Checklist atletiekwedstrijd organiseren
Een atletiekwedstrijd organiseren vraagt meer dan een baan en een startlijst. Je legt eerst het wedstrijdformat, de disciplines en het tijdschema vast; daarna regel je locatie, officials, tijdmeting, vergunningen en verzekering. In de laatste weken komen inschrijvingen, vrijwilligers, materiaal, catering en prijzen samen. Deze checklist helpt je de 87 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat startnummers, jurykoffers, EHBO en gekoelde catering niet pas op de wedstrijddag worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
3 personen
Disciplines en tijdschema bepalen
3 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Officials reserveren
2 personen
Elektronische tijdmeting reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Deelnemers aanmelden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startlijsten samenstellen
2 personen
Deelnemersbevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Catering bestellen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Wedstrijdnummers drukken
2 personen
Startlijsten afdrukken
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Materialen controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Inschrijvingstafel opstellen
2 personen
Wedstrijdsecretariaat inrichten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Parcours uitzetten
4 personen
Start- en finishlijn markeren
2 personen
Horden plaatsen
3 personen
Atletiekmateriaal klaarzetten
4 personen
Windmeters installeren
2 personen
Tijdmeting installeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Jurytafels inrichten
3 personen
Omroepteksten klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Inschrijving openen
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Deelnemers naar start brengen
3 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Tijden en resultaten registreren
3 personen
Technische resultaten registreren
3 personen
Atleten naar onderdelen verwijzen
3 personen
Publiek informeren
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletartikelen bijvullen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Finales aankondigen
Finales begeleiden
6 personen
Einduitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Einduitslagen uitdelen
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal verzamelen
5 personen
Tijdmeting uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Wedstrijdlocatie controleren
2 personen
Resultaten online publiceren
2 personen
Deelnemersresultaten versturen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Ongebruikte catering opruimen
2 personen
Facturen en bonnetjes archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Startblokkenaantal 8
- Hordenaantal 24
- Estafettestokkenaantal 12
- Kogelsaantal 6
- Discuswerpersaantal 6
- Disciaantal 6
- Speerwerpersaantal 6
- Sperenaantal 6
- Hoogspringlattenaantal 4
- Hoogspringstandaardsaantal 2
- Hoogspringmat
- Meetlintenaantal 6
- Meetstokkenaantal 4
- Wisselvakkenaantal 8
- Pionnenaantal 40
- Parcourslintaantal 4
- Startpistool
- Startpistoolmunitieaantal 30
- Vlaggen roodaantal 8
- Vlaggen witaantal 8
- Windzakkenaantal 4
- Sporthorlogesaantal 6
- Reserveballenaantal 6
- Jurykoffersaantal 6
- Klembordenaantal 12
- Juryfluitjesaantal 12
- Startnummersaantal 250
- Startnummermagneetjesaantal 500
- Medaillesaantal 120
- Bekersaantal 24
Apparatuur
- Elektronische tijdmeting
- Windmetersaantal 2
- Laptopaantal 2
- Printersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Portofoonsaantal 12
- Megafon
- Geluidsboxenaantal 2
- Microfoonaantal 2
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Jurytafelsaantal 6
- Inschrijftafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 12
- Drankkoelingenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Schenkkanenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Buffetbakkenaantal 8
- Isolatieboxenaantal 4
- Broodmessenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Tangenaantal 12
- Boodschappen
Schoonmaak
- Handzeepdispensersaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Afvalgrijpersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdbanierenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Infobordenaantal 8
- Programmapostersaantal 20
Tips
- Plan de elektronische tijdmeting en officials vroeg: zonder tijdwaarnemers, juryleden en een duidelijke taakverdeling kan het tijdschema direct uitlopen. Maak ook een korte vrijwilligersinstructie met meldtijd en post per persoon.
- Controleer per discipline het materiaal afzonderlijk. Denk naast startblokken en horden ook aan wisselvakken, meetlinten, meetstokken, windzakken en reserveonderdelen; één ontbrekend onderdeel kan een onderdeel stilleggen.
- Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk aanmeldingen vooraf, stel startlijsten samen en verstuur deelnemersbevestigingen, zodat je startnummers en startnummermagneetjes op aantallen kunt voorbereiden.
- Leg EHBO-bezetting en weerscenario’s uiterlijk in de laatste week vast. Controleer dan ook de weersverwachting, de staat van het parcourslint en de beschikbaarheid van rode en witte vlaggen.
- Bestel catering op basis van de definitieve deelnemers- en vrijwilligersaantallen en verzamel dieetwensen vóór de bestelling. Plan gekoelde opslag op locatie; eten en drinken dat uren ongekoeld blijft, is niet bruikbaar op de wedstrijddag.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een atletiekwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdformat, de locatie, officials, elektronische tijdmeting en vergunningen. Open daarna de inschrijving en plan de laatste materiaal- en vrijwilligerscontrole in de week voor de wedstrijd.
- Wanneer moet de inschrijving voor een atletiekwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving minimaal 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Je houdt dan tijd over om aanmeldingen te verwerken, startlijsten samen te stellen, deelnemersbevestigingen te versturen en startnummers te maken.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een atletiekwedstrijd?
- Het benodigde aantal hangt af van het aantal disciplines en deelnemers, maar maak voor elke jury-, baan-, ontvangst- en cateringpost een aparte indeling. Leg de definitieve bezetting uiterlijk 7 dagen vooraf vast en wijs per post een vervanger aan.
- Wanneer controleer je het materiaal voor een atletiekwedstrijd?
- Doe een volledige materiaalcontrole 3 tot 5 dagen vooraf en een korte hercontrole op de wedstrijddag. Controleer onder meer startblokken, horden, estafettestokken, werpmateriaal, hoogspringmateriaal, meetmiddelen, vlaggen en jurykoffers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!