Afscheidspicknick organiseren: complete checklist

Een afscheidspicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en een kleed meenemen. Je regelt eerst locatie, datum en gasten, daarna de aanmeldingen, dieetwensen en het programma. In de laatste dagen draait alles om hoeveelheden, koeling, weersverwachting en vervoer van materialen. Deze checklist helpt je de 44 taken en 35 spullen stap voor stap af te werken, zodat het buffet, de speeches en de buitenopstelling op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering bevestigen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Programma voor afscheid maken
2 personen
Sprekers voor afscheid benaderen
Herinneringen en foto's verzamelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Sandwichingrediënten voorbereiden
3 personen
Pastasalade bereiden
2 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Taarten en snacks klaarzetten
2 personen
Dieetgerechten apart verpakken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en picknickkleed neerleggen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
Buffet openen en serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afscheidsspeeches begeleiden
Herinneringsboek laten rondgaan
Groepsfoto maken
2 personen
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Buffet en drankpunt afbreken
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Locatie schoon achterlaten
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Koelboxen en tafels schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Bedankbericht en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Picknickkledenaantal 6
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 2
Verlengsnoer

Keuken

Koffiefiltersaantal 50
Waterkoker
Snijmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Ballonpomp
Herinneringsboek
Schrijfstiftenaantal 12
Fotohoudersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispenser

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en verpak dieetgerechten apart. Zo hoef je op de dag zelf niet meer uit te zoeken welk gerecht voor wie bedoeld is.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of je de partytenten nodig hebt. Zet tafels, stoelen en picknickkleden pas neer nadat de weerskeuze is gemaakt.
Plan de opbouw minstens 90 minuten voor aankomst van de gasten. Reken tijd voor tafels, stoelen, tenten, versiering, buffet, drankpunt en het testen van de draagbare speaker.
Zet dranken en koelelementen de avond ervoor klaar in koelboxen. Dranken koud zetten en eten vervoeren kosten op locatie meer tijd dan meestal wordt ingeschat.
Maak voor de speeches vooraf een kort programma en verzamel herinneringen en foto's uiterlijk drie dagen van tevoren. Sprekers kunnen dan hun bijdrage voorbereiden en de speaker kan vóór ontvangst worden getest.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een afscheidspicknick versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor de picknick, zodat je menu, hoeveelheden en dieetgerechten kunt bepalen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een afscheidspicknick op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd voor een picknick met buffet, partytenten en versiering. Neem nog 30 minuten extra als materialen vanaf een andere locatie moeten worden gebracht.
Wanneer controleer ik het weer voor een afscheidspicknick?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis uiterlijk de dag ervoor of je partytenten, extra tafelkleden of andere bescherming nodig hebt.
Wanneer bereid ik het eten voor een afscheidspicknick?: Bereid pastasalade, fruit en sandwichingrediënten zoveel mogelijk de dag ervoor voor. Zet taarten en snacks pas op de dag zelf klaar en houd bederfelijke gerechten gekoeld tot het buffet opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.