Leichtathletikwettkampf organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Leichtathletikwettkampf entscheidet nicht nur das Sportprogramm über den Ablauf, sondern vor allem die Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Format, Disziplinen und Zeitplan fest, bevor du Ort, Offizielle und Zeitmessung reservierst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Ausschreibung und Meldungen. Plane Helfer, Erste Hilfe, Material und Verpflegung so, dass am Wettkampftag keine Aufgabe zwischen Startlisten, Jurykoffern und Catering liegen bleibt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfformat festlegen
3 Personen
2
Disziplinen und Zeitplan festlegen
3 Personen
3
Wettkampfort reservieren
4
Offizielle reservieren
2 Personen
5
Elektronische Zeitmessung reservieren
6
Genehmigungen prüfen
7
Versicherung prüfen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldeformular öffnen
10
Teilnehmer anmelden
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Startlisten zusammenstellen
2 Personen
13
Teilnehmerbestätigungen versenden
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Ersthelfer-Besetzung festlegen
17
Catering bestellen
2 Personen
18
Preise und Medaillen bestellen
19
Wettkampfnummern drucken
2 Personen
20
Startlisten drucken
21
Freiwilligenanweisungen erstellen
2 Personen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Materialien prüfen
3 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Catering gekühlt lagern
2 Personen
26
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
27
Gelände inspizieren
2 Personen
28
Anmeldungstisch aufstellen
2 Personen
29
Wettkampfbüro einrichten
3 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Parcours aufbauen
4 Personen
33
Start- und Ziellinie markieren
2 Personen
34
Hürden aufstellen
3 Personen
35
Leichtathletikmaterial bereitstellen
4 Personen
36
Windmesser installieren
2 Personen
37
Zeitmessung installieren
3 Personen
38
Beschallungsanlage testen
2 Personen
39
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Startnummern sortieren
2 Personen
43
Jurytische einrichten
3 Personen
44
Durchsagetexte bereitlegen
45
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

46
Anmeldung öffnen
4 Personen
47
Startpakete verteilen
3 Personen
48
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
49
Aufwärmen betreuen
2 Personen
50
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
51
Teilnehmende zum Start bringen
3 Personen
52
Wettkämpfe begleiten
8 Personen
53
Zeiten und Ergebnisse registrieren
3 Personen
54
Technische Ergebnisse erfassen
3 Personen
55
Athleten den Disziplinen zuweisen
3 Personen
56
Publikum informieren
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke servieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Toilettenartikel auffüllen
63
Zwischenstände veröffentlichen
2 Personen
64
Finalrunden ankündigen
65
Finalen betreuen
6 Personen
66
Endergebnisse kontrollieren
3 Personen
67
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
68
Preisverleihung durchführen
4 Personen
69
Endergebnisse verteilen
2 Personen
70
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

71
Spielmaterial zusammenstellen
5 Personen
72
Zeitmessung deaktivieren
2 Personen
73
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
74
Zelte und Dekoration abbauen
4 Personen
75
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Catering aufräumen
3 Personen
78
Abfall sammeln
3 Personen
79
Gelände reinigen
5 Personen
80
Veranstaltungsort prüfen
2 Personen
81
Ergebnisse online veröffentlichen
2 Personen
82
Teilnehmerergebnisse versenden
83
Materialien inventarisieren
2 Personen
84
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
85
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
86
Nicht verwendetes Catering aufräumen
2 Personen
87
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

StartblöckeAnz. 8
HürdenAnz. 24
StaffelstäbeAnz. 12
KugelnAnz. 6
DiskuswerferAnz. 6
DisciAnz. 6
SpeerwerferAnz. 6
SpeereAnz. 6
HochsprunglattenAnz. 4
HochsprungständerAnz. 2
Hochsprungmatte
MessbänderAnz. 6
MessstäbeAnz. 4
WechselgeldfächerAnz. 8
KegelAnz. 40
StreckenbandAnz. 4
Startpistole
StartpistolenkartuschenAnz. 30
Rote FahnenAnz. 8
Weiße FahnenAnz. 8
WindsäckeAnz. 4
SportuhrenAnz. 6
ErsatzbälleAnz. 6
JurykofferAnz. 6
KlemmbretterAnz. 12
JurypfeifenAnz. 12
StartnummernAnz. 250
StartnummermagneteAnz. 500
MedaillenAnz. 120
BecherAnz. 24

Ausstattung

Elektronische Zeitmessung
WindmesserAnz. 2
LaptopAnz. 2
DruckerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
Megafon
LautsprecherboxenAnz. 2
MikrofonAnz. 2

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 14
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
JurytischeAnz. 6
AnmeldetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
GetränkekühlerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
KaraffenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 8
IsolierboxenAnz. 4
BrotmesserAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
ZangenAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

HandseifenspenderAnz. 6
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

WettkampfbannerAnz. 8
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
Programmatische PosterAnz. 20

Tipps

Lege die Disziplinen und den Zeitplan früh fest und prüfe die Überschneidungen: Eine Person kann nicht gleichzeitig im Hochsprung und bei einem Lauf starten. Plane für jede Disziplin außerdem Auf- und Abbauzeiten ein.
Reserviere Wettkampfort, Offizielle und elektronische Zeitmessung, sobald das Format steht. Gerade bei einem festen Wettkampftermin lassen sich diese drei Punkte nicht zuverlässig kurzfristig nachholen.
Öffne die Anmeldung erst mit einem klaren Meldeschluss und erfasse neben den Startdaten auch Ernährungswünsche. Verschicke Teilnehmerbestätigungen anschließend gesammelt und erstelle daraus die Startlisten.
Teile Freiwillige nach Stationen ein und gib ihnen schriftliche Anweisungen. Für Start, Lauf- und Sprungwettbewerbe brauchst du unterschiedliche Zuständigkeiten, außerdem eine festgelegte Ersthelfer-Besetzung.
Prüfe das Material spätestens am Vortag und lege Ersatz ein: Startblöcke, Hürden, Staffelstäbe, Messgeräte, Fahnen, Startpistole und Kartuschen müssen vor dem ersten Aufruf auffindbar sein. Kontrolliere die Wettervorhersage und lagere gekühltes Catering erst kurz vor der Ausgabe ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Leichtathletikwettkampf organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Format, Disziplinen und Termin. Ort, Offizielle und elektronische Zeitmessung solltest du direkt danach reservieren; Meldeschluss und Teilnehmerbestätigungen liegen idealerweise 1 bis 2 Wochen vor dem Wettkampf.
Wie erstellt man den Zeitplan für einen Leichtathletikwettkampf?: Ordne zuerst die Läufe und anschließend die technischen Wettbewerbe mit ihren benötigten Anlagen zu. Rechne pro Wettbewerb feste Wechsel- und Aufbauzeiten ein und prüfe jede Startliste gegen mögliche Überschneidungen.
Wie viele Helfer braucht ein Leichtathletikwettkampf?: Das hängt von Teilnehmerzahl und Disziplinen ab, aber plane jede Station mit mindestens 2 Personen und zusätzlich eine feste Person für die Koordination ein. Für Erste Hilfe sollte während der gesamten Veranstaltungszeit eine Besetzung feststehen.
Was muss man am Wettkampftag kontrollieren?: Prüfe vor dem ersten Start die Startnummern, Startlisten, Zeitmessung, Startpistole, Kartuschen und Messgeräte. Kontrolliere außerdem die Sportanlagen, die Beschilderung, die Helferanweisungen, das Catering und die Erreichbarkeit der Ersten Hilfe.

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