Checklist pour organiser une route des tulipes

Une route des tulipes se prépare en deux temps : d’abord le parcours et les participants, puis l’accueil et la logistique du jour J. Cette checklist couvre les 47 tâches du plan, de la réservation du départ au briefing des groupes. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les pauses, le balisage et la table d’information. Commencez plusieurs semaines à l’avance afin de garder du temps pour vérifier la météo et l’itinéraire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Vérifier les possibilités de stationnement
Définir les points de repos le long du parcours
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les badges nominatifs
Rassembler les numéros d’urgence
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

Remplir les glacières
2 personnes
Monter la table d’information
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Donner le briefing de bienvenue
Répartir les groupes
2 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Accompagner le premier groupe
2 personnes
Accompagner le deuxième groupe
2 personnes
Encadrer le troisième groupe
2 personnes
Faire traverser les participants en toute sécurité
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Accompagner la halte
2 personnes
Distribuer des en-cas
2 personnes
Compter les participants aux points de repos
Animer le moment photo
Enregistrer le retour
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Présenter les récits du parcours
Rassembler les déchets
2 personnes

Suivi

Démonter la table d’information
2 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 6
Tentes de réceptionqté 2
Couvertures de pique-niqueqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Batteries externesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Haut-parleur de marche

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bouquets de tulipesqté 6
Nappesqté 6
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Ruban de balisageqté 2
Panneaux en ardoiseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6

Articles de voyage

Cartes d'itinéraireqté 60
Listes de participantsqté 6
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Sacs à dosqté 6
Gilets fluorescentsqté 12
Jumellesqté 6
Parapluiesqté 10

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Couvertures de survieqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi le stationnement au point de départ et prévoyez des points de repos clairement identifiés le long du parcours.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez les besoins alimentaires dans une liste séparée. Mettez cette liste à jour jusqu’à la veille pour éviter de manquer une portion ou une boisson adaptée.
Faites une dernière vérification de l’itinéraire et des prévisions météo 24 à 48 heures avant le départ. Envoyez ensuite aux participants les horaires, le point de rendez-vous, la durée prévue et les consignes utiles.
Préparez les cartes, badges, panneaux et numéros d’urgence au plus tard la veille. Chargez les téléphones et batteries externes, puis rassemblez le matériel dans des bacs de rangement pour ne rien chercher le matin.
Le jour J, installez la table d’information, le balisage et les glacières avant l’arrivée du groupe. Enregistrez les présences, distribuez les badges, faites le briefing, répartissez les participants et accompagnez le premier groupe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une route des tulipes ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de fixer l’itinéraire, réserver le lieu de départ, recueillir les inscriptions et préparer le matériel.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo et l’itinéraire ?: Faites une première vérification 3 à 5 jours avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant le départ. Prévenez les participants dès qu’un changement de parcours ou d’horaire est nécessaire.
Que faut-il préparer la veille d’une route des tulipes ?: Préparez les cartes, badges, panneaux, numéros d’urgence et matériel d’accueil. Remplissez les glacières, chargez les téléphones et placez les fournitures dans des bacs identifiés avant le soir précédent.
Comment organiser les participants le matin du départ ?: Enregistrez les présences dès l’arrivée, distribuez les badges et les cartes, puis faites un briefing de bienvenue. Répartissez ensuite les participants en groupes et accompagnez le premier groupe sur le parcours.

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