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Aquarienschau organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Eine Aquarienschau braucht mehr Vorbereitung als nur gereinigte Becken und schöne Fische. Du koordinierst Aussteller, Tiertransporte, Anmeldungen, Wasserqualität, Technik, Infotafeln und den Aufbau in der richtigen Reihenfolge. Plane die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche früh, bestätige Lieferanten rechtzeitig und prüfe jedes Aquarium vor dem Veranstaltungstag. Besonders Wasser, Pumpen, Beleuchtung und sichere Kabelwege werden häufig zu spät kontrolliert. Mit dieser Checkliste behältst du 60 Aufgaben und 52 benötigte Dinge im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Aquarientiere inventarisieren

    2 Personen

  • Tiertransport planen

    2 Personen

  • Aquariumausstellungen einteilen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Infotafeln gestalten

    2 Personen

  • Programm erstellen

  • Lieferanten bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Aquariumzubehör sammeln

    2 Personen

  • Aquarien kontrollieren

    2 Personen

  • Aquarien reinigen

    3 Personen

  • Wasser vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stände aufbauen

    4 Personen

  • Aquarien aufstellen

    4 Personen

  • Filter und Pumpen anschließen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufbauen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Tiere akklimatisieren

    3 Personen

  • Wasserwerte testen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeestation aufbauen

    2 Personen

  • Technik und Strom testen

    2 Personen

  • Laufweg prüfen

    2 Personen

  • Briefing für Publikumsbetreuer

    4 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Einlass und Tickets kontrollieren

    2 Personen

  • Führungen begleiten

    3 Personen

  • Aquarium-Demos durchführen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Wasser und Tiere kontrollieren

    2 Personen

  • Nasse Böden sofort trocknen

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tiere sicher zurückbringen

    3 Personen

  • Aquarientechnik ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Aquarien leeren

    3 Personen

  • Aquarien reinigen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

  • Teilnehmerdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 40
  • Eingangsbereich
  • StehtischeAnz. 4

Aquarium

  • AquarienAnz. 12
  • AquariumständerAnz. 12
  • AquariumfilterAnz. 12
  • LuftpumpenAnz. 8
  • LuftschläucheAnz. 30
  • LuftsteineAnz. 16
  • AquarienheizerAnz. 8
  • AquarienbeleuchtungAnz. 12
  • AquariumkiesAnz. 60
  • AquarienpflanzenAnz. 45
  • AquariendekorationAnz. 20
  • FischernetzeAnz. 8
  • TransportkistenAnz. 12
  • WassereimerAnz. 10
  • WasserschläucheAnz. 6
  • WasseraufbereitungsmittelAnz. 4
  • Wasserqualitätstest-SetsAnz. 4
  • AquarienfischeAnz. 80
  • Aquarien-InvertebratenAnz. 30

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 20
  • Handmikrofon
  • Lautsprecher

Dekoration

  • AquarienhintergründeAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 12
  • PflanzkübelAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ZangenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • FensterabzieherAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne die Anmeldungen frühzeitig und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend. Bestätige Standbetreiber spätestens eine Woche vor der Schau, damit Ausstellungsflächen und Aquarien passend eingeteilt werden können.
  • Plane Tiertransporte nicht erst am Aufbauort. Lege Transportkisten, Fischernetze, Wassereimer und Wasserschläuche bereit und stimme Ankunftszeiten so ab, dass Tiere nicht unnötig lange warten.
  • Bereite Wasser und Wasseraufbereitungsmittel vor dem Einsetzen der Tiere vor. Kontrolliere die Wasserqualität mit Test-Sets und rechne für jedes Aquarium genügend Zeit für Temperatur und Technik ein.
  • Schließe Filter, Luftpumpen, Luftschläuche, Beleuchtung und Heizer an, bevor die Ausstellung geöffnet wird. Prüfe dabei jedes Verlängerungskabel und sichere Kabelwege mit Kabelmatten.
  • Drucke Lageplan, Programm und Infotafeln nicht erst während des Aufbaus. Stelle Beschilderung, Aquarienhintergründe und Dekoration mindestens 60 Minuten vor Einlass auf, damit Besucherwege frei bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Aquarienschau organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen und der Bestätigung der Standbetreiber. In der letzten Woche klärst du Teilnehmerliste, Tiertransporte, Lieferanten und Einkäufe.
Wann sollte man Aquarien für eine Schau reinigen und kontrollieren?
Kontrolliere alle Aquarien mindestens 3 bis 5 Tage vorher auf Dichtigkeit, Filter, Heizer und Beleuchtung. Die gründliche Reinigung und das Aufstellen erfolgen am Vortag oder am geplanten Aufbautag.
Wie lange dauert der Aufbau einer Aquarienschau?
Für Tische, Stände, Aquarien, Technik, Wasser, Dekoration und Beschilderung solltest du mindestens 4 bis 6 Stunden einplanen. Halte zusätzlich 60 Minuten Puffer für fehlende Kabel, Anpassungen am Lageplan oder technische Prüfungen frei.
Was braucht man für den Tiertransport zur Aquarienschau?
Plane pro Tiergruppe passende Transportkisten, Fischernetze, Wassereimer und ausreichend vorbereitetes Wasser ein. Lege die Transportmittel spätestens am Vorabend bereit und stimme die Übergabezeiten mit allen Ausstellern ab.

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