Checklist afscheidsfeest groep 8 organiseren

Een afscheidsfeest voor groep 8 vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie, hapjes en muziek. Je moet oudercontacten, dieetwensen, presentaties, spellen en het afscheidscadeau op tijd bij elkaar brengen. Begin zes tot acht weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst; leg daarna catering en programma vast. In de laatste week controleer je techniek, materialen en deelnemers. Op deze pagina staat het plan in de juiste volgorde, zodat je niets pas op de feestdag ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Oudercontacten controleren
2 personen
Programma definitief maken
3 personen
Reservering locatie bevestigen
Reservering catering bevestigen
Muziekrechten controleren
Muziek afspeellijst samenstellen
2 personen
Presentaties en foto's verzamelen
3 personen
Spellen selecteren
3 personen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Prijzen voor spellen kopen
2 personen
Afscheidscadeau samenstellen
3 personen
Bedankkaart voor leerkracht maken
3 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Draaiboek printen
Laatste deelnemerslijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Spellen klaarzetten
3 personen
Quizapparatuur testen
2 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Toiletten controleren
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Drankstation inrichten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Spelronde begeleiden
4 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Foto's maken
2 personen
Quiz presenteren
2 personen
Prijswinnaars bekendmaken
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies inzamelen
3 personen
Afscheidsfilm starten
2 personen
Cadeau overhandigen
3 personen
Bedankwoord uitspreken
2 personen
Dansmuziek starten
Dansvloer begeleiden
3 personen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 120
Ballonnenpompaantal 2
Ballonslingeraantal 3
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Fotowandachtergrond
Fotopropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 70
Cadeautafelbord
Afscheidsboek
Pennenaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Zachte ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Touwtrektouw
Quizzoemersaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan presentaties en foto’s uiterlijk twee weken vooraf in. Vraag bestanden aan in één vast formaat en test laptop, beamer, beamerdoek, speakers en microfoon minimaal één keer op de locatie.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal uiterlijk vijf tot zeven dagen vooraf door aan de catering. Houd een aparte lijst bij voor allergieën en speciale maaltijden.
Regel voor elk spel een korte uitleg, benodigdheden en een tijdsblok van maximaal 10 tot 15 minuten. Koop prijzen uiterlijk één week vooraf, zodat een ontbrekend onderdeel niet op de feestdag opgelost hoeft te worden.
Controleer de stroompunten vóór je de zaal indeelt. Leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels klaar bij de techniek en houd kabels uit looppaden om struikelen te voorkomen.
Koel dranken en bereid hapjes niet allemaal op hetzelfde moment. Zet dranken enkele uren vooraf koud en controleer vlak voor ontvangst van de gasten of tafels, stoelen, garderoberekken, servies en serveermateriaal compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een afscheidsfeest van groep 8 organiseren?: Begin zes tot acht weken vooraf met datum, locatie, gastenlijst en uitnodigingen. Leg catering, programma en techniek uiterlijk twee weken vooraf vast en doe de laatste deelnemerscontrole in de laatste week.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een afscheidsfeest groep 8?: Verstuur uitnodigingen ongeveer vier tot zes weken vooraf. Geef een aanmeldtermijn van minimaal twee weken, zodat je dieetwensen, oudercontacten en het aantal maaltijden op tijd kunt verwerken.
Hoeveel drank heb je nodig voor een afscheidsfeest van groep 8?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één tot twee per uur. Zet naast frisdrank ook voldoende water klaar en koel de voorraad enkele uren voor aanvang.
Wanneer test je de beamer en microfoon voor het afscheidsfeest?: Test laptop, beamer, beamerdoek, speakers en microfoon minimaal één week vooraf met de echte presentaties. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beeld, geluid, stekkers en verlengkabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.