Afscheidsbarbecue organiseren: een praktische checklist

Een afscheidsbarbecue vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en een barbecue regelen. Je moet het aantal gasten, vegetarische porties en dieetwensen op tijd vastleggen, terwijl je ook rekening houdt met koeling, regen en een veilige opstelling. Werk daarom van reserveringen en boodschappen naar voorbereiding en opbouw. Met deze checklist houd je overzicht over de 47 taken en 36 spullen die nodig zijn voor een ontspannen afscheid buiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Vegetarische porties vastleggen
Barbecue reserveren
Partytent reserveren
Muziek en afspeellijst regelen
Boodschappenlijst controleren
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees en vleesvervangers bewaren
Groenten wassen en snijden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Marinades en sauzen klaarzetten
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Partytent opbouwen
3 personen
Barbecue veilig opstellen
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Muziek testen
Afvalpunten plaatsen

Event

Welkomstdrankjes klaarzetten
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes uitserveren
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Vegetarische gerechten apart houden
Koffie en thee serveren
Afscheidsmoment begeleiden
Restanten veilig koelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies en bestek afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
Barbecue schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytent afbreken
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 25
Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 3
Mengkommenaantal 4
Serveertangenaantal 4
Aluminium bakjesaantal 10
Bewaarbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolie

Decoratie

Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweil
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het definitieve aantal gasten uiterlijk 5 dagen vooraf vast. Gebruik dat aantal voor vlees, vleesvervangers, vegetarische porties, servies en stoelen; houd voor onverwachte gasten ongeveer 10 procent extra servies aan.
Reserveer de barbecue en partytent zodra de datum en locatie bevestigd zijn, bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf. Controleer ook of er ruimte is voor tafels, buffettafels en een veilige afstand tussen barbecue en tent.
Doe houdbare boodschappen 3 tot 5 dagen vooraf en haal verse groenten, salades en andere gekoelde producten op de dag zelf. Bewaar vlees en vleesvervangers gekoeld en zet dranken minstens 4 uur voor aanvang in koelboxen.
Plan de keukenvoorbereiding op de dag zelf in blokken: groenten wassen en snijden, salades voorbereiden en daarna marinades en sauzen klaarzetten. Label vegetarische bereidingen en gebruik aparte serveertangen om verwisseling te voorkomen.
Begin minimaal 2 uur voor de ontvangst met tafels, stoelen, partytent en buffet opbouwen. Test de muziek en verlichting vóór gasten arriveren en stel de barbecue buiten de looproute op een stabiele ondergrond op.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een afscheidsbarbecue organiseren?: Bevestig datum en locatie minstens 3 weken vooraf en verstuur daarna de uitnodigingen. Verzamel dieetwensen tot ongeveer 7 dagen voor het feest en bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk 5 dagen vooraf.
Hoeveel vlees en vegetarische porties heb ik nodig voor een afscheidsbarbecue?: Reken gemiddeld op 300 tot 400 gram vlees of vleesvervangers per volwassen gast, afhankelijk van brood, salades en bijgerechten. Leg vegetarische porties apart vast op basis van de aanmeldingen en houd ongeveer 10 procent extra bijgerechten aan.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een afscheidsbarbecue?: Koop houdbare producten 3 tot 5 dagen vooraf. Verse boodschappen haal je bij voorkeur op de dag zelf; zet dranken minimaal 4 uur voor aanvang koud en bewaar vlees en vleesvervangers tot gebruik gekoeld.
Hoe lang duurt het opbouwen van een afscheidsbarbecue?: Plan voor een kleine tot middelgrote barbecue minstens 2 uur voor tafels, stoelen, partytent, buffet, versiering en verlichting. Test muziek en apparatuur vóór de gasten komen en reserveer extra tijd bij regen of een grote groep.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.