Organiser une compétition d’athlétisme, étape par étape

Commencez par fixer le format de la compétition, les disciplines et l’ordre des épreuves avant de réserver le lieu et les officiels. Le chronométrage électronique, les autorisations, l’assurance et les secours doivent être confirmés assez tôt, car ils conditionnent le déroulement de la journée. Les inscriptions viennent ensuite : prévoyez un délai pour les corriger et établir les listes de départ. La dernière phase sert surtout à contrôler le matériel, les bénévoles, la météo et le catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
3 personnes
2
Définir les disciplines et le planning
3 personnes
3
Réserver le lieu du concours
4
Réserver les officiels
2 personnes
5
Réserver le chronométrage électronique
6
Vérifier les autorisations
7
Vérifier l’assurance
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Inscrire les participants
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Établir les listes de départ
2 personnes
13
Envoyer les confirmations des participants
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Assurer la présence des secours
17
Commander le catering
2 personnes
18
Commander les prix et médailles
19
Imprimer les numéros de course
2 personnes
20
Imprimer les listes de départ
21
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Vérifier le matériel
3 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Stocker le catering au frais
2 personnes
26
Composer les kits de démarrage
3 personnes
27
Inspecter le site
2 personnes
28
Installer la table d’inscription
2 personnes
29
Installer le secrétariat de la compétition
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Mettre en place le parcours
4 personnes
33
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
34
Installer les haies
3 personnes
35
Mettre le matériel d'athlétisme en place
4 personnes
36
Installer les anémomètres
2 personnes
37
Installer le chronométrage
3 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Trier les dossards
2 personnes
43
Installer les tables du jury
3 personnes
44
Préparer les annonces
45
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

46
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
47
Distribuer les kits de départ
3 personnes
48
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
49
Animer l'échauffement
2 personnes
50
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
51
Conduire les participants au départ
3 personnes
52
Encadrer les matchs
8 personnes
53
Enregistrer les temps et les résultats
3 personnes
54
Enregistrer les résultats techniques
3 personnes
55
Orienter les athlètes vers leurs épreuves
3 personnes
56
Informer le public
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Servir les boissons
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
61
Vider les poubelles
2 personnes
62
Réapprovisionner les articles de toilette
63
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
64
Annoncer les finales
65
Encadrer les finales
6 personnes
66
Vérifier les résultats finaux
3 personnes
67
Préparer la remise des prix
3 personnes
68
Organiser la remise des prix
4 personnes
69
Distribuer les résultats finaux
2 personnes
70
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

71
Rassembler le matériel de compétition
5 personnes
72
Désactiver le chronométrage
2 personnes
73
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
74
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
75
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Ranger le service traiteur
3 personnes
78
Rassembler les déchets
3 personnes
79
Nettoyer le site
5 personnes
80
Vérifier le site de la compétition
2 personnes
81
Publier les résultats en ligne
2 personnes
82
Envoyer les résultats des participants
83
Inventorier le matériel
2 personnes
84
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
85
Retourner les matériels de location
2 personnes
86
Ranger la restauration non utilisée
2 personnes
87
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Blocs de départqté 8
Haiesqté 24
Témoins de relaisqté 12
Ballesqté 6
Disques à lancerqté 6
Disciqté 6
Lanceurs de javelotqté 6
Lancesqté 6
Barres de saut en hauteurqté 4
Poteaux de saut en hauteurqté 2
Tapis de saut en hauteur
Mètres rubansqté 6
Piquets de mesureqté 4
Compartiments d’échangeqté 8
Cônesqté 40
Ruban de parcoursqté 4
Pistolet de départ
Munitions pour le pistolet de départqté 30
Drapeaux rougesqté 8
Drapeaux blancsqté 8
Manches à airqté 4
Montres sportqté 6
Ballons de rechangeqté 6
Valises du juryqté 6
Presse-papiersqté 12
Sifflets du juryqté 12
Numéros de départqté 250
Aimants de dossardqté 500
Médaillesqté 120
Gobeletsqté 24

Équipement

Chronométrage électronique
Anémomètresqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphone
Enceintesqté 2
Microphoneqté 2

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tables du juryqté 6
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 12
Refroidisseurs de boissonsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs à buffetqté 8
Boîtes isothermesqté 4
Couteaux à painqté 6
Planches à découperqté 6
Pincesqté 12
Courses

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannières de compétitionqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Affiches du programmeqté 20

Conseils

Fixez les disciplines et le planning avant d’ouvrir les inscriptions : les listes de départ dépendent des horaires, des séries et des installations disponibles.
Réservez les officiels, le chronométrage électronique et les secours plusieurs semaines à l’avance. Sans ces intervenants, une compétition peut être prête sur le papier mais impossible à lancer.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les doublons, les catégories et les besoins alimentaires, puis envoyez les confirmations avant d’imprimer les numéros et les listes de départ.
Faites un contrôle du matériel la veille : blocs de départ, haies, témoins, disques, javelots, barres et tapis de saut doivent être présents et utilisables, pas seulement inscrits dans l’inventaire.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’épreuve et prévoyez une décision claire en cas de vent ou de pluie. Stockez aussi le catering au frais et répartissez les bénévoles avec des consignes écrites.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’athlétisme ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, les officiels, le chronométrage, les secours et les autorisations. Ajoutez une marge si plusieurs disciplines ou beaucoup de participants sont prévus.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition d’athlétisme ?: Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant la compétition. Ce délai permet de traiter les inscriptions, établir les listes de départ et envoyer les confirmations.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition d’athlétisme ?: Le nombre dépend des disciplines et des postes, mais répartissez les bénévoles au minimum 1 à 2 semaines avant l’événement. Donnez à chacun une consigne écrite avec son horaire, sa zone et son responsable.
Quand vérifier le matériel et la météo ?: Contrôlez le matériel complet la veille et vérifiez les prévisions à 48 heures, puis de nouveau le matin de la compétition. Cette dernière vérification permet d’ajuster l’organisation en cas de vent ou de pluie.

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