Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del club de atletismo

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando cada visitante sabe adónde ir, qué puede probar y quién le atiende. Este plan reúne 76 tareas y 52 materiales para coordinar la instalación, los permisos, los entrenadores, las inscripciones y las actividades de atletismo. También contempla lo que suele fallar a última hora: llaves, entregas, etiquetas, bebidas, previsión meteorológica y una alternativa si llueve. Sigue la checklist por fases y confirma cada responsable antes del día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la instalación deportiva
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Asignar entrenadores y monitores
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Colgar pósters
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Publicar el programa y la ruta
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Gestionar llaves y acceso
Imprimir la lista de participantes
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar el plan para lluvia
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar estaciones deportivas
4 personas
Preparar el material de atletismo
3 personas
Colocar flechas y carteles del programa
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
Anunciar la apertura
Guiar la visita
3 personas
Dirigir el entrenamiento de sprint
2 personas
Guiar el entrenamiento de lanzamiento
2 personas
Dirigir el entrenamiento de primavera
2 personas
Acompañar el relevo
3 personas
Dirigir el juego juvenil
3 personas
Repartir la información de la competición
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Comprobar el stock de catering
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Tomar fotos
Entregar premios
2 personas
Informar a los nuevos miembros
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Servir aperitivos de barbacoa
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver el stock al almacén
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Archivar las fotos y la lista de participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Percheros para vestuarioscant. 2
Papeleracant. 8

Material deportivo

Bloques de salidacant. 4
Testigos de relevocant. 12
Vallascant. 12
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 30
Pelotas de mariposacant. 6
Jabalinascant. 6
Balascant. 6
Cuerdas para saltarcant. 10
Listones de salto de alturacant. 3
Soportes de salto de alturacant. 2
Cintas métricascant. 4
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 8
Pistola de salida
Dorsalescant. 50
Cintas de medallacant. 50

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Cuencoscant. 20
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzascant. 8
Jarrascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 15
Mantelescant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la reserva de la instalación antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 4 semanas para comprobar permisos, seguro, accesos y disponibilidad de entrenadores y monitores.
Publica el formulario de inscripción con las preferencias dietéticas desde el principio. Imprime la lista de participantes y prepara las etiquetas con nombres como mínimo 24 horas antes, no durante la recepción.
Asigna voluntarios a puestos concretos: recepción, acompañamiento de grupos, material, avituallamiento y acceso. Prepara un cuadrante con turnos de 2 horas para evitar que una sola persona cubra toda la jornada.
Revisa el material deportivo por estaciones, no solo por categorías. Cuenta los conos, vallas, testigos, cronómetros y cintas métricas, y prueba con antelación el micrófono, los altavoces, los cables y las regletas.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y activa el plan para lluvia con tiempo suficiente. Confirma carpas, mesas, sillas, neveras y termos, y decide quién gestiona las llaves y el acceso desde la apertura hasta el cierre.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de atletismo?: Empieza al menos 4 semanas antes. Reserva la instalación y revisa permisos y seguro al principio; deja la comprobación final de entregas, material y accesos para las últimas 48 horas.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas de atletismo?: Ábrelas cuando la fecha, el programa y la instalación estén confirmados, idealmente 3 semanas antes. Ciérralas entre 3 y 5 días antes para imprimir la lista y preparar las etiquetas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas de atletismo?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario por cada estación o grupo de actividad, además de 2 personas para recepción y 1 coordinador. Reparte turnos de unas 2 horas si la jornada dura más de 4 horas.
¿Cuándo hay que preparar el plan para la lluvia?: Define una alternativa al menos 72 horas antes y vuelve a comprobar la previsión 48 horas y 24 horas antes. Confirma entonces las carpas, el espacio cubierto, el acceso y quién comunicará cualquier cambio.

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