Zo organiseer je een aquarelworkshop

Begin met de locatie, het aantal deelnemers en het programma; die drie bepalen hoeveel tafels, stoelen en schildermaterialen je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één bijgewerkte deelnemerslijst. Bestel materialen ruim op tijd en maak vooraf voorbeeldschilderijen en werkbladen. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte in, controleer je alle materialen en zet je ontvangst, koffie, thee en hapjes klaar voordat de deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Workshopprogramma uitwerken
7
Materialen bestellen
8
Bevestiging versturen
9
Voorbeeldschilderijen maken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Materialen controleren
2 personen
12
Werkbladen voorbereiden
2 personen
13
Naamkaartjes schrijven
14
Boodschappen koelen
15
Locatiesleutels ophalen
16
Ruimte ventileren
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
2 personen
19
Tafels afdekken
2 personen
20
Schildermaterialen klaarleggen
3 personen
21
Voorbeelden opstellen
22
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
23
Hapjes klaarzetten
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Workshop uitleggen
27
Basistechnieken demonstreren
28
Deelnemers begeleiden
3 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Pauzehapjes serveren
2 personen
32
Tweede schilderopdracht uitleggen
33
Deelnemers individueel helpen
3 personen
34
Soep en brood serveren
3 personen
35
Werkstukken laten drogen
2 personen
36
Werkstukken fotograferen
37
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
38
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

39
Schildermaterialen sorteren
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
2 personen
44
Materialen laten drogen
45
Materialen opbergen
2 personen
46
Overgebleven eten koelen
47
Huurmaterialen retourneren
2 personen
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Serveerbuffet
Afvalbakkenaantal 3

Workshopmateriaal

Aquarelblokkenaantal 24
Aquarelverfsetsaantal 24
Penselenaantal 72
Mengpalettenaantal 24
Waterbakjesaantal 48
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 24
Slijpersaantal 12
Schilderstapeaantal 12
Tekenplankenaantal 24
Droogrekkenaantal 4
Beschermschortenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 30
Dinerbordenaantal 30
Soepkommenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Handdroger

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Serveertraysaantal 4
Soepkommen voor buffetaantal 3

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 24
Tafellopersaantal 6
Prikbordenaantal 2

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaaksponsjesaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de materiaalbestelling minimaal 2 weken voor de workshop. Tel per deelnemer een aquarelblok, verfset, penseel, mengpalet en waterbakje en leg enkele extra sets klaar voor beschadiging of vergeten materiaal.
Maak de tafelschikking voordat je de ruimte opent. Laat tussen de stoelen genoeg werkruimte voor tekenplanken en droogrekken en dek alle tafels af voordat je verf en water neerzet.
Stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Vermeld daarin het programma, de starttijd, wat deelnemers wel of niet zelf meenemen en eventuele informatie over kleding of beschermschorten.
Controleer de techniek en stroom vóór de ontvangst. Test waterkokers en het koffiezetapparaat, leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig weg en houd de looproute naar de afvalbakken vrij.
Zet de ontvangsttafel minstens 30 minuten voor de start klaar. Leg naamkaartjes en de deelnemerslijst neer, plaats de voorbeelden zichtbaar en controleer daarna pas koffie, thee, hapjes en gekoelde boodschappen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aquarelworkshop organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Bestel de materialen uiterlijk 2 weken voor de workshop, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende spullen aan te vullen.
Hoeveel ruimte heb je nodig per deelnemer bij een aquarelworkshop?: Reken op ongeveer 1,5 tot 2 vierkante meter per deelnemer, inclusief stoel, tafelruimte en loopruimte. Plan extra plaats voor droogrekken, voorbeelden en een ontvangsttafel.
Wanneer verstuur je de bevestiging voor een aquarelworkshop?: Stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Gebruik de meest recente deelnemerslijst en neem dieetwensen, starttijd, route en praktische informatie over materialen op.
Wat moet je op de dag zelf klaarzetten voor een aquarelworkshop?: Begin ongeveer 60 minuten voor de start met ventileren, tafels opstellen en afdekken. Leg daarna schildermaterialen, werkbladen en naamkaartjes klaar en zet koffie, thee en hapjes pas klaar nadat de ruimte is gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.