Fête d’adieu de CM2 : la checklist d’organisation

Une fête d’adieu de CM2 demande plus qu’un goûter et quelques photos. Il faut coordonner les familles, le lieu, le repas, les animations et le cadeau de fin d’année, souvent avec peu de temps disponible. Cette checklist de 77 tâches et 53 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations aux dernières vérifications. Gardez une attention particulière aux inscriptions, aux besoins alimentaires et au matériel audiovisuel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les contacts parents
2 personnes
Finaliser le programme
3 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation du catering
Vérifier les droits musicaux
Composer la playlist musicale
2 personnes
Rassembler les présentations et les photos
3 personnes
Sélectionner des jeux
3 personnes
Préparer les questions du quiz
2 personnes
Acheter des prix pour les jeux
2 personnes
Composer le cadeau d’adieu
3 personnes
Créer une carte de remerciement pour l’enseignant
3 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier la liste finale des participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer les jeux
3 personnes
Tester le matériel du quiz
2 personnes
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les toilettes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Installer le point boisson
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer le tour de jeu
4 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prendre des photos
2 personnes
Animer le quiz
2 personnes
Annoncer les gagnants
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Lancer le film d’adieu
2 personnes
Remettre le cadeau
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
2 personnes
Lancer la musique de danse
Encadrer la piste de danse
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir les courses restantes
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 4

Décoration

Ballonsqté 120
Pompe à ballonsqté 2
Guirlande de ballonsqté 3
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 10
Fond de mur photo
Accessoires photoqté 20
Badges nominatifsqté 70
Panneau de table cadeaux
Livre d’adieu
Stylosqté 12

Matériel de sport

Cônesqté 20
Balles souplesqté 6
Cerceauxqté 6
Corde de tir à la corde
Buzzer de quizqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 semaines à l’avance, puis confirmez la réservation une deuxième fois la semaine précédant la fête. Le nombre de tables, de chaises et de tables de buffet dépendra directement des inscriptions finales.
Envoyez les invitations 4 à 5 semaines avant l’événement et demandez une réponse avec les besoins alimentaires. Relancez les familles qui n’ont pas répondu 10 jours avant la date prévue.
Finalisez le programme au moins une semaine avant la fête. Prévoyez des créneaux distincts pour les présentations, le quiz, les jeux, le repas et le cadeau d’adieu afin d’éviter les changements improvisés.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones 2 à 3 jours avant. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et câbles de recharge : ce sont les accessoires souvent oubliés le jour même.
Faites les courses 1 à 2 jours avant, refroidissez les boissons la veille et préparez les encas le jour de la fête. Gardez la liste finale des participants, le déroulé imprimé et les coordonnées des parents à portée de main.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête d’adieu de CM2 ?: Envoyez-les idéalement 4 à 5 semaines avant la fête. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant, afin de confirmer le traiteur, les quantités et le matériel de table.
Combien de temps faut-il pour organiser une fête d’adieu de CM2 ?: Prévoyez 6 semaines pour organiser sereinement la fête, surtout si le lieu et le traiteur doivent être réservés. La dernière semaine sert à finaliser le programme, les photos, les jeux, les cadeaux et la liste des participants.
Quand confirmer le nombre de repas et les besoins alimentaires ?: Recueillez les besoins alimentaires dès l’invitation et faites une première synthèse 2 semaines avant. Confirmez les quantités définitives au traiteur environ 7 jours avant, après une relance des familles sans réponse.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête d’adieu de CM2 ?: La veille, vérifiez la liste finale, le déroulé imprimé, les cadeaux, les badges, les boissons refroidies et les encas. Testez encore une fois le matériel audiovisuel et rassemblez les rallonges, multiprises et câbles nécessaires.

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