Organiser une course de 5 miles sans rien oublier
Une course de 5 miles demande plus qu’un parcours et une ligne de départ. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser les rues, gérer les inscriptions et prévoir une équipe identifiable le jour J. Cette checklist de 64 tâches et 41 équipements suit l’ordre de préparation, des premières décisions jusqu’au rangement. Elle vous aide aussi à repérer les points souvent réglés trop tard : toilettes, chronométrage, dossards, météo et informations envoyées aux participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l'itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d'arrivée
Vérifier l’assurance
Créer le formulaire d'inscription
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Demander des mesures de circulation
Réserver les toilettes
Gérer le suivi du temps
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Commander les dossards
Rédiger le briefing du personnel
Envoyer les informations aux participants
Faire la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Événement
Dégager le parcours
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Suspendre les flèches d’orientation
4 personnes
Installer des barrières de circulation
5 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Inscrire les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
3 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Accompagner les participants au départ
2 personnes
Donner le coup d’envoi
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer les bagages
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Suivi
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 30
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Numéros de départqté 250
- Bracelets de dossardqté 250
- Flèches de directionqté 80
- Cônes de signalisationqté 40
- Ruban de balisageqté 6
- Barrières de circulationqté 20
- Chronomètresqté 4
- Presse-papiersqté 8
- Siffletsqté 10
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures isolantesqté 20
- Brancardsqté 2
- Carafes d’eauqté 12
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 6
- Téléphones portablesqté 6
- Batteries externesqté 6
- Imprimante
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 250
- Couvertsqté 250
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Carafesqté 8
Décoration
- Arche de départ et d’arrivée
- Bannièresqté 6
- Panneaux de directionqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le parcours et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour demander les mesures de circulation, réserver les lieux de départ et d’arrivée et vérifier l’assurance.
- Ouvrez les inscriptions dès que le parcours est confirmé. Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire et envoyez les informations pratiques aux participants au plus tard 7 jours avant la course.
- Pour le balisage, préparez les flèches, cônes, rubans et barrières par zone. Faites une vérification complète de l’itinéraire la veille, puis affectez un bénévole à chaque carrefour sensible.
- Ne gardez pas le chronométrage pour le dernier moment : testez les chronomètres, les téléphones et les batteries externes au moins 24 heures avant le départ. Prévoyez aussi un briefing écrit pour les bénévoles.
- Réservez les toilettes, les tentes et le système de sonorisation avant la dernière semaine. Refroidissez les boissons la veille et regroupez les dossards par ordre de retrait pour éviter une file dès l’ouverture de l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course de 5 miles ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer l’assurance, de recruter les bénévoles et de réserver les toilettes et le matériel.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une course de 5 miles ?
- Ouvrez-les dès que l’itinéraire, la date et les lieux de départ et d’arrivée sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la course. Envoyez les informations finales aux inscrits au moins 7 jours avant l’événement.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course de 5 miles ?
- Le nombre dépend surtout des carrefours et des points de ravitaillement, mais répartissez les bénévoles par zone plutôt que de les laisser sans poste précis. Finalisez les affectations au moins 7 jours avant et remettez-leur un briefing écrit.
- Quand vérifier la météo pour une course de 5 miles ?
- Consultez les prévisions 7 jours avant pour anticiper les ajustements, puis faites une dernière vérification 24 heures avant le départ. Préparez alors les décisions concernant les tentes, l’eau, le balisage et la sécurité.
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