Archeologiekamp organiseren: checklist en planning

Een archeologiekamp vraagt meer voorbereiding dan alleen schepjes en een plek om te graven. Je regelt toestemming van de grondeigenaar, legt werkafspraken vast en deelt deelnemers vooraf in groepen in. Op locatie moeten veiligheid, tenten, werkvakken, registratie en lunch in de juiste volgorde klaarstaan. Deze checklist helpt je van locatiebevestiging tot ontvangst van de deelnemers, inclusief materiaal, weersplan en spullen die je gemakkelijk te laat controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Onderzoekslocatie bevestigen
Toestemming grondeigenaar regelen
Archeologische werkafspraken vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Programma en route versturen
Weersverwachting controleren
Weersplan communiceren
Boodschappen doen
2 personen
Gekoelde producten ophalen
2 personen
Archeologiemateriaal verzamelen
3 personen
EHBO-materiaal controleren
Vergunningen meenemen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
Tenten en luifels opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Werkvakken uitzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Onderzoekskaarten klaarleggen
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Lunch serveren
3 personen
Veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Onderzoeksdoel toelichten
Graaftechnieken demonstreren
2 personen
Deelnemers over werkvakken verdelen
3 personen
Eerste grondlagen onderzoeken
8 personen
Vondsten veiligstellen
4 personen
Vondsten registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnack uitdelen
2 personen
Werkvakken fotograferen
2 personen
Meetgegevens vastleggen
2 personen
Vondsten wassen
4 personen
Vondsten laten drogen
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Werkmateriaal schoonmaken
4 personen
Vondsten bespreken
2 personen
Archeologische quiz begeleiden
2 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Terrein op eindvondsten controleren
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Tenten en luifels afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Vondsten en administratie archiveren
2 personen
Overgebleven materialen sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 36
Picknickbankenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 3
Digitale camera'saantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Archeologie

Schepjesaantal 12
Handborstelsaantal 12
Pikettenaantal 24
Meetlintenaantal 6
Duimstokkenaantal 6
Troffelsaantal 12
Emmersaantal 24
Kruiwagensaantal 4
Zeefbakkenaantal 4
Scheppenaantal 6
Harkenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 36
Vondstenbakkenaantal 12
Wasbakkenaantal 6

Registratie

Vondstenzakkenaantal 300
Vondstenlabelsaantal 300
Registratieformulierenaantal 100
Onderzoekskaartenaantal 40
Potlodenaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12
Klembordenaantal 12
Linialenaantal 12
Millimeterpapieraantal 50
Etikettenaantal 500
Documentatiemappenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8
Veiligheidsbrillenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Zaklampen voor noodsituatiesaantal 4

Sanitair

Handwasstationsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemsetsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de locatie en toestemming ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Leg ook vast waar de werkvakken, registratie, lunch, tenten en eventuele route komen; zo voorkom je last-minute wijzigingen.
Verzamel dieetwensen en contactgegevens uiterlijk bij de aanmeldingen. Stuur programma en route daarna opnieuw uit, zodat deelnemers weten waar ze zich melden en wat ze bij slecht weer kunnen verwachten.
Controleer archeologiemateriaal minstens één week vooraf. Tel onder meer troffels, schepjes, meetlinten, vondstenbakken en werkhandschoenen en plan extra tijd als materiaal naar de locatie moet worden gebracht.
Maak het weersplan concreet en communiceer het vóór de kampdag. Controleer de weersverwachting opnieuw op de dag zelf en zorg dat partytenten, luifels, ledlampen, hoofdlampen en zaklampen beschikbaar zijn wanneer het weer of daglicht omslaat.
Richt de locatie eerst veilig en functioneel in: controleer het terrein, zet werkvakken uit en bouw daarna tenten, tafels en stoelen op. Test verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en waterkokers voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een archeologiekamp organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, toestemming en werkafspraken. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt voor aanmeldingen, groepsindeling, dieetwensen en het programma.
Wat moet ik een week voor een archeologiekamp controleren?: Controleer de deelnemerslijst, contactgegevens, groepsindeling, route, weersplan, vergunningen en EHBO-materiaal. Tel ook het archeologiemateriaal en controleer of tenten, tafels, koelboxen en verlichting beschikbaar zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een archeologiekamp op locatie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het veilig controleren van het terrein, opbouwen van tenten en luifels, plaatsen van tafels en stoelen, uitzetten van werkvakken en inrichten van registratie en lunch. Reken extra tijd als materialen nog moeten worden vervoerd.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een archeologiekamp?: Controleer de verwachting ongeveer 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Communiceer het weersplan uiterlijk de dag ervoor, zodat deelnemers weten welke route, kleding en eventuele aanpassingen gelden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.