Zo organiseer je een afscheidsfeest voor groep 8

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; pas daarna leg je het programma en de praktische uitvoering vast. Voor dit afscheidsfeest moet je meerdere onderdelen op elkaar afstemmen: aanmeldingen, dieetwensen, presentaties, muziek, spellen en catering. Werk met één draaiboek waarin tijden, verantwoordelijken en benodigdheden staan. De meeste problemen ontstaan doordat techniek, foto’s of laatste deelnemersinformatie pas op de feestdag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Oudercontacten controleren
2 personen
8
Programma definitief maken
3 personen
9
Reservering locatie bevestigen
10
Reservering catering bevestigen
11
Muziekrechten controleren
12
Muziek afspeellijst samenstellen
2 personen
13
Presentaties en foto's verzamelen
3 personen
14
Spellen selecteren
3 personen
15
Quizvragen voorbereiden
2 personen
16
Prijzen voor spellen kopen
2 personen
17
Afscheidscadeau samenstellen
3 personen
18
Bedankkaart voor leerkracht maken
3 personen
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Draaiboek printen
21
Laatste deelnemerslijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Locatiesleutels ophalen
27
Locatie controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen klaarzetten
4 personen
30
Buffettafels inrichten
3 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Fotowand opbouwen
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Muziek en microfoon testen
2 personen
35
Spellen klaarzetten
3 personen
36
Quizapparatuur testen
2 personen
37
Cadeautafel inrichten
2 personen
38
Naamkaartjes klaarleggen
39
Toiletten controleren
40
Hapjes op schalen leggen
3 personen
41
Drankstation inrichten
2 personen

Event

42
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
43
Gasten verwelkomen
3 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
46
Welkomstwoord verzorgen
47
Spelronde begeleiden
4 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Foto's maken
2 personen
51
Quiz presenteren
2 personen
52
Prijswinnaars bekendmaken
53
Buffet klaarzetten
4 personen
54
Buffet serveren
4 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Servies inzamelen
3 personen
57
Afscheidsfilm starten
2 personen
58
Cadeau overhandigen
3 personen
59
Bedankwoord uitspreken
2 personen
60
Dansmuziek starten
61
Dansvloer begeleiden
3 personen
62
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Restanten veilig koelen
2 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
5 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
73
Materialen terugbrengen
3 personen
74
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
75
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
76
Foto's veilig opslaan
77
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 120
Ballonnenpompaantal 2
Ballonslingeraantal 3
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Fotowandachtergrond
Fotopropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 70
Cadeautafelbord
Afscheidsboek
Pennenaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Zachte ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Touwtrektouw
Quizzoemersaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma rond vaste blokken: ontvangst, eten, spellen, presentaties en het afscheid. Houd per onderdeel een begin- en eindtijd aan en plan minimaal 15 minuten ruimte voor uitloop.
Verstuur de uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, oudercontacten en dieetwensen te verwerken. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen vooraf en maak daarna een definitieve deelnemerslijst.
Test beamer, beamerdoek, laptop, speakers, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen samen op locatie. Doe dit minimaal 3 dagen vooraf en controleer ook of presentaties en foto’s op de laptop staan.
Tel servies, stoelen, tafels en buffetmateriaal op basis van het definitieve aantal deelnemers. Leg daarnaast drankkoeling, hapjes en koffievoorzieningen apart klaar, zodat de opbouw niet stilvalt door ontbrekende keukenmaterialen.
Maak een feestdagmap met het draaiboek, deelnemerslijst, programma, quizvragen en contactgegevens. Print het draaiboek en controleer vóór vertrek ook het afscheidscadeau, de bedankkaart, naamkaartjes en spelprijzen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een afscheidsfeest voor groep 8 organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, gastenlijst en uitnodigingen. Rond 7 dagen voor het feest sluit je de aanmeldingen en leg je catering en aantallen definitief vast.
Wat regel je eerst voor een afscheidsfeest van groep 8?: Bevestig eerst de datum en locatie en stel daarna de gastenlijst op. Zodra die basis vaststaat, kun je uitnodigingen versturen en het programma, de catering en de benodigde materialen plannen.
Wanneer moet je de techniek voor een afscheidsfeest testen?: Test beamer, laptop, speakers en microfoons minimaal 3 dagen vooraf op de feestlocatie. Controleer op de dag zelf nog één keer de aansluitingen, stroompunten en opgeladen apparatuur.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een afscheidsfeest?: Reserveer minstens 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, decoratie, techniek en het klaarzetten van hapjes en drankjes. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle van het draaiboek en de deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.