Checklist pour organiser une compétition d’athlétisme

Une compétition d’athlétisme se prépare dans un ordre précis : format, disciplines, lieu, officiels, inscriptions, matériel et sécurité. Prévoyez les éléments qui bloquent souvent l’événement, comme le chronométrage électronique, les autorisations, l’assurance et la présence des secours. Les listes de départ, dossards et consignes bénévoles doivent être prêtes avant l’accueil des participants. Cette checklist rassemble les 87 tâches et 76 fournitures du plan, jusqu’au stockage au frais du catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
3 personnes
Définir les disciplines et le planning
3 personnes
Réserver le lieu du concours
Réserver les officiels
2 personnes
Réserver le chronométrage électronique
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Inscrire les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Envoyer les confirmations des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
Commander le catering
2 personnes
Commander les prix et médailles
Imprimer les numéros de course
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer le secrétariat de la compétition
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Mettre en place le parcours
4 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
Installer les haies
3 personnes
Mettre le matériel d'athlétisme en place
4 personnes
Installer les anémomètres
2 personnes
Installer le chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Préparer les annonces
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Conduire les participants au départ
3 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les temps et les résultats
3 personnes
Enregistrer les résultats techniques
3 personnes
Orienter les athlètes vers leurs épreuves
3 personnes
Informer le public
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les articles de toilette
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Annoncer les finales
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les résultats finaux
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Distribuer les résultats finaux
2 personnes
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
5 personnes
Désactiver le chronométrage
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Vérifier le site de la compétition
2 personnes
Publier les résultats en ligne
2 personnes
Envoyer les résultats des participants
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger la restauration non utilisée
2 personnes
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Blocs de départqté 8
Haiesqté 24
Témoins de relaisqté 12
Ballesqté 6
Disques à lancerqté 6
Disciqté 6
Lanceurs de javelotqté 6
Lancesqté 6
Barres de saut en hauteurqté 4
Poteaux de saut en hauteurqté 2
Tapis de saut en hauteur
Mètres rubansqté 6
Piquets de mesureqté 4
Compartiments d’échangeqté 8
Cônesqté 40
Ruban de parcoursqté 4
Pistolet de départ
Munitions pour le pistolet de départqté 30
Drapeaux rougesqté 8
Drapeaux blancsqté 8
Manches à airqté 4
Montres sportqté 6
Ballons de rechangeqté 6
Valises du juryqté 6
Presse-papiersqté 12
Sifflets du juryqté 12
Numéros de départqté 250
Aimants de dossardqté 500
Médaillesqté 120
Gobeletsqté 24

Équipement

Chronométrage électronique
Anémomètresqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphone
Enceintesqté 2
Microphoneqté 2

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tables du juryqté 6
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 12
Refroidisseurs de boissonsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs à buffetqté 8
Boîtes isothermesqté 4
Couteaux à painqté 6
Planches à découperqté 6
Pincesqté 12
Courses

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannières de compétitionqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Affiches du programmeqté 20

Conseils

Réservez le lieu, les officiels et le chronométrage électronique dès que le format et les disciplines sont fixés. Ces trois éléments conditionnent le planning et sont difficiles à remplacer au dernier moment.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les dossiers et établir les listes de départ. Envoyez ensuite les confirmations, les numéros de course et les éventuelles informations alimentaires sans attendre la veille.
Attribuez chaque zone à un bénévole ou à une équipe : départ, relais, sauts, lancers, accueil et ravitaillement. Remettez les consignes écrites avant le jour de la compétition, avec les horaires et les responsables.
Contrôlez le matériel discipline par discipline, puis prévoyez une vérification finale sur place. Les blocs de départ, haies, témoins, engins de lancer, barres, tapis, drapeaux et pistolet de départ ne doivent pas être découverts manquants à l’installation.
Consultez les prévisions météo avant l’événement et adaptez l’organisation des espaces extérieurs. Prévoyez aussi l’accès des secours, le stockage au frais du catering et un responsable pour les médailles et les résultats.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition d’athlétisme ?: Ouvrez-les dès que le format, les disciplines et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la compétition. Fixez une date de clôture plusieurs jours avant l’établissement des listes de départ afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il réserver les officiels et le chronométrage ?: Réservez les officiels et le chronométrage électronique au moins 6 semaines à l’avance. Gardez ensuite une marge d’une à deux semaines pour confirmer les horaires, les disciplines et les besoins techniques.
Quand préparer les listes de départ et les numéros de course ?: Préparez les listes de départ et imprimez les numéros de course après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Envoyez les confirmations dès que ces informations sont vérifiées.
Que vérifier la veille d’une compétition d’athlétisme ?: La veille, contrôlez le matériel, les prévisions météo, les autorisations, l’assurance, les bénévoles et la présence des secours. Vérifiez aussi que le catering est stocké au frais et que les listes, consignes et médailles sont prêtes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.