Aquathlon organiseren: checklist en planning

Een aquathlon vraagt om een strakke overgang tussen zwemmen en lopen. Leg eerst datum, zwemlocatie en beide parcoursen vast; controleer daarna vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen. Zodra de inschrijving opent, heb je tijd nodig voor startnummers, tijdschema, vrijwilligers en EHBO. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, routeaanduiding, materiaal en weersverwachting. Met deze checklist werk je van eerste besluit tot een overzichtelijke wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Zwem- en loopparcours bepalen
3 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Zwemlocatie reserveren
Startnummers en tijdschema maken
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Zwembadregels afstemmen
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Routekaart maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Startlijst afdrukken
Polsbandjes sorteren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Medaillewinnaars voorbereiden
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen laden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zwemveiligheid controleren
3 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Wedstrijdklokken synchroniseren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
Deelnemersbriefing geven
3 personen
Zwemonderdeel begeleiden
8 personen
Wisselzone bewaken
4 personen
Lopers op het parcours begeleiden
8 personen
Tijden registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Waterpost bedienen
4 personen
EHBO-post bemannen
2 personen
Finishers opvangen
4 personen
Handdoeken uitdelen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen en medailles klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Parcours vrijgeven
4 personen
Zwemzone afsluiten
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Parcoursmaterialen verzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Leveranciers informeren
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Kleedkamerbankjesaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdzwembrillenaantal 6
Zwembanenaantal 6
Zwemlijnhaspelsaantal 2
Verkeerskegelsaantal 30
Routepijlenaantal 20
Dranghekkenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Waterposttafelsaantal 3
Drinkbekers herbruikbaaraantal 150
Startblokkenaantal 4
Wisselzonebakkenaantal 30
Stopwatchesaantal 8
Tijdregistratieklokkenaantal 3
Fluitjesaantal 10
Safetyvestenaantal 20
Parcoursbordenaantal 12
Handdoekenaantal 120
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
IJscompressenaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 10
Laptopsaantal 2
Printers

Servies

Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Herbruikbare mokkenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenkbekersaantal 8

Decoratie

Start- en finishboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Sponsorbannersaantal 6
Podiumblokkenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Warmhoudcontainersaantal 4

Catering

Startnummersaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Medaillesaantal 120
Bekers voor winnaarsaantal 6
Boodschappen

Tips

Plan de wisselzone al bij het uitzetten van de zwem- en looproute. Zet wisselzonebakken, startnummers en toezicht zo neer dat deelnemers na het zwemmen niet hoeven te zoeken.
Open de inschrijving pas nadat afstand, tijdschema en zwembadregels zijn afgestemd. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd, inclusief routekaart en praktische aanwijzingen.
Maak naast een vrijwilligersrooster ook een reserve-indeling. Bezet minimaal de zwemveiligheid, wisselzone, waterpost, tijdregistratie, routebewaking en EHBO afzonderlijk.
Controleer het zwemgedeelte opnieuw met de locatiebeheerder en leg vast wie startblokken, zwembanen, zwemlijnen en wedstrijdzwembrillen klaarzet. Test stopwatches, tijdregistratieklokken, luidsprekers en microfoon vóór de eerste start.
Zet partytenten, inschrijftafels, afvalbakken, drinkbekers en koelboxen klaar voordat deelnemers arriveren. Houd handdoeken, powerbanks en verlengkabels apart als reserve; die worden vaak pas gemist wanneer het programma al loopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aquathlon organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours en vergunningen. Open de inschrijving daarna en plan de definitieve vrijwilligers- en materiaalindeling uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een aquathlon?: Reken voor een kleine aquathlon op minimaal 8 tot 12 vrijwilligers, exclusief deelnemers en eventuele professionele EHBO. Verdeel hen over zwemveiligheid, wisselzone, tijdregistratie, route, waterpost, inschrijving en finish.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een aquathlon?: Stuur de praktische informatie 5 tot 7 dagen voor de start. Vermeld daarin het tijdschema, startnummer, zwem- en looproute, zwembadregels, wisselzone, parkeren en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste controleren?: Controleer 2 tot 3 uur voor de eerste start de zwemopstelling, routepijlen, verkeersafzetting, wisselzone, tijdregistratie en EHBO-bezetting. Test daarna de luidsprekers en draadloze microfoon voordat deelnemers zich aanmelden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.