Zo organiseer je een atletiekwedstrijd

Een atletiekwedstrijd organiseren begint niet met materiaal klaarzetten, maar met een haalbaar wedstrijdformat en een strak tijdschema. Leg daarna de locatie, officials, elektronische tijdmeting, vergunningen en verzekering vast voordat je inschrijvingen opent. Zodra het aantal deelnemers bekend is, maak je startlijsten en deel je vrijwilligers, jury en EHBO in. In de laatste week draait alles om controle: nummers, meetmateriaal, medailles, weersverwachting en gekoelde catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
3 personen
2
Disciplines en tijdschema bepalen
3 personen
3
Wedstrijdlocatie reserveren
4
Officials reserveren
2 personen
5
Elektronische tijdmeting reserveren
6
Vergunningen controleren
7
Verzekering controleren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Deelnemers aanmelden
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Startlijsten samenstellen
2 personen
13
Deelnemersbevestigingen versturen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
EHBO-bezetting vastleggen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Wedstrijdnummers drukken
2 personen
20
Startlijsten afdrukken
21
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Materialen controleren
3 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Catering gekoeld opslaan
2 personen
26
Startpakketten samenstellen
3 personen
27
Terrein inspecteren
2 personen
28
Inschrijvingstafel opstellen
2 personen
29
Wedstrijdsecretariaat inrichten
3 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Parcours uitzetten
4 personen
33
Start- en finishlijn markeren
2 personen
34
Horden plaatsen
3 personen
35
Atletiekmateriaal klaarzetten
4 personen
36
Windmeters installeren
2 personen
37
Tijdmeting installeren
3 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
EHBO-tafel inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Startnummers sorteren
2 personen
43
Jurytafels inrichten
3 personen
44
Omroepteksten klaarleggen
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

46
Inschrijving openen
4 personen
47
Startpakketten uitdelen
3 personen
48
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
49
Warming-up begeleiden
2 personen
50
Openingsbriefing geven
2 personen
51
Deelnemers naar start brengen
3 personen
52
Wedstrijden begeleiden
8 personen
53
Tijden en resultaten registreren
3 personen
54
Technische resultaten registreren
3 personen
55
Atleten naar onderdelen verwijzen
3 personen
56
Publiek informeren
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Koffie en thee bijvullen
2 personen
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Toiletartikelen bijvullen
63
Tussenstanden publiceren
2 personen
64
Finales aankondigen
65
Finales begeleiden
6 personen
66
Einduitslagen controleren
3 personen
67
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
68
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
69
Einduitslagen uitdelen
2 personen
70
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

71
Wedstrijdmateriaal verzamelen
5 personen
72
Tijdmeting uitschakelen
2 personen
73
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
74
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
75
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Catering opruimen
3 personen
78
Afval verzamelen
3 personen
79
Terrein schoonmaken
5 personen
80
Wedstrijdlocatie controleren
2 personen
81
Resultaten online publiceren
2 personen
82
Deelnemersresultaten versturen
83
Materialen inventariseren
2 personen
84
Geleende materialen retourneren
2 personen
85
Huurmaterialen retourneren
2 personen
86
Ongebruikte catering opruimen
2 personen
87
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 8
Hordenaantal 24
Estafettestokkenaantal 12
Kogelsaantal 6
Discuswerpersaantal 6
Disciaantal 6
Speerwerpersaantal 6
Sperenaantal 6
Hoogspringlattenaantal 4
Hoogspringstandaardsaantal 2
Hoogspringmat
Meetlintenaantal 6
Meetstokkenaantal 4
Wisselvakkenaantal 8
Pionnenaantal 40
Parcourslintaantal 4
Startpistool
Startpistoolmunitieaantal 30
Vlaggen roodaantal 8
Vlaggen witaantal 8
Windzakkenaantal 4
Sporthorlogesaantal 6
Reserveballenaantal 6
Jurykoffersaantal 6
Klembordenaantal 12
Juryfluitjesaantal 12
Startnummersaantal 250
Startnummermagneetjesaantal 500
Medaillesaantal 120
Bekersaantal 24

Apparatuur

Elektronische tijdmeting
Windmetersaantal 2
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafon
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonaantal 2

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Jurytafelsaantal 6
Inschrijftafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Drankkoelingenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Buffetbakkenaantal 8
Isolatieboxenaantal 4
Broodmessenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Tangenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdbanierenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Infobordenaantal 8
Programmapostersaantal 20

Tips

Leg eerst vast welke disciplines je aanbiedt en hoeveel deelnemers per onderdeel aankunnen. Plan extra wisseltijd tussen loopnummers en technische onderdelen; uitloop bij één onderdeel werkt anders snel door in het hele schema.
Reserveer officials en elektronische tijdmeting vroeg, bij voorkeur voordat je het inschrijfformulier opent. Zonder voldoende juryleden voor starten, meten en verwerken van uitslagen kun je het programma niet betrouwbaar uitvoeren.
Maak de startlijsten pas definitief nadat aanmeldingen en eventuele dieetwensen zijn verwerkt. Druk startnummers, deelnemersbevestigingen en lijsten uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd, zodat wijzigingen nog kunnen worden opgevangen.
Geef vrijwilligers een korte schriftelijke instructie met hun plek, begintijd en overdrachtsmoment. Plan naast de wedstrijdleiding ook bezetting voor EHBO, ontvangst, materiaalbeheer en het bijhouden van uitslagen.
Doe de laatste materiaal- en weerscontrole uiterlijk de dag ervoor. Controleer onder meer startblokken, horden, werpmateriaal, hoogspringmateriaal, meetmiddelen, vlaggen, windzakken en reservebenodigdheden; zet gekoelde catering pas daarna op een vaste opslagplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een atletiekwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met format, locatie, officials, tijdmeting en vergunningen. Open de inschrijving pas wanneer deze basis vastligt, zodat je geen deelnemers werft voor een programma dat nog kan wijzigen.
Hoeveel officials heb je nodig voor een atletiekwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal disciplines en gelijktijdige onderdelen, maar plan per actief onderdeel minimaal een verantwoordelijke en voldoende juryleden voor meten, waarnemen en registreren. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en houd reservekrachten achter de hand.
Wanneer maak je de startlijsten voor atletiek?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en maak een voorlopige indeling zodra de inschrijving sluit. Stel de definitieve startlijsten 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd samen, nadat afmeldingen, deelnemersbevestigingen en startnummers zijn gecontroleerd.
Wat controleer je de dag voor een atletiekwedstrijd?: Controleer de locatie, alle sportmaterialen, startpistool en munitie, meetmiddelen, jurykoffers, klemborden, nummers, medailles en bekers. Bekijk ook de weersverwachting en zorg dat catering gekoeld kan worden opgeslagen; reserveer voor deze controle minstens 2 uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.