraum reservieren
Catering bestellen
Getränkelieferung bestellen
Leihmaterialien reservieren
Durchsagetext vorbereiten
2 Personen
Lageplan für Teilnehmer erstellen
Parkinformationen versenden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Briefing für Freiwillige erstellen
Startnummern und Rückennummern erstellen
2 Personen
Spielformulare ausdrucken
Preise und Medaillen prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Material zusammenstellen
3 Personen
Startliste und Zeitplan kopieren
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Bahn und Zuschauerbereich inspizieren
3 Personen
Start- und Zielzone markieren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
Pfeile und Informationsschilder anbringen
3 Personen
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Zeitnahme testen
3 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Offizielle empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Transponder ausgeben
2 Personen
Fahrerbesprechung geben
2 Personen
Publikum willkommen heißen
Wettkampfteile ausrufen
Start- und Zielregistrierung durchführen
3 Personen
Runden und Zeiten notieren
3 Personen
Sicherheit entlang der Strecke überwachen
4 Personen
Catering ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall und Tische im Blick behalten
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Transponder einsammeln
2 Personen
Letzte Mitteilungen durchgeben

Nachbereitung

Wettkampfformulare archivieren
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmenden die Ergebnisse mailen
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
Cateringreste aufräumen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Bahn und Zuschauerbereich reinigen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Absperrgitter entfernen
4 Personen
Schilder und Markierungen entfernen
3 Personen
Technik und Kabel abbauen
3 Personen
Materialien zählen und lagern
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 10
StühleAnz. 60
PartyzelteAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 4
Jurytisch
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
UmkleidebänkeAnz. 8

Sportmaterial

AbsperrgitterAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 24
AbsperrbandAnz. 6
StartnummernAnz. 150
StartnummernAnz. 150
TransponderAnz. 100
ErsatzfahrräderAnz. 2
FahrradständerAnz. 20
BühnenblöckeAnz. 3
MedaillenAnz. 30
BecherAnz. 6
Startpistole
ErsatzpatronenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12
RegenschirmeAnz. 6

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
Drucker
Ersatzdrucker
StoppuhrenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 10
Megafon
Beschallungsanlage
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
BatterienAnz. 40
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
HandlampenAnz. 6
TaschenrechnerAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
EtikettendruckerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlcontainerAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
KaffeefilterAnz. 200
ThermobecherAnz. 40
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

Start- und ZielschilderAnz. 2
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
SponsorenbannerAnz. 8
FahnenAnz. 12
BodenaufkleberAnz. 40
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 12
PermanentmarkerAnz. 12
DruckpapierAnz. 5
KlebebandAnz. 8
GewebeklebebandAnz. 6
SeilAnz. 4
SchereAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 6
AbfallzangenAnz. 6
MüllcontainerAnz. 8
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Bahn mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Beantrage die Wettkampfgenehmigung und prüfe die Versicherung, bevor du Einladungen verschickst oder Räume reservierst.
Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor dem Wettbewerb. Fordere dabei Lizenzen, Kategorien und Ernährungswünsche ab, damit du die Startliste nicht kurz vor dem Termin neu aufbauen musst.
Plane für Jury, Zeitnahme und Erste Hilfe jeweils eine konkrete Besetzung mit Ersatzperson. Teste Stoppuhren, Tablets, Laptop, Drucker, Funkgeräte und Beschallungsanlage spätestens am Vortag.
Bestelle Catering und Getränke nach der gemeldeten Teilnehmerzahl und ergänze eine Reserve von etwa 10 Prozent. Kläre außerdem früh, wo Juroraum, Umkleidetische, Fahrradständer und Ersatzfahrräder stehen.
Schicke Lageplan, Parkinformationen und Startzeiten mindestens 5 Tage vorher an Teilnehmer und Helfer. Führe am Veranstaltungstag ein Briefing von 20 bis 30 Minuten durch und erkläre Absperrgitter, Verkehrskegel, Funkkanäle und den Ablauf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Bahnwettbewerb anmelden?: Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Bahn, Genehmigung und Versicherung. Die Ausschreibung und das Anmeldeformular sollten spätestens 6 Wochen vor dem Wettbewerb veröffentlicht sein.
Wann sollte die Startliste für einen Bahnwettbewerb fertig sein?: Veröffentliche eine vorläufige Startliste etwa 10 Tage vorher, nachdem Lizenzen und Kategorien geprüft wurden. Die endgültige Version sollte spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Wettkampf an Teilnehmer, Jury und Zeitnahme gehen.
Wie viele Helfer braucht ein Bahnwettbewerb?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Organisation, Jury, Zeitnahme, Erste Hilfe und Teilnehmerbetreuung ein, zusätzlich zu den Strecken- und Aufbauhelfern. Für jede kritische Funktion sollte eine Ersatzperson benannt werden; das Briefing dauert meist 20 bis 30 Minuten.
Was muss man für die Zeitnahme beim Bahnwettbewerb bereitstellen?: Halte mindestens zwei funktionsfähige Stoppuhren sowie Laptop oder Tablets für die Erfassung bereit. Teste außerdem Drucker, Transponder und Funkgeräte am Vortag und lege Ersatzakkus oder eine alternative Papiererfassung bereit.

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