Abschiedsfeier für Gruppe 8 Schritt für Schritt planen

Eine Abschiedsfeier für Gruppe 8 wird übersichtlich, wenn du zuerst Datum, Ort und Gästeliste festlegst und danach Einladungen, Rückmeldungen und Verpflegung koordinierst. Plane das Programm erst, wenn du weißt, wie viele Kinder und Erwachsene teilnehmen. Präsentationen, Fotos, Musik und Spiele brauchen eigene Vorbereitungszeit; Technik und Nutzungsrechte werden häufig zu spät geprüft. In den letzten 24 Stunden geht es vor allem um Teilnehmerzahl, Einkäufe, Kühlung und griffbereite Materialien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Gästeliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen gestalten
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Elternkontakte prüfen
2 Personen
8
Programm finalisieren
3 Personen
9
Reservierung der Location bestätigen
10
Catering-Reservierung bestätigen
11
Musikrechte prüfen
12
Musik-Playlist zusammenstellen
2 Personen
13
Präsentationen und Fotos sammeln
3 Personen
14
Spiele auswählen
3 Personen
15
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
16
Preise für Spiele kaufen
2 Personen
17
Abschiedsgeschenk zusammenstellen
3 Personen
18
Dankeskarte für Lehrkraft erstellen
3 Personen
19
Namensschilder erstellen
2 Personen
20
Ablaufplan ausdrucken
21
Letzte Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
26
Standortschlüssel abholen
27
Ort überprüfen
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Buffettische einrichten
3 Personen
31
Dekoration aufhängen
4 Personen
32
Fotowand aufbauen
2 Personen
33
Musikanlage anschließen
2 Personen
34
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
35
Spiele bereitstellen
3 Personen
36
Quizgeräte testen
2 Personen
37
Geschenketisch einrichten
2 Personen
38
Namensschilder bereitlegen
39
Toiletten kontrollieren
40
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
41
Getränkestation einrichten
2 Personen

Event

42
Empfangstisch betreuen
2 Personen
43
Gäste begrüßen
3 Personen
44
Namensschilder verteilen
2 Personen
45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
46
Begrüßungswort übernehmen
47
Spielrunde betreuen
4 Personen
48
Snacks nachfüllen
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Fotos machen
2 Personen
51
Quiz moderieren
2 Personen
52
Preisträger bekanntgeben
53
Buffet vorbereiten
4 Personen
54
Buffet servieren
4 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Geschirr einsammeln
3 Personen
57
Abschiedsfilm starten
2 Personen
58
Geschenk überreichen
3 Personen
59
Dankesrede halten
2 Personen
60
Tanzmusik starten
61
Tanzfläche betreuen
3 Personen
62
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
63
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Tonanlage ausschalten
2 Personen
65
Reste sicher kühlen
2 Personen
66
Abfall sammeln
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Location reinigen
5 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Fundsachen sammeln
2 Personen
73
Materialien zurückbringen
3 Personen
74
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
76
Fotos sicher speichern
77
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 65
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
TrinkgläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Laptop
Beamer
Projektorleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 120
BallonpumpeAnz. 2
BallongirlandeAnz. 3
WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
Fotowand-Hintergrund
FotopropsAnz. 20
NamensschilderAnz. 70
Geschenketisch-Schild
Abschiedsbuch
StifteAnz. 12

Sportmaterial

KegelAnz. 20
SoftbälleAnz. 6
ReifenAnz. 6
Tauziehseil
Quiz-BuzzerAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Gästeliste und Einladungen. Setze eine Rückmeldefrist etwa 10 Tage vor der Feier, damit Catering und Sitzordnung nicht auf Schätzungen beruhen.
Erfasse mit jeder Anmeldung Ernährungswünsche und aktuelle Elternkontakte. Prüfe die Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vorher ein letztes Mal und gib die endgültige Zahl an die Location und das Catering weiter.
Lege den Ablauf spätestens eine Woche vorher fest: Begrüßung, Essen, Spiele, Präsentation, Dankeskarte und Geschenk. Drucke am Veranstaltungstag mindestens 2 Exemplare des Ablaufplans aus.
Teste Laptop, Beamer, Projektorleinwand, Lautsprecher und Mikrofone 1 bis 2 Tage vorher gemeinsam. Lege Verlängerungs- und Ladekabel bereit und prüfe Musikrechte, bevor die Playlist feststeht.
Kühle Getränke am Vortag und bereite Snacks so vor, dass sie spätestens 30 Minuten vor Beginn bereitstehen. Kontrolliere außerdem Teller, Gläser, Besteck, Servierutensilien und Kaffeemaschinen, weil diese Dinge beim Einkauf am häufigsten vergessen werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Abschiedsfeier für Gruppe 8 planen?: Starte idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Die verbindliche Teilnehmerzahl sollte spätestens 10 Tage vor der Feier feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für die Abschiedsfeier verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist nach 10 bis 14 Tagen. So bleiben noch mindestens 2 Wochen für Catering, Spiele und Namensschilder.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung von Präsentationen und Fotos?: Plane dafür mindestens 7 bis 10 Tage ein, besonders wenn mehrere Familien Beiträge liefern sollen. Teste die fertige Präsentation spätestens 2 Tage vor der Feier auf dem vorgesehenen Laptop und Beamer.
Was muss man am Tag vor der Abschiedsfeier erledigen?: Kühle Getränke, kaufe die letzten Lebensmittel und stelle Dekoration, Spielepreise und Technikmaterial zusammen. Rechne dafür 2 bis 3 Stunden ein und drucke den Ablaufplan sowie die aktuelle Teilnehmerliste aus.

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