Checklist voor het organiseren van een 5 mijl loop
Een 5 mijl loop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers uitnodigen. Je moet de start- en finishlocatie vastleggen, vergunningen en verkeersmaatregelen regelen en zorgen dat vrijwilligers precies weten waar ze staan. Ook tijdregistratie, toiletten, routepijlen en EHBO worden snel vergeten als je pas in de laatste week controleert. Gebruik deze checklist om de organisatie stap voor stap op te bouwen en de laatste praktische zaken op tijd af te ronden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Startlocatie reserveren
Finishlocatie reserveren
Verzekering controleren
Inschrijfformulier maken
Inschrijving openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Toiletten reserveren
Tijdregistratie regelen
Route opnieuw controleren
2 personen
Routekaart maken
Startnummers bestellen
Medewerkersbriefing schrijven
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Weersverwachting controleren
Event
Route vrijmaken
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Routepijlen ophangen
4 personen
Verkeershekken plaatsen
5 personen
Waterpost inrichten
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers aanmelden
5 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage innemen
3 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Deelnemers naar start begeleiden
2 personen
Startschot geven
Finishers registreren
3 personen
Water uitdelen
4 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bagage uitgeven
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
4 personen
Verkeershekken verwijderen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 30
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 250
- Startnummerbandenaantal 250
- Routepijlenaantal 80
- Verkeerskegelsaantal 40
- Afzetlintaantal 6
- Verkeershekkenaantal 20
- Stopwatchesaantal 4
- Klembordenaantal 8
- Fluitjesaantal 10
- EHBO-koffersaantal 2
- Isolatiedekensaantal 20
- Stretchersaantal 2
- Waterkannenaantal 12
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Printer
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Schenkkannenaantal 8
Decoratie
- Start- en finishboog
- Baniersaantal 6
- Routebordenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route ruim vóór de inschrijving definitief vast en controleer haar later opnieuw. Maak ook een routekaart voor deelnemers en noteer waar verkeerskegels, routepijlen en verkeershekken komen.
- Plan de vrijwilligers niet alleen voor de start en finish. Reserveer mensen voor routeposten, verkeersmaatregelen, waterpunten en het verwerken van aanmeldingen, en stuur iedereen vooraf een korte briefing.
- Regel tijdregistratie vóór de startnummers worden besteld. Test stopwatches, mobiele telefoons en powerbanks vooraf, zodat je bij een storing niet zonder werkende registratie zit.
- Controleer minimaal 7 dagen vooraf de weersverwachting en pas de voorbereiding daarop aan. Zet bijvoorbeeld partytenten klaar bij regen en zorg voor isolatiedekens en stretchers bij medische problemen.
- Koel de dranken uiterlijk de avond vóór de loop en zet waterkannen en herbruikbare bekers klaar op vaste punten. Tel daarnaast afvalbakken en toiletten na zodra de deelnemersaantallen bekend zijn; dat wordt vaak te laat geregeld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een 5 mijl loop organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route vastleggen, vergunningen aanvragen, locaties reserveren, vrijwilligers werven en de inschrijving openen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 5 mijl loop?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijk route- of verkeerspunt, plus mensen voor start, finish, registratie en EHBO. Maak de indeling zodra het grootste deel van de aanmeldingen binnen is, bij voorkeur 2 weken vóór de loop.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een 5 mijl loop aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra de route en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór het evenement. Verkeersmaatregelen en eventuele reserveringen kunnen extra voorbereidingstijd vragen.
- Hoeveel drinken moet ik regelen voor een 5 mijl loop?
- Zorg voor minimaal 250 tot 500 milliliter water per deelnemer, verdeeld over de route en de finish. Bestel extra voor vrijwilligers en houd bij warm weer een reserve van ongeveer 20 procent aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!