Que faut-il prévoir pour un voyage d’échange ?
Pour un voyage d’échange, les achats ne se limitent pas aux repas. Il faut aussi prévoir l’accueil du groupe, les déplacements et les documents, sans oublier le matériel partagé pour rester joignable pendant la journée. Cette liste vous aide à organiser les courses et les sacs de matériel avant le départ. Vérifiez les quantités après les inscriptions, une fois le nombre de participants et leurs besoins alimentaires confirmés.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 36
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Couverts réutilisablesqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 6
Équipement
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Batteries externesqté 6
- Chargeurs de téléphoneqté 6
- Enceinte portable
- Microphone
- Presse-papiersqté 6
- Mégaphonesqté 2
- Lampes de pocheqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Couverts de serviceqté 8
- Ouvre-bouteillesqté 3
- Papier aluminiumqté 2
- Boîtes de conservationqté 10
Décoration
- Badges nominatifsqté 40
- Nappesqté 6
- Guirlandes de fanionsqté 4
- Panneau d’accueil
Articles de voyage
- Chemises à documentsqté 6
- Étiquettes de bagagesqté 40
- Sacs à dosqté 6
- Capes de pluieqté 36
- Cartes d'itinéraireqté 40
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets réfléchissantsqté 6
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
- Pinces à déchetsqté 2
Catering
- Courses
- Eau minérale plate - 48 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Limonade au citron - 4 bouteilles
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Sandwichs jambon fromage - 24 pièces
- Sandwichs végétariens - 8 pièces
- Sandwichs végétaliens - 4 stuks
- Wraps complets - 24 pièces
- Houmous - 1 kilo
- Fromage frais - 4 pots
- Tranches de fromage - 2 kilos
- Tranches de jambon - 1 kilo
- Laitues - 6 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 36 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Barres de céréales - 40 pièces
- Biscuits - 5 paquets
- Chocolat noir - 4 tablettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 1 pot
- Serviettes - 4 paquets
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Lingettes humides - 4 paquets
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier toilette - 2 paquets
- Savon pour les mains - 2 flacons
Conseils
- Prévoyez les gobelets, assiettes et couverts réutilisables pour chaque participant, puis ajoutez 10 % de réserve pour les pertes ou les oublis. Faites de même avec les boissons et les portions de repas.
- Achetez les boissons au moins la veille et placez-les dans les glacières quelques heures avant le départ. Pour le premier moment d’accueil, comptez environ deux à trois boissons par personne et par heure, selon la durée prévue.
- Préparez les badges nominatifs, les étiquettes de bagages et les chemises à documents avant l’arrivée du groupe. Gardez une dizaine de badges vierges et quelques exemplaires supplémentaires des documents imprimés.
- Regroupez les chargeurs de téléphone et les batteries externes dans un sac identifié, puis vérifiez leur charge la veille. Un chargeur pour quatre à cinq participants constitue une base pratique lorsque le groupe se déplace toute la journée.
- Ne rangez pas les capes de pluie, les lampes de poche et les mégaphones au fond des bagages. Placez-les dans un sac facilement accessible, avec le panneau d’accueil et les presse-papiers nécessaires au point de départ.
Questions fréquentes
- Combien de gobelets faut-il prévoir pour un voyage d’échange ?
- Prévoyez au moins un gobelet réutilisable par participant et ajoutez 10 % de réserve. Pour 30 personnes, cela représente 33 gobelets afin de couvrir les pertes et les oublis.
- Quand faut-il acheter les boissons pour un voyage d’échange ?
- Faites les courses la veille du départ, puis refroidissez les boissons quelques heures avant l’accueil. Gardez une réserve séparée pour le trajet et le premier repas.
- Combien de badges nominatifs préparer ?
- Préparez un badge par participant, accompagnateur et intervenant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 badges vierges. Imprimez-les au plus tard la veille pour pouvoir corriger une inscription de dernière minute.
- Que mettre dans le sac de matériel du groupe ?
- Placez-y les batteries externes, chargeurs, lampes de poche, mégaphones, presse-papiers, capes de pluie et documents utiles. Préparez ce sac au moins la veille et gardez-le avec le responsable du groupe pendant les déplacements.
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