Organiser une course de 5 kilomètres : la checklist complète

Une course de 5 kilomètres demande plus qu’un parcours et une ligne de départ. Il faut verrouiller les autorisations, la circulation, le chronométrage et l’accueil des participants plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist suit l’ordre de préparation, des premières réservations au rangement du matériel. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard : dossards, briefing des bénévoles, fléchage, météo et ravitaillement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir définitivement l’itinéraire
2 personnes
Déposer les autorisations et déclarations
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver la régulation de la circulation
Réserver le chronométrage
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Concevoir les dossards
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Envoyer le briefing des bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Refroidir le catering
2 personnes
Recharger les téléphones et les talkies-walkies
Définir les mesures météorologiques
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Désigner l’espace de change
Animer l'échauffement
2 personnes
Diriger les participants vers le sas de départ
4 personnes
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Accueillir les finishers
4 personnes
Traiter le pointage du temps
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Vérifier l'itinéraire
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer l’installation sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel de circulation
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Paravents de vestiaireqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 45
Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Gobelets d'eauqté 500
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Chevaletsqté 12
Rubans de médailleqté 180
Médaillesqté 180
Chronomètresqté 4
Mètre ruban
Marqueursqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Téléphones portablesqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Listes de participantsqté 6
Cartes d'itinéraireqté 12
Stylosqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets des agents de circulationqté 12
Gantsqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : mesurez précisément les 5 kilomètres, repérez les points dangereux et indiquez les rues concernées dans les documents de circulation.
Déposez les autorisations et déclarations dès que l’itinéraire est fixé. Réservez en parallèle le départ, l’arrivée, la régulation de la circulation et le chronométrage pour éviter les conflits de disponibilité.
Préparez les dossards à partir de la liste définitive des participants, puis triez-les par ordre de retrait. Imprimez quelques exemplaires de secours et gardez des stylos à l’accueil.
Donnez à chaque bénévole son poste, son horaire et un numéro de contact dans un briefing envoyé au moins 48 heures avant la course. Prévoyez des talkies-walkies pour les zones éloignées ou sans bonne couverture téléphonique.
Consultez la météo 3 jours avant, puis la veille et le matin de l’épreuve. Décidez à l’avance où placer les tentes, les glacières, les gobelets d’eau et les couvertures de survie en cas de pluie, de froid ou de forte chaleur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 5 kilomètres ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, déposer les autorisations, réserver le chronométrage et la circulation, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et préparer le matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de 5 kilomètres ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant la course, une fois le parcours et les principales autorisations sécurisés. Fermez-les quelques jours avant l’épreuve afin de vérifier les participants et d’imprimer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 5 kilomètres ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par point de direction ou de circulation, plus une équipe pour l’accueil, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Pour un petit parcours, comptez généralement 10 à 15 personnes, selon le nombre de carrefours et les exigences locales.
Que faut-il préparer la veille d’une course de 5 kilomètres ?: Récupérez et triez le matériel, vérifiez la liste des participants, préparez les flèches et les dossards, rechargez les téléphones et les talkies-walkies, puis refroidissez le catering. Faites aussi un dernier contrôle de la météo et confirmez les horaires à tous les bénévoles.

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