Checklist para organizar una carrera amateur sin olvidar nada

Organizar una carrera amateur requiere coordinar mucho más que el recorrido y la salida. Hay que cerrar permisos, revisar los riesgos de tráfico, confirmar primeros auxilios y dar instrucciones claras a participantes y colaboradores. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde la planificación hasta el montaje y la llegada. También contempla detalles que suelen resolverse demasiado tarde, como los dorsales, las bebidas, las señales y la conexión eléctrica para el material.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Fijar definitivamente la ruta de la carrera
3 personas
Comprobar la ruta por riesgos de tráfico
3 personas
Planificar a los reguladores de tráfico
2 personas
Confirmar el contacto de primeros auxilios
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar las listas de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
Hacer reservas de material
Encargar premios y medallas
Imprimir dorsales y formularios
2 personas
Preparar señales de ruta
3 personas
Imprimir el plan de carrera y el plano
Hacer la compra
3 personas
Llenar neveras portátiles y bebidas
3 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
4 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
Llevar el material al lugar
4 personas
Recibir a los agentes de tráfico
2 personas
Reinspeccionar de nuevo la ruta del recorrido
3 personas
Colocar señales y flechas de ruta
6 personas
Colocar barreras de tráfico
6 personas
Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
Montar las carpas
5 personas
Montar las mesas de registro
3 personas
Colocar sillas y zonas para el público
4 personas
Colocar el arco de meta y el reloj de carrera
3 personas
Probar el cronometraje
3 personas
Probar la comunicación por radio
4 personas
Montar el punto de agua
3 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Informar a voluntarios y oficiales
5 personas

Evento

Inscribir participantes
4 personas
Repartir dorsales y transpondedores
3 personas
Control de bicicletas de los participantes
2 personas
Guiar a los participantes al área de salida
3 personas
Explicar el reglamento de la carrera
Iniciar carrera
3 personas
Regular el tráfico en los cruces
12 personas
Registrar el desarrollo de la carrera
3 personas
Cubrir el puesto de agua
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
4 personas
Realizar el registro de llegada
4 personas
Mantener segura la zona de meta
3 personas
Mantener disponible la asistencia de primeros auxilios en la meta
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Seguir sirviendo el catering
3 personas
Recoger temporalmente los residuos del público
2 personas
Hacer pública la ruta de la carrera
4 personas

Seguimiento

Retirar las medidas de tráfico
6 personas
Retirar carteles de ruta y flechas
5 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
5 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Devolver el material
4 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver vallas y carpas
3 personas
Registrar objetos perdidos
Publicar los resultados en línea

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 30
Mesas de registrocant. 2
Percheroscant. 2

Material deportivo

Conos de tráficocant. 40
Barreras de tráficocant. 20
Flechas de rutacant. 35
Señales de rutacant. 20
Dorsalescant. 150
Imperdiblescant. 300
Banderas de recorridocant. 12
Cinta de balizamientocant. 8
Spray de tizacant. 6
Cinta de meta

Equipo

Walkie-talkiescant. 8
Cronómetroscant. 4
Portátil
Impresora
Reloj de carrera
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Megáfonoscant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharones para sopacant. 4
Bandejas de servircant. 8
Jarras para servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Termoscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Cubiterascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 2

Decoración

Pancarta de salida y meta
Telones de escenariocant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta definitiva y revisa sus riesgos de tráfico con antelación suficiente para poder ajustar los cruces y el número de reguladores. Haz una segunda inspección justo antes de la salida.
Publica el formulario de inscripción y fija una fecha límite para recibir datos y preferencias dietéticas. Envía a cada participante la información de salida, la ruta y la hora de llegada recomendada.
Reserva con tiempo las carpas, mesas, barreras, conos y equipos de comunicación. El día anterior, comprueba que tienes extensiones y regletas suficientes para la impresora, las máquinas de café y otros equipos.
Prepara los dorsales, imperdibles, listas de salida, plano y plan de carrera antes del montaje. Lleva copias impresas: depender solo del portátil o de la impresora en el lugar puede retrasar el registro.
Calcula las bebidas y los aperitivos según el número final de inscritos y llena las neveras portátiles antes de que lleguen los corredores. Comprueba también los botiquines y confirma quién atiende las primeras urgencias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera amateur?: Empieza al menos 8 semanas antes para tramitar permisos, fijar la ruta y reservar material. Deja la última semana para cerrar inscripciones, imprimir dorsales y confirmar a tráfico y primeros auxilios.
¿Cuántas bebidas necesito para una carrera amateur?: Calcula como mínimo 2 bebidas por participante si la carrera dura alrededor de una hora, y añade un margen del 10 %. Ajusta la cantidad si hace calor, hay varios puntos de avituallamiento o se espera una participación infantil.
¿Cuándo debo enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones completas entre 5 y 7 días antes, con la hora de llegada, el punto de registro, la ruta y cualquier indicación sobre aparcamiento. Reenvía los cambios importantes el día anterior.
¿Qué hay que comprobar el día antes de la carrera?: Revisa la ruta completa, las señales, las flechas, las barreras, los dorsales, las listas de salida y el material de primeros auxilios. Hazlo entre 12 y 24 horas antes para poder sustituir o imprimir lo que falte.

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