Que faut-il prévoir pour une session de co-création ?

Une session de co-création demande surtout du matériel pour travailler en groupes, présenter les idées et accueillir les participants dans de bonnes conditions. Prévoyez les tables, les chaises et les postes de travail avant l’arrivée du groupe. Côté ravitaillement, comptez la vaisselle, les boissons chaudes, l’eau et le service du buffet. Cette liste vous aide à acheter ou à rassembler le nécessaire sans oublier les câbles, les multiprises et les badges nominatifs.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 55
Assiettes à petit-déjeunerqté 55
Verresqté 60
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 55
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Enceinte portable

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 55
Nappesqté 8
Guirlandes coloréesqté 6
Compositions floralesqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Matériel d'atelier

Chevalets de conférenceqté 6
Papier pour chevaletqté 12
Marqueursqté 60
Post-itqté 30
Feuilles de travailqté 60
Stylosqté 60
Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 8
Raclette de sol
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilos
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Limonade citronnée - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 kilos
- Mini-quiches - 60 pièces
- Wraps végétariens - 50 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mélange de noix - 2 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Olives - 1,5 kilo
- Tomates séchées au soleil - 1 kilo
- Pâtes - 5 kilo
- Sauce pesto - 2 kilos
- Sauce tomate - 4 litres
- Bouillon de légumes - 2 paquets
- Salade composée - 4 kilos
- Salade de concombre - 2 kilos
- Parmesan - 1 kilo
- Ail - 6 têtes
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Mayonnaise - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez au moins une table de travail par groupe et une chaise par participant, puis gardez quelques places libres pour les animateurs. Les tabourets peuvent servir près des postes qui nécessitent des échanges rapides.
Pour une demi-journée, comptez environ 1 litre d’eau par personne et deux à trois boissons pour la première heure. Mettez les boissons au frais avant l’ouverture de la salle, surtout si vous utilisez des glacières.
Prévoyez une assiette, un verre, une tasse et un jeu de couverts par participant, avec 10 % de pièces supplémentaires. Cette marge évite de manquer de vaisselle en cas d’inscription tardive ou de casse.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable et le câble HDMI au moins 30 minutes avant le début. Ajoutez une multiprise et une rallonge par zone équipée : les prises sont rarement placées au bon endroit.
Préparez les badges nominatifs et les feuilles de travail avant l’accueil, idéalement la veille. Installez aussi les nappes, les poubelles et les plateaux de service avant l’arrivée des participants pour ne pas interrompre les activités.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une session de co-création ?: Comptez un verre par participant et ajoutez une marge de 10 %, soit 22 verres pour 20 personnes. Prévoyez quelques verres supplémentaires si la session dure toute la journée ou si plusieurs boissons sont servies en même temps.
Quelle quantité de boissons acheter pour une session de co-création ?: Pour une demi-journée, prévoyez environ 1 litre d’eau par personne et deux à trois boissons par personne pendant la première heure. Ajoutez du café et du thé selon la durée de la session, puis gardez une réserve pour les arrivées tardives.
De combien de multiprises et rallonges ai-je besoin ?: Prévoyez au minimum une multiprise pour le poste de présentation et une par zone de travail équipée. Ajoutez une rallonge par zone lorsque les prises sont éloignées, et testez tout le matériel 30 minutes avant l’accueil.
Quand préparer les badges et les feuilles de travail ?: Préparez les badges nominatifs et imprimez les feuilles de travail la veille, après la confirmation définitive des participants. Gardez deux ou trois exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.

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