Organiser une journée portes ouvertes d’athlétisme

Une journée portes ouvertes réussie se prépare comme une petite compétition : un programme clair, des encadrants identifiés et du matériel vérifié avant l’arrivée du public. Commencez par réserver l’installation et régler les autorisations, puis ouvrez les inscriptions et répartissez les bénévoles. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les accès, les listes, les dossards, les boissons et le scénario prévu en cas de pluie. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 52 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver l’installation sportive
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Finaliser les encadrants et accompagnateurs
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Publier le programme et l’itinéraire
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Organiser les clés et l’accès
Imprimer la liste des participants
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer le plan météo
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer les stations sportives
4 personnes
Mettre le matériel d'athlétisme en place
3 personnes
Installer les flèches et les panneaux du programme
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Faire la visite guidée
3 personnes
Encadrer l’entraînement de sprint
2 personnes
Encadrer l'entraînement au lancer
2 personnes
Encadrer l'entraînement de saut
2 personnes
Encadrer le relais
3 personnes
Encadrer le jeu des jeunes
3 personnes
Distribuer les informations de la compétition
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier le stock de restauration
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Prendre des photos
Remettre les prix
2 personnes
Informer les nouveaux membres
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Servir les amuse-bouches du barbecue
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre le stock en place
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Archiver les photos et la liste des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Portants pour vestiaireqté 2
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Blocs de départqté 4
Témoins de relaisqté 12
Haiesqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Boules de jonglageqté 6
Javelotsqté 6
Ballesqté 6
Cordes à sauterqté 10
Barres de saut en hauteurqté 3
Poteaux de saut en hauteurqté 2
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Pistolet de départ
Dossardsqté 50
Rubans de médailleqté 50

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Petits bolsqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pincesqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 15
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Ce délai laisse le temps de réserver l’installation sportive, vérifier l’assurance et obtenir les autorisations nécessaires.
Ouvrez les inscriptions environ 4 semaines à l’avance et fixez une date de clôture 3 à 5 jours avant la journée portes ouvertes. Vous pourrez ainsi imprimer la liste des participants, préparer les étiquettes et recueillir les besoins alimentaires.
Répartissez les bénévoles par postes plutôt que de les mobiliser uniquement le jour J : accueil, vestiaire, ateliers, chronométrage, ravitaillement et rangement. Envoyez à chacun son horaire et son point de rendez-vous au moins 7 jours avant.
Vérifiez le matériel sportif 48 heures avant : blocs de départ, haies, cônes, témoins, javelots, mètres rubans, chronomètres et sifflets. Testez aussi les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture.
Préparez le plan météo au plus tard la veille. Précisez quels ateliers seront déplacés ou annulés, où installer les tentes, comment protéger les participants et qui décide d’une modification du programme.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes d’athlétisme ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver l’installation, vérifier les autorisations et l’assurance, puis à confirmer les encadrants et les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes d’athlétisme ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant l’événement et clôturez-le 3 à 5 jours avant. Ce délai permet de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations utiles aux participants.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes d’athlétisme ?: La veille, contrôlez le matériel, les clés, les accès, les livraisons, la météo et le plan de repli. Préparez aussi les dossards, la liste imprimée, les étiquettes, les boissons refroidies et les encas.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes d’athlétisme ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par atelier en fonctionnement, 1 personne pour le ravitaillement et 1 référent logistique. Ajoutez 2 à 3 personnes pour le montage, le rangement et les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.