Checkliste für die Abschiedsfeier der Gruppe 8

Eine Abschiedsfeier für Gruppe 8 verbindet Programm, Erinnerungen und gemeinsames Essen. Damit am Tag selbst nichts fehlt, sollten Ort, Einladungen und Anmeldungen zuerst feststehen. Danach folgen Catering, Musikrechte, Fotos, Spiele und das Abschiedsgeschenk. Plane außerdem Zeit für Technik, Namensschilder, gekühlte Getränke und den Ausdruck des Ablaufplans ein – diese Kleinigkeiten werden bei Schulfeiern besonders häufig erst kurz vor Beginn erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Elternkontakte prüfen
2 Personen
Programm finalisieren
3 Personen
Reservierung der Location bestätigen
Catering-Reservierung bestätigen
Musikrechte prüfen
Musik-Playlist zusammenstellen
2 Personen
Präsentationen und Fotos sammeln
3 Personen
Spiele auswählen
3 Personen
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
Preise für Spiele kaufen
2 Personen
Abschiedsgeschenk zusammenstellen
3 Personen
Dankeskarte für Lehrkraft erstellen
3 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Letzte Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Standortschlüssel abholen
Ort überprüfen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Fotowand aufbauen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Spiele bereitstellen
3 Personen
Quizgeräte testen
2 Personen
Geschenketisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Toiletten kontrollieren
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Getränkestation einrichten
2 Personen

Event

Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Spielrunde betreuen
4 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fotos machen
2 Personen
Quiz moderieren
2 Personen
Preisträger bekanntgeben
Buffet vorbereiten
4 Personen
Buffet servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr einsammeln
3 Personen
Abschiedsfilm starten
2 Personen
Geschenk überreichen
3 Personen
Dankesrede halten
2 Personen
Tanzmusik starten
Tanzfläche betreuen
3 Personen
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Reste sicher kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
Fotos sicher speichern
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 65
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
TrinkgläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Laptop
Beamer
Projektorleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 120
BallonpumpeAnz. 2
BallongirlandeAnz. 3
WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
Fotowand-Hintergrund
FotopropsAnz. 20
NamensschilderAnz. 70
Geschenketisch-Schild
Abschiedsbuch
StifteAnz. 12

Sportmaterial

KegelAnz. 20
SoftbälleAnz. 6
ReifenAnz. 6
Tauziehseil
Quiz-BuzzerAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Ort mindestens 6 Wochen vorher und verschicke die Einladungen anschließend mit einer klaren Rückmeldefrist. So kannst du Catering, Sitzplätze und Ernährungswünsche rechtzeitig planen.
Sammle Präsentationen und Fotos spätestens 2 Wochen vor der Feier. Prüfe die Dateien auf einem Laptop und mit dem Beamer, statt die Technik erst am Veranstaltungstag einzurichten.
Plane für das Programm feste Zeitblöcke ein: Begrüßung, Fotos oder Präsentationen, Spiele, Geschenkübergabe und Dankeskarte. Drucke den Ablaufplan mindestens einmal für die Organisation aus.
Kühle Getränke mehrere Stunden vorher und stelle zusätzlich Kühlboxen oder einen Eiswürfelbehälter bereit. Trinkgläser, Servierschalen und Servierzangen solltest du getrennt vom Catering auf Vollständigkeit prüfen.
Bereite Namensschilder, Quizfragen, Spielpreise und das Abschiedsgeschenk spätestens am Vortag vor. Lege außerdem Verlängerungs- und Ladekabel, Mikrofone sowie Lautsprecher gemeinsam mit der übrigen Technik bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Abschiedsfeier für Gruppe 8 planen?: Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Gästeliste. Einladungen sollten mindestens 3 bis 4 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
Wann sollte die Teilnehmerliste für die Abschiedsfeier feststehen?: Setze eine Rückmeldefrist etwa 2 Wochen vor der Feier. Prüfe die endgültige Teilnehmerliste anschließend noch einmal 3 bis 5 Tage vorher und gib die Zahl an Location und Catering weiter.
Wie viel Zeit braucht die Technik bei einer Abschiedsfeier?: Plane mindestens 60 Minuten für Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofone ein. Präsentationen und Videos sollten zusätzlich spätestens am Vortag getestet werden, damit inkompatible Dateien nicht den Ablauf verzögern.
Was wird bei einer Abschiedsfeier für Gruppe 8 oft vergessen?: Häufig fehlen passende Kabel, Namensschilder, Servierbesteck oder eine Möglichkeit zum Kühlen der Getränke. Kontrolliere diese Punkte am Vortag und lege Geschenke, Dankeskarte und Ablaufplan an einem festen Ort bereit.

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