Amateurkoers organiseren: checklist en planning

Een amateurkoers organiseren vraagt meer dan een route uitzetten en deelnemers inschrijven. Je moet vergunningen, verkeersveiligheid, EHBO, startlijsten en materiaal in een vaste volgorde regelen. Begin met de route en meldingen, werk daarna de inschrijving en vrijwilligers uit en controleer vlak voor de koers alles opnieuw. Deze checklist helpt je om de voorbereiding over 68 taken te verdelen, zodat routeborden, startnummers, dranken en veiligheidsmateriaal op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Koersroute definitief vastleggen
3 personen
Route op verkeersrisico's controleren
3 personen
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
EHBO-contact bevestigen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijsten samenstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Reserveringen voor materiaal maken
Prijzen en medailles bestellen
Startnummers en formulieren printen
2 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Koersdraaiboek en plattegrond printen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen en dranken vullen
3 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
EHBO-materialen controleren
2 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Verkeersregelaars ontvangen
2 personen
Koersroute opnieuw inspecteren
3 personen
Routeborden en pijlen plaatsen
6 personen
Verkeersbarrières plaatsen
6 personen
Start- en finishvak afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Stoelen en publieksvakken plaatsen
4 personen
Finishboog en koersklok plaatsen
3 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Radiocontact testen
4 personen
Waterpost inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers en officials briefen
5 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers en transponders uitdelen
3 personen
Fietscontrole bij deelnemers
2 personen
Deelnemers naar het startvak leiden
3 personen
Koersreglement toelichten
Koers starten
3 personen
Verkeer op kruispunten regelen
12 personen
Koersverloop registreren
3 personen
Waterpost bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
Finishzone veilig houden
3 personen
EHBO bij finish beschikbaar houden
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Catering blijven serveren
3 personen
Publieksafval tussentijds inzamelen
2 personen
Koersroute vrijgeven
4 personen

Nazorg

Verkeersmaatregelen afbouwen
6 personen
Routeborden en pijlen verwijderen
5 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materiaal terugbrengen
4 personen
Geleend materiaal controleren
2 personen
Hekken en tenten retourneren
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Uitslagen online publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Registratietafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 40
Verkeersbarrièresaantal 20
Routepijlenaantal 35
Routebordenaantal 20
Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Koersvlaggenaantal 12
Afzetlintaantal 8
Krijtsprayaantal 6
Finishlint

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Laptop
Printer
Koersklok
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Megafonenaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Soeplepelsaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
IJsblokbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 2

Decoratie

Start-finishbanner
Podiumdoekenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de koersroute vroeg definitief vast en loop of rijd hem daarna minstens twee keer na: eerst op verkeersrisico’s en nogmaals op de wedstrijddag voordat deelnemers arriveren.
Plan verkeersregelaars per kruising en risicopunt, niet alleen per wegvak. Geef iedere regelaar vooraf een routekaart, duidelijke instructies en zo nodig een portofoon.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de koers, zodat je startlijsten, startnummers en deelnemersinformatie nog kunt controleren en printen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding.
Maak een aparte laadlijst voor routepijlen, routeborden, kegels, barrières, afzetlint, finishlint en koersvlaggen. Breng dit materiaal vroeg naar de locatie, zodat plaatsen niet samenvalt met de ontvangst van deelnemers.
Zet naast water ook koffie, thee en broodjes klaar en vul koelboxen vóór de opbouw. Houd EHBO-koffers, zaklampen, verlengkabels en stekkerdozen zichtbaar op een vaste plek bij de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een amateurkoers organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om vergunningen en meldingen te controleren, de route vast te leggen, verkeersregelaars en EHBO te regelen en de inschrijving te openen.
Wanneer moet ik de route van een amateurkoers controleren?: Controleer de route minstens twee keer: eerst tijdens de voorbereiding en opnieuw op de koersdag, vóór de start. Kijk dan specifiek naar wegwerkzaamheden, obstakels, verkeersrisico’s en de plaats van routeborden en barrières.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een amateurkoers?: Reken voor de organisatie en deelnemers op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur, plus extra water bij warm weer. Vul koelboxen vóór de start en houd een reservevoorraad achter de hand.
Wanneer moet ik startnummers en deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de koers. Print de definitieve startlijsten en startnummers pas nadat de inschrijving is gesloten en de laatste aanmeldingen zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.