Organiser une course de 1 heure sans rien oublier
Une course de 1 heure demande davantage qu’un parcours et un chronomètre. Il faut sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, fixer une limite de participants et préparer un accueil fluide au départ comme à l’arrivée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au balisage le jour J. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, batteries, affichage du demi-tour et répartition précise des bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Définir et élaborer l’itinéraire
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Définir la limite de participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches entre les bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Envoyer les consignes aux bénévoles
Imprimer les numéros de départ et les cartes d’itinéraire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer l’itinéraire et le déroulé
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage des zones de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les tentes
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer les flèches d’itinéraire et les panneaux d’avertissement
4 personnes
Installer les panneaux de kilométrage et de demi-tour
3 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Aménager la zone de départ
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Enregistrer les temps et les tours
3 personnes
Servir de l’eau et des boissons isotoniques
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir les participants à l'arrivée
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Servir la boisson de récupération et les fruits
3 personnes
Distribuer les prix et les souvenirs
2 personnes
Informer les participants du résultat
Suivi
Collecter les déchets
4 personnes
Retirer les panneaux d'itinéraire et les rubans
4 personnes
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter et emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats et un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables d’inscriptionqté 3
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 20
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Numéros de départqté 120
- Épingles de sûretéqté 240
- Flèches de directionqté 30
- Bornes kilométriquesqté 10
- Panneau de demi-tour
- Arche de départ et d’arrivée
- Ruban de balisageqté 8
- Cônes de signalisationqté 30
- Fiches de comptageqté 300
- Rubans de médailleqté 120
Équipement
- Chronomètresqté 4
- Mégaphone
- Batteries externesqté 4
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Gobelets à café réutilisablesqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 4
Cuisine
- Carafes d’eauqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
- Pains de glaceqté 12
Décoration
- Tissus de départ et d’arrivéeqté 2
- Ballonsqté 100
- Ruban à ballonsqté 2
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
- Gantsqté 12
- Pince à déchetsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le parcours et les autorisations : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour vérifier la sécurité, les déclarations nécessaires et l’assurance responsabilité civile avant d’ouvrir les inscriptions.
- Fixez la limite de participants avant de publier le formulaire. Elle doit tenir compte de la largeur du parcours, du nombre de bénévoles disponibles et de la capacité des tables d’inscription et de ravitaillement.
- Envoyez les informations pratiques aux participants au plus tard 7 jours avant la course : heure d’arrivée, lieu, parcours, numéro de départ, consignes de sécurité et éventuels besoins alimentaires à signaler.
- Attribuez les rôles des bénévoles avant le jour J, avec un responsable au départ, un autre à l’arrivée, des personnes pour le balisage et une équipe chargée du comptage. Un briefing de 15 minutes sur place évite les hésitations.
- Vérifiez le matériel la veille, notamment les chronomètres, le mégaphone, les batteries externes, les rallonges et les cônes. Préparez aussi les gobelets, les carafes d’eau et les pains de glace avant l’ouverture du lieu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course de 1 heure ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, valider le parcours, effectuer les déclarations, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions sans tout faire dans les derniers jours.
- Quand faut-il envoyer les consignes aux participants ?
- Envoyez-les 7 jours avant la course, puis rappelez l’horaire et les éventuelles modifications 24 heures avant. Indiquez clairement le lieu, le départ, le demi-tour, le ravitaillement et les règles de sécurité.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course de 1 heure ?
- Prévoyez au minimum 1 responsable général, 2 personnes au départ et à l’arrivée, et 1 bénévole par zone nécessitant une surveillance ou un balisage. Ajoutez une personne disponible pour remplacer un absent ou résoudre un imprévu.
- Que vérifier la veille d’une course de 1 heure ?
- Contrôlez la météo, les inscriptions, les numéros de départ et les cartes d’itinéraire. Vérifiez aussi le balisage, les chronomètres, les batteries, les tentes, les tables, l’eau et tout le matériel de comptage.
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