Checklist pour organiser un aquathlon sans rien oublier

Un aquathlon enchaîne natation et course à pied : la zone de transition, le chronométrage et la sécurité doivent donc être préparés ensemble. Cette checklist vous guide de la fixation du parcours jusqu’au dernier ravitaillement. Elle couvre les inscriptions, les autorisations, les bénévoles, les dossards et le matériel de balisage. Vous savez ainsi quoi régler plusieurs semaines à l’avance et quoi vérifier le jour de l’épreuve.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le parcours de natation et de course
3 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de baignade
Créer les dossards et le programme horaire
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
Coordonner les règles de la piscine
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Imprimer la liste de départ
Trier les bracelets
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les médaillés
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Charger le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la sécurité de la baignade
3 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Synchroniser les chronomètres de course
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Encadrer l’épreuve de natation
8 personnes
Surveiller la zone de transition
4 personnes
Accompagner les coureurs sur le parcours
8 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer le point d’eau
4 personnes
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Distribuer des serviettes
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Autoriser le parcours
4 personnes
Fermer la zone de baignade
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel du parcours
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Informer les fournisseurs
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Lunettes de natation de compétitionqté 6
Couloirs de natationqté 6
Dévidoirs de lignes de natationqté 2
Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 20
Barrières de fouleqté 12
Ruban de balisageqté 6
Tables de poste de ravitaillement en eauqté 3
Gobelets réutilisablesqté 150
Blocs de départqté 4
Bacs de zone de transitionqté 30
Chronomètresqté 8
Horloges de chronométrageqté 3
Siffletsqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Panneaux de parcoursqté 12
Serviettesqté 120
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Poches de glaceqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes

Vaisselle

Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Mugs réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Gobelets de serviceqté 8

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières sponsorsqté 6
Blocs de podiumqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 30
Conteneurs isothermesqté 4

Catering

Numéros de départqté 130
Braceletsqté 130
Médaillesqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 6
Courses

Conseils

Validez le parcours de natation et de course au moins 6 semaines avant l’épreuve. Vérifiez à ce moment les autorisations, l’assurance et les règles propres à la piscine ou au plan d’eau.
Ouvrez les inscriptions avant de commander les dossards et les bracelets. Fixez une date limite de confirmation au plus tard 7 jours avant l’aquathlon pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Prévoyez une zone de transition clairement visible, avec un bac par participant ou par emplacement prévu. Placez les panneaux de parcours, flèches, cônes et ruban de balisage avant l’arrivée des concurrents.
Répartissez les bénévoles sur les postes au moins 3 jours avant l’événement. Il faut notamment couvrir le départ, la sortie de l’eau, la transition, les croisements de circulation, le ravitaillement et l’arrivée.
Contrôlez la météo 48 heures puis 6 heures avant le départ. Refroidissez les boissons à l’avance, chargez les batteries externes et testez haut-parleur, micro, chronomètres et horloges de chronométrage avant l’ouverture des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un aquathlon ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un aquathlon local. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu de baignade, obtenir les autorisations, assurer l’événement, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions pour un aquathlon ?: Fermez-les idéalement 7 jours avant la course. Vous aurez encore le temps de confirmer les participants, trier les dossards et bracelets, préparer la liste de départ et ajuster le ravitaillement.
Combien de bénévoles faut-il pour un aquathlon ?: Comptez au minimum 1 bénévole par poste clé : accueil, départ, sortie de l’eau, transition, parcours de course, ravitaillement et arrivée. Ajoutez 2 à 4 personnes de réserve selon le nombre de participants et les croisements de circulation.
Que faut-il vérifier le jour avant un aquathlon ?: Vérifiez le parcours, le balisage, les barrières, les postes de secours, le matériel de chronométrage et les règles de circulation la veille. Préparez aussi les dossards, médailles, boissons et informations destinées aux participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.