Checklist voor een atletiekvereniging open dag

Een open dag van een atletiekvereniging vraagt meer voorbereiding dan alleen een paar onderdelen klaarzetten. Leg eerst datum, accommodatie en programma vast en werk daarna toe naar promotie, aanmeldingen en de vrijwilligersindeling. Controleer ruim vooraf alle sportmaterialen, geluidsapparatuur en toegang tot de accommodatie. Op de dag zelf moeten deelnemers snel hun weg vinden naar inschrijving, kleedruimtes en de verschillende atletiekonderdelen. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportaccommodatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Trainers en begeleiders vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Programma en route publiceren
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Sleutels en toegang regelen
Deelnemerslijst afdrukken
Naamstickers voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Weersplan klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Sportstations uitzetten
4 personen
Atletiekmateriaal klaarzetten
3 personen
Pijlen en programmaborden plaatsen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Rondleiding geven
3 personen
Sprinttraining begeleiden
2 personen
Werptraining begeleiden
2 personen
Springtraining begeleiden
2 personen
Estafette begeleiden
3 personen
Jeugdspel begeleiden
3 personen
Wedstrijdinformatie uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Cateringvoorraad controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Foto's maken
Prijzen uitreiken
2 personen
Nieuwe leden informeren
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Barbecuehapjes serveren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Voorraad terugplaatsen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Foto's en deelnemerslijst archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Kleedhokrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 4
Estafettestokjesaantal 12
Hordenaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Slingerkogelsaantal 6
Werpsperenaantal 6
Kogelsaantal 6
Springtouwenaantal 10
Hoogspringlattenaantal 3
Hoogspringstandaardsaantal 2
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Startpistool
Nummerhesjesaantal 50
Medaillelintenaantal 50

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 15
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van ongeveer 30 tot 45 minuten en zet per onderdeel een trainer of begeleider vast. Zo weet je vooraf hoeveel toezicht nodig is bij horden, werponderdelen, springen en estafettes.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken vooraf en sluit het enkele dagen voor de open dag. Print de deelnemerslijst en maak naamstickers voordat de eerste bezoekers arriveren.
Maak de vrijwilligersindeling niet alleen voor het sportprogramma, maar ook voor ontvangst, catering, materiaalbeheer en opruimen. Plan per taak minstens één reservepersoon voor uitval op de dag zelf.
Controleer sportmateriaal en techniek uiterlijk 1 week vooraf op locatie. Test luidsprekers, microfoon, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen samen, omdat een losse aansluiting pas tijdens de opening veel tijd kost.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en leg een alternatief klaar voor onderdelen die niet veilig buiten kunnen. Zet partytenten, tafels, afvalbakken, koelboxen en thermoskannen op een plattegrond met een duidelijke plek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een atletiekvereniging open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en accommodatie. Regel trainers, begeleiders en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf en verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een atletiekvereniging open dag?: Reken op minimaal één begeleider per actief onderdeel en daarnaast op mensen voor ontvangst, catering, materiaal en opruimen. Voor een programma met 5 onderdelen kom je vaak uit op ongeveer 10 tot 14 vrijwilligers, inclusief 2 reserves.
Wanneer controleer je het materiaal voor een atletiek open dag?: Doe een volledige controle 7 dagen vooraf en een korte laatste check op de ochtend zelf. Test startblokken, horden, werpmateriaal, meetlinten, stopwatches en geluidsapparatuur op dezelfde locatie waar je ze gebruikt.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een atletiekvereniging open dag?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een weersplan en bepaal welke onderdelen je verplaatst, inkort of annuleert. Communiceer een definitieve wijziging uiterlijk de avond ervoor, zodat deelnemers en vrijwilligers niet voor een gesloten of onveilige activiteit komen te staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.