Course amateur : la checklist pour tout organiser

Organiser une course amateur demande de verrouiller le parcours, la sécurité et les inscriptions avant de penser à l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations jusqu’au balisage le jour J. Prévoyez aussi le matériel souvent oublié : talkies-walkies, rallonges, dossards, gobelets et trousses de premiers secours. Le plan complet rassemble 68 tâches et 48 équipements pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Définir définitivement l’itinéraire de course
3 personnes
Vérifier les risques de circulation sur le parcours
3 personnes
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Confirmer le contact des premiers secours
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir les listes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Faire les réservations pour le matériel
Commander les prix et médailles
Imprimer les dossards et les formulaires
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Imprimer le roadbook et le plan du parcours
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières et les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Accueillir les signaleurs
2 personnes
Réinspecter le parcours
3 personnes
Installer les panneaux de parcours et les flèches
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Délimiter la zone de départ et d'arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer les chaises et les zones pour le public
4 personnes
Installer l’arche d’arrivée et l’horloge de course
3 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Tester la liaison radio
4 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Briefer les bénévoles et les officiels
5 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards et les transpondeurs
3 personnes
Contrôle des vélos des participants
2 personnes
Guider les participants vers la zone de départ
3 personnes
Expliquer le règlement de la course
Lancer la course
3 personnes
Réguler la circulation aux intersections
12 personnes
Enregistrer l’évolution de la course
3 personnes
Tenir le point d'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
4 personnes
Sécuriser la zone d'arrivée
3 personnes
Maintenir les premiers secours à l’arrivée
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Continuer à servir le traiteur
3 personnes
Collecter les déchets du public en cours d'événement
2 personnes
Publier le parcours de course
4 personnes

Suivi

Déployer les mesures de circulation
6 personnes
Retirer les panneaux de parcours et les flèches
5 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les barrières et les tentes
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les résultats en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Tables d’inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de circulationqté 20
Flèches de directionqté 35
Panneaux de directionqté 20
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Drapeaux de courseqté 12
Ruban de balisageqté 8
Spray à la craieqté 6
Ruban d'arrivée

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Chronomètresqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Horloge de course
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Mégaphonesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louches à soupeqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Thermosqté 6
Bacs de rangementqté 12
Bacs à glaçonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 2

Décoration

Bannière départ-arrivée
Tentures de scèneqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Catering

Courses

Conseils

Finalisez l’itinéraire avant de publier les inscriptions. Vérifiez ensuite les risques de circulation et le nombre d’agents nécessaires à chaque point sensible.
Envoyez les informations pratiques aux participants plusieurs jours avant la course : heure d’arrivée, lieu, parcours, dossard et consignes de sécurité.
Commandez les médailles, prix, dossards et panneaux assez tôt pour pouvoir corriger une erreur d’impression avant le jour J.
Préparez séparément le matériel de course et celui de l’accueil. Les flèches, cônes, barrières, chronomètres et talkies-walkies doivent être acheminés sur le site avant l’arrivée des coureurs.
Prévoyez le ravitaillement en fonction des inscriptions confirmées, puis ajoutez une marge de 10 %. Remplissez les glacières et préparez les encas avant l’installation du parcours.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course amateur ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, confirmer les secours, réserver le matériel et ouvrir les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de traiter les dernières inscriptions, d’imprimer les dossards et d’établir les listes de départ.
Que faut-il prévoir pour sécuriser le parcours d’une course ?: Prévoyez des agents de circulation, des cônes, des barrières, des flèches et des panneaux à chaque changement de direction. Réinspectez tout le parcours le jour même, au moins 2 heures avant le départ.
Combien de boissons prévoir pour une course amateur ?: Prévoyez au minimum 500 ml par participant pour le ravitaillement, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Servez les boissons dans des gobelets réutilisables et gardez des réserves dans plusieurs glacières.

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