Aquariumshow organiseren: checklist en planning

Een aquariumshow vraagt meer voorbereiding dan alleen aquaria neerzetten. Je plant tegelijk de deelnemers, standhouders, diertransporten, waterkwaliteit, techniek en bezoekersinformatie. Begin met aanmeldingen en de indeling van de ruimte, zodat je weet hoeveel aquaria, tafels, standaards en aansluitingen nodig zijn. Regel dieren en water niet op het laatste moment: transport, temperatuur en controle van filters, pompen en verlichting bepalen of de opbouw soepel verloopt. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar een gecontroleerde showdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst maken
Standhouders bevestigen
Aquariumdieren inventariseren
2 personen
Diertransport plannen
2 personen
Aquariumopstellingen indelen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Informatieborden ontwerpen
2 personen
Programma opstellen
Leveranciers bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Aquariumbenodigdheden verzamelen
2 personen
Aquaria controleren
2 personen
Aquaria reinigen
3 personen
Water voorbereiden
2 personen
Tafels en stands klaarzetten
4 personen
Aquaria plaatsen
4 personen
Filters en pompen aansluiten
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Decoratie inrichten
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Dieren acclimatiseren
3 personen
Waterwaarden testen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt opbouwen
2 personen
Techniek en stroom testen
2 personen
Looproute controleren
2 personen
Briefing publieksbegeleiders
4 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree en tickets controleren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Aquariumdemo's verzorgen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Water en dieren controleren
2 personen
Natte vloeren direct drogen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Dieren veilig terugplaatsen
3 personen
Aquariumapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Aquaria leegmaken
3 personen
Aquaria schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
Deelnemersgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Entreebalie
Statafelsaantal 4

Aquarium

Aquariaaantal 12
Aquariumstandaardsaantal 12
Aquariumfiltersaantal 12
Luchtpompenaantal 8
Luchtslangenaantal 30
Luchtstenenaantal 16
Aquariumverwarmersaantal 8
Aquariumverlichtingaantal 12
Aquariumgrindaantal 60
Aquariumplantenaantal 45
Aquariumdecoratieaantal 20
Visnettenaantal 8
Transportbakkenaantal 12
Wateremmersaantal 10
Waterslangenaantal 6
Waterbehandelingsmiddelaantal 4
Waterkwaliteitstestsetsaantal 4
Aquariumvissenaantal 80
Aquariuminvertebratenaantal 30

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 20
Handmicrofoon
Luidspreker

Decoratie

Aquariumachtergrondenaantal 12
Informatiebordenaantal 20
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Tafelkledenaantal 12
Plantenbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Tangenaantal 4
Schenkkannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Raamtrekkersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de deelnemerslijst en standindeling zodra de aanmeldingen sluiten. Reserveer per aquarium ruimte voor een standaard, kabels en bezoekers die voor de opstelling willen staan.
Plan het diertransport afzonderlijk per soort en controleer vooraf transportbakken, visnetten, wateremmers en waterslangen. Houd rekening met temperatuur en de tijd tussen vertrek en plaatsing.
Bereid water op tijd voor en controleer het met een waterkwaliteitstestset voordat dieren arriveren. Leg waterbehandelingsmiddel en extra emmers klaar voor correcties tijdens de opbouw.
Test filters, luchtpompen, luchtstenen, verwarmers en verlichting vóór de showdag. Gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten zo dat bezoekers niet over aansluitingen kunnen struikelen.
Druk de plattegrond en informatieborden vóór de opbouw af en plaats ze pas nadat tafels, stands en aquaria definitief staan. Controleer daarna of elk aquarium herkenbaar is en het programma zichtbaar hangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aquariumshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en standhouders. Plan uiterlijk 2 weken voor de show de deelnemerslijst, diertransporten, leveranciers en ruimte-indeling definitief.
Wanneer moet aquariumwater worden voorbereid voor een show?: Bereid het water minimaal 24 uur vóór het vullen of plaatsen van de aquaria voor, afhankelijk van de gekozen opstelling. Test de waterkwaliteit opnieuw op de dag van de opbouw en vóór de dieren erin gaan.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een aquariumshow?: Reken voor een kleine tot middelgrote show op minstens 4 tot 6 uur opbouw met een team. Plan extra tijd als aquaria gevuld moeten worden, dieren worden vervoerd of veel kabels en stands moeten worden aangesloten.
Wat moet ik op de ochtend van een aquariumshow controleren?: Controleer uiterlijk 2 uur vóór opening de waterkwaliteit, filters, luchtpompen, verwarmers, verlichting en kabels. Loop ook de deelnemerslijst, informatieborden, entreebalie en plattegrond na voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.